De toets F7 geeft toegang tot het beheer van de leveranciersrekeningen. Dit kan ook via in de werkbalk.
De basisfiche van een leverancier bevat enerzijds identiteitsgegevens, zoals zijn naam en zijn adres, en anderzijds boekhoudkundige gegevens. Het is belangrijk ze correct in te vullen omdat ze op verschillende plaatsen gebruikt worden : in de overschrijvingen, de fiches 281.50, bij het boeken. Ze laten eveneens toe de leveranciers te onderscheiden. Tenslotte zullen ze het boeken versnellen. Immers, sommige waarden, zoals de betaalcode, de boekingsrekening of de BTW-code, zijn standaardwaarden en zullen bijgevolg bij het boeken op de leverancier automatisch voorgesteld worden.
De velden
'Vanzelfsprekende' velden, zoals adres, telefoon, ..., worden hier niet beschreven.
Referentie
De referentie laat toe een leverancier op te zoeken. Dit is ook de standaard sorteervolgorde in de tabbladen en de lijst van de leveranciers. Deze volgorde kan natuurlijk gewijzigd worden.
Wat het gekozen formaat ook is, is het belangrijk volgende regels te volgen :
De referentie moet uniek zijn: twee leveranciers mogen niet dezelfde referentie hebben, wat u toelaat leveranciers met dezelfde naam te onderscheiden.
Een sprekende referentie is gemakkelijker te onthouden en dus gemakkelijker te gebruiken.
De referentie moet coherent zijn: indien u beslist de 'de', de 'van' ... te laten vallen, doe het systematisch; u vergemakkelijkt dan het zoeken en maakt de sorteringen logischer.
In geval van vaak voorkomende namen zoals Janssens, denk eraan de laatste of de laatste twee karakters te reserveren door ze niet in te vullen. U zal zo andere leveranciers met gelijkaardige referenties kunnen aanmaken (Janssens, Janssens/2 bv.).
De karakters die aanvaard worden zijn : cijfers (0 tot 9) en/of letters (let er wel op dat letters automatisch in hoofdletters geschreven worden : A tot Z), spaties (behalve in eerste positie) alsook de karakters / * ( ) en #.
De iconen
Klik op om een memo in te voeren.
Klik op om de rekening te blokkeren.
Klik op om een rekening onzichtbaar (slapend) te maken.
Klik op om de identificatiegegevens van de leverancier via internet te bekomen en zodoende diens fiche automatisch in te vullen.
Klik op om toegang tot de Balanscentrale van de Nationale Bank te krijgen en de balansen van uw klant te bekijken. Dit geldt enkel voor de Belgische leveranciers, uiteraard.
Klik op naast het ondernemingsnummer om, zolang het ondernemingsnummer is ingevuld, de gegevens van deze rekening bij de kruispuntbank van ondernemingen te raadplegen.
Klik op om toegang te krijgen tot de lijst van de bankrekeningnummers van deze leverancier.
Bedrijf
In dit veld voert u de naam van de leverancier of van zijn bedrijf in. Dit is een verplicht veld. De naam hoeft natuurlijk niet uniek te zijn. Zoals de referentie laat de naam toe de leverancier te zoeken. Het is dus aangeraden de bedrijfsvorm of de aanspreektitel niet op te nemen : deze gegevens zijn weinig relevant in de sorteringen en bij het zoeken.
Titel
Selecteer de bedrijfsvorm of de aanspreektitel in de aanspreektiteltabel.
Contact
Voor mondelinge of schriftelijke communicatie kan het nuttig zijn over de naam van de contactpersoon te beschikken.
Titel
Selecteer de aanspreektitel van de contactpersoon in de aanspreektiteltabel.
Land
Selecteer het land van de leverancier in de landcodetabel. Deze ISO-code wordt automatisch voor het BTW-nummer van de leverancier geplaatst. Bij het boeken zal het programma rekening houden met het land in de keuze van BTW-codes (nationale, intracommunautaire, extracommunautaire codes), maar zal u de mogelijkheid laten een andere BTW-code te selecteren.
Valuta
Selecteer de gebruikelijke valuta van de leverancier in de valutatabel. Deze valuta zal bij het boeken van een factuur van deze leverancier automatisch voorgesteld worden – maar zal gewijzigd kunnen worden. Laat dit veld leeg indien de valuta van de leverancier die van het dossier is.
BTW-NUMMER
Geef aan of de leverancier BTW-plichtig – en in voorkomend geval voer zijn BTW-nummer in -, vrijgesteld of niet BTW-plichtig is. Indien u de landcode ingevuld hebt, wordt die voor het BTW-nummer geplaatst. Het programma controleert de juistheid van de Belgische BTW-nummers. Typ enkel de cijfers van het BTW-nummer in; de scheidingstekens (punten, streep, ...) zijn vooraf ingevoerd.
Voor de andere E.U.-landen stelt WinBooks automatisch het gepaste invoerformaat voor. U kunt eveneens de juistheid van een intracommunautair BTW-nummer d.m.v. nakijken. WinBooks zal het nummer nakijken via het VIES systeem welk de officiële website van de Europese Unie is voor het valideren van BTW-nummers.
Categorie
Indien u besloten hebt categorieën te gebruiken om uw leveranciersbestand onder te verdelen, is het aangeraden deze informatie systematisch in te vullen. U zal zo betrouwbare selecties kunnen maken.
De instelbare velden
Wanneer u een dossier aanmaakt, zijn er automatisch vier velden aanwezig in het vrij gedeelte van de fiche. Deze worden hieronder als eerst omschreven. De overige omschreven velden moeten eerst door de gebruiker geïnstalleerd worden cfr. hoofdstuk : een instelbaar veld inlassen
Bankrekeningnummer
Op dit ogenblik worden enkel Belgische bankrekeningnummers op hun juistheid gecontroleerd. Indien de velden IBAN en BIC geïnstalleerd zijn, kan u vragen om dit veld onzichtbaar te maken in de gebruikersvoorkeuren.
IBAN en BIC
Vul hier de IBAN en BIC gegevens van uw leverancier in. Indien u een Belgische IBAN aanduidt, zal de BIC code automatisch ingevuld worden. Voor de andere landen die deel uitmaken van de SEPA zone, dient de BIC code verplicht ingevuld te zijn van zodra u een IBAN aanduidt. Een geldigheidcontrole aangaande de coherentie van deze twee gegevens wordt uitgevoerd bij het opslaan van de fiche. Deze gegevens zijn verplicht indien u overschrijvingen wenst aan te maken.
Indien de drie velden Belgisch Bankrekeningnummer, IBAN en BIC zichtbaar zijn, zal u merken dat van zodra u een Belgisch nummer ingeeft, deze automatisch omgezet wordt naar IBAN en omgekeerd.
Betalingstermijn
Selecteer de standaardbetalingstermijn van deze leverancier in de betaalcodetabel. Deze termijn zal bij het boeken van een factuur van deze leverancier automatisch voorgesteld worden – maar zal gewijzigd kunnen worden.
BTW-Code
Selecteer de BTW-code die meestal toegepast wordt op aankopen bij deze leverancier. Deze code zal bij het boeken van een factuur van deze leverancier automatisch voorgesteld worden – maar zal gewijzigd kunnen worden.
Boekingsrekening
Selecteer de algemene rekening waarop u de aankopen bij deze leverancier meestal boekt. Deze rekening zal bij het boeken van een factuur van deze leverancier automatisch voorgesteld worden – maar zal gewijzigd kunnen worden.
Klik op de knop sjablonen om op dezelfde manier een type-boeking te laten voorstellen bij het invoeren van een factuur van die leverancier.
E-mailadres
E-mailadres van uw leverancier
Vergrendeling Aanmaning/Overschrijvingen
Vink dit vakje aan indien u niet wenst dat de facturen van deze leverancier automatisch worden teruggenomen bij het genereren van overschrijvingen.
Goedkeuring van de facturen
Vink dit vakje aan als de facturen van deze leverancier goedgekeurd moeten worden vooraleer ze betaald worden.
Beroep 281.50
Duid het beroep van deze leverancier aan indien u voor hem een fiche 281.50 dient aan te maken.
Natuurlijke persoon 281.50 - Naam - Voornaam - Nationaal nr
Indien u voor een leverancier, die een natuurlijke persoon is, een fiche 281.50 dient aan te maken, moet u het vakje Natuurlijke persoon aanvinken. Vervolgens kan u diens naam, voornaam en nationaal nummer aanduiden indien u over deze informatie beschikt. Indien het om een buitenlander gaat, dient u zijn BIF nummer aan te duiden in het veldje Nationaal nummer.
De velden Naam - Voornaam en Nationaal nr zullen enkel verschijnen zodra u het vakje Natuurlijke persoon 281.50 hebt aangevinkt.
Disconto : percentage - termijn
In de fiche van de leveranciers waar u meestal een disconto geniet, kan u het verkregen percentage alsook de betalingstermijn (dagen) om van deze disconto te kunnen genieten, aanduiden. Deze gegevens zullen standaard voorgesteld worden bij het invoeren van een aankoopfactuur van deze leverancier.
Goederencode
Vul hier een goederencode uit de Intrastat nomenclatuur in. Deze code zal automatisch voorgesteld worden in het scherm met de gegevens voor de Intrastat-aangifte, indien u een factuur ingeeft voor een intracommunautaire klant of leverancier. Dit veldje dient dan ook maar enkel ingevuld te worden voor intracommunautaire klanten en leveranciers waarvoor u regelmatig facturen boekt.
Wat wilt u doen ?
- Een leverancier toevoegen
- Een leveranciersfiche maken d.m.v. de Internet opzoekfunctie
- De gegevens van een leverancier wijzigen
- Een leverancier verwijderen
- Een leverancier vergrendelen
- Een memo toevoegen aan deze fiche
- De status onzichtbaar aan deze leverancier toekennen
Bovenaan de pagina