La touche F7 donne accès à la gestion des comptes fournisseurs ou en cliquant sur dans la barre outils.

La fiche signalétique du fournisseur contient d'une part des renseignements sur son identité, tels son nom et son adresse et d'autre part des renseignements comptables. Il est important de bien les compléter, parce qu'ils seront réutilisés à différents endroits du logiciel : Les virements fournisseurs, les fiches 281.50, les éditions comptables. Ils permettront aussi de différencier les fournisseurs. Enfin, ils accéléreront l'encodage des écritures. En effet, certaines valeurs telles que le code paiement, le compte d'imputation, le code TVA ... sont des valeurs par défaut et seront par conséquent proposées d'office lorsque vous imputerez une écriture sur ce fournisseur.

Les zones

Les zones 'évidentes' telles-que: adresse, n° de téléphone, ... ne seront pas détaillées.

Référence

La référence permet de rechercher un fournisseur. La référence est également l'ordre de tri par défaut dans les vues et les listes des fournisseurs. Cet ordre peut bien sûr être modifié.
Quel que soit le format adopté pour la référence des fournisseurs, il est important d'observer des règles suivantes :

La référence doit être unique : deux fournisseurs ne peuvent avoir la même référence, ce qui permet, entre autres, de distinguer des fournisseurs portant le même nom.

Une référence parlante est plus facile à utiliser, parce que plus facile à retenir
La référence doit être cohérente : ainsi si vous décidez de laisser tomber les 'de', les 'le', les 'van' ... , pensez à le faire systématiquement, ce qui facilitera les recherches et rendra les tris plus logiques.

Dans le cas de noms fréquents tels que Dupont, Lambert, ... pensez à réserver le dernier ou les deux derniers caractères en les laissant libres, ce qui vous permettra d'encoder d'autres fournisseurs avec des références similaires (ex. Dupont, Dupont/2).

Les caractères acceptés sont : des chiffres (0 à 9) et/ou des lettres (à remarquer que les lettres s'inscrivent d'office en majuscules : A à Z), espaces (sauf en première position) ainsi que les caractères / * ( ) et #.

Les icônes

Cliquez sur  pour entrer un mémo

Cliquez sur  pour bloquer le compte.

Cliquez sur  pour rendre un compte inactif ou en sommeil.

Cliquez sur  pour obtenir l'identité de votre fournisseur et remplir automatiquement sa fiche signalétique.

Cliquez sur pour accéder à la centrale des bilans de la Banque Nationale de Belgique et consulter les bilans de votre fournisseur. Ceci, uniquement pour les fournisseurs belges.

Cliquez sur  en regard du N° d'entreprise pour accéder, pour autant que le N° d'entreprise soit renseigné, aux données signalétiques de ce compte auprès de la banque carrefour des entreprises.

Cliquez sur  pour accéder à la liste des comptes bancaires du fournisseur.

Société

Cette zone est destinée au nom du fournisseur ou de sa société et est obligatoire. Le nom ne doit bien sûr pas être unique. Comme la référence, le nom permet de rechercher le fournisseur. Aussi, est-il conseillé de ne pas y inclure la raison sociale ou son titre d'appellation, données peu significatives pour les tris et les recherches.

Civ

Sélectionnez dans la table des civilités la raison sociale de la société ou le titre du fournisseur.

Contact

Il peut être utile pour la communication orale ou par écrit de disposer du nom de la personne de contact dans cette société.

Civ

Sélectionnez dans la table des civilités le titre de la personne de contact.

Pays

Sélectionnez dans la table des pays, le pays du fournisseur. Ce code ISO précédera automatiquement le code TVA du fournisseur. Lors de l'encodage d'une écriture, le programme tiendra compte du pays dans le choix des codes TVA (codes nationaux, intracommunautaires, extracommunautaires), tout en vous laissant la possibilité de choisir un autre code TVA.

Devise

Sélectionnez dans la table des devises, la devise habituelle du fournisseur. Cette devise sera proposée d'office, mais pourra être modifiée, lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur. Laissez cette zone vide si la devise du fournisseur est celle du dossier

N° TVA

Indiquez si le fournisseur est assujetti et - le cas échéant son numéro de TVA -, exonéré ou non assujetti. Si vous avez complété le code pays, celui-ci précède le n° de TVA. Le programme contrôle la validité des codes TVA belges. Ne tapez que les chiffres du n° de TVA, les séparateurs (points, tirets, ...) étant préenregistrés.

Pour les autres pays de l'Union Européenne, WinBooks propose automatiquement le format d'encodage adéquat. Vous pouvez également contrôler la validité du N° de TVA intracommunautaire en cliquant sur .WinBooks contrôlera la validité de ce N° en liaison avec le système VIES qui est le site internet officiel de l'Union Européenne de validation des numéros de TVA.

Catégorie

Si vous avez décidé de vous servir de catégories pour subdiviser votre fichier des fournisseurs, il est conseillé de compléter cette information de façon systématique. Cela vous permettra de faire des sélections fiables.

Les zones pré-paramétrées

Les zones définies ci-après, doivent avoir préalablement été ajoutées dans le paramétrage des fichiers. Voir chapitre : Insérer une zone paramétrable.

Banque N°

Actuellement, seuls les comptes bancaires belges font l'objet d'un contrôle de validité. Si les zones IBAN et BIC ont été activées, vous n'êtes plus obligé d'afficher cette zone et désactiver cette zone dans les préférences utilisateur.

IBAN et BIC

Introduisez ici, le numéro de compte IBAN et le BIC associés à votre fournisseur. Si vous introduisez un compte IBAN belge, WinBooks retrouvera automatiquement le code BIC. Pour les autres pays faisant partie de la zone SEPA, le code BIC doit obligatoirement être renseigné dès qu'un compte IBAN a été encodé, un contrôle de validité sur le contenu des zones IBAN et BIC est toutefois effectué lors de l'enregistrement des données. Ces informations sont indispensables pour effectuer les virements fournisseurs.

Si vous décidez de continuer à afficher le N° de compte bancaire après l'activation des zones IBAN et BIC, vous constaterez que pour les comptes belges, si vous introduisez un N° de compte bancaire, le compte IBAN et le code BIC seront remplis automatiquement et inversément.

Code paiement

Sélectionnez dans la table des codes de paiement le délai de paiement par défaut pour ce fournisseur. Ce délai sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur.

Code TVA

Sélectionnez le code TVA utilisé habituellement pour les achats à ce fournisseur. Ce code sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur.

Compte d'imputation

Sélectionnez le compte général sur lequel vous imputez habituellement les achats pour ce fournisseur. Ce compte sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur.
Cliquez sur l'icône dictionnaire pour associer de la même manière une écriture-type du dictionnaire à ce fournisseur.

Email

Adresse mail de votre fournisseur.

Rappels/Virements bloqués

Cochez cette zone si vous ne voulez pas que les factures de ce fournisseur soient automatiquement reprises dans les virements fournisseurs.

Fac à approuver pour paiement

Cochez cette case s'il faut une approbation préalable au paiement des factures de ce fournisseur.

Profession 281.50

Indiquez la profession de votre fournisseur dans le cas où vous devez établir une fiche 281.50 pour celui-ci.

Personne physique 281.50 - Nom - Prénom - N° national

Si vous devez établir une fiche 281.50 pour votre fournisseur et si celui-ci est une personne physique, signalez que c'est une personne physique et renseignez son nom, prénom et son N° national si vous le connaissez. S'il s'agit d'un fournisseur étranger, veuillez enregistrer le code NIF dans la zone N° national.

Les zones Nom - Prénom et N° national ne sont affichées que lorsque vous cochez la zone Personne physique 281.50.

Pourcentade d'escompte - Délai escompte

Introduisez, pour les fournisseurs qui accordent généralement de l'escompte, le % d'escompte accordé ainsi que le nombre de jours de délai pour l'attribution de cet escompte.
Ces données sont proposées par défaut lors de l'encodage d'une facture d'achat.

Code marchandise

Renseignez un code marchandise de la nomenclature Intrastat. Il sera automatiquement repris comme valeur par défaut dans la fenêtre des données Intrastat lors de l'encodage d'une facture.
Bien entendu, cette zone ne sert que pour les clients ou fournisseurs intracommunautaires pour lesquels des factures de marchandises doivent régulièrement être comptabilisées.

Que voulez-vous faire ?

#Haut de page

La touche F7 donne accès à la gestion des comptes fournisseurs ou en cliquant sur dans la barre outils.

La fiche signalétique du fournisseur contient d'une part des renseignements sur son identité, tels son nom et son adresse et d'autre part des renseignements comptables. Il est important de bien les compléter, parce qu'ils seront réutilisés à différents endroits du logiciel : Les virements fournisseurs, les fiches 281.50, les éditions comptables. Ils permettront aussi de différencier les fournisseurs. Enfin, ils accéléreront l'encodage des écritures. En effet, certaines valeurs telles que le code paiement, le compte d'imputation, le code TVA ... sont des valeurs par défaut et seront par conséquent proposées d'office lorsque vous imputerez une écriture sur ce fournisseur.

Les zones

Les zones 'évidentes' telles-que: adresse, n° de téléphone, ... ne seront pas détaillées.

Référence

La référence permet de rechercher un fournisseur. La référence est également l'ordre de tri par défaut dans les vues et les listes des fournisseurs. Cet ordre peut bien sûr être modifié.
Quel que soit le format adopté pour la référence des fournisseurs, il est important d'observer des règles suivantes :

La référence doit être unique : deux fournisseurs ne peuvent avoir la même référence, ce qui permet, entre autres, de distinguer des fournisseurs portant le même nom.

Une référence parlante est plus facile à utiliser, parce que plus facile à retenir
La référence doit être cohérente : ainsi si vous décidez de laisser tomber les 'de', les 'le', les 'van' ... , pensez à le faire systématiquement, ce qui facilitera les recherches et rendra les tris plus logiques.

Dans le cas de noms fréquents tels que Dupont, Lambert, ... pensez à réserver le dernier ou les deux derniers caractères en les laissant libres, ce qui vous permettra d'encoder d'autres fournisseurs avec des références similaires (ex. Dupont, Dupont/2).

Les caractères acceptés sont : des chiffres (0 à 9) et/ou des lettres (à remarquer que les lettres s'inscrivent d'office en majuscules : A à Z), espaces (sauf en première position) ainsi que les caractères / * ( ) et #.

Les icônes

Cliquez sur  pour entrer un mémo

Cliquez sur  pour bloquer le compte.

Cliquez sur  pour rendre un compte inactif ou en sommeil.

Cliquez sur  pour obtenir l'identité de votre fournisseur et remplir automatiquement sa fiche signalétique.

Cliquez sur pour accéder à la centrale des bilans de la Banque Nationale de Belgique et consulter les bilans de votre fournisseur. Ceci, uniquement pour les fournisseurs belges.

Cliquez sur  pour accéder à la liste des comptes bancaires du fournisseur.

Société

Cette zone est destinée au nom du fournisseur ou de sa société et est obligatoire. Le nom ne doit bien sûr pas être unique. Comme la référence, le nom permet de rechercher le fournisseur. Aussi, est-il conseillé de ne pas y inclure la raison sociale ou son titre d'appellation, données peu significatives pour les tris et les recherches.

Civ

Sélectionnez dans la table des civilités la raison sociale de la société ou le titre du fournisseur.

Contact

Il peut être utile pour la communication orale ou par écrit de disposer du nom de la personne de contact dans cette société.

Civ

Sélectionnez dans la table des civilités le titre de la personne de contact.

Pays

Sélectionnez dans la table des pays, le pays du fournisseur. Ce code ISO précédera automatiquement le code TVA du fournisseur. Lors de l'encodage d'une écriture, le programme tiendra compte du pays dans le choix des codes TVA (codes nationaux, intracommunautaires, extracommunautaires), tout en vous laissant la possibilité de choisir un autre code TVA.

Devise

Sélectionnez dans la table des devises, la devise habituelle du fournisseur. Cette devise sera proposée d'office, mais pourra être modifiée, lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur. Laissez cette zone vide si la devise du fournisseur est celle du dossier

N° TVA

Indiquez si le fournisseur est assujetti et - le cas échéant son numéro de TVA -, exonéré ou non assujetti. Si vous avez complété le code pays, celui-ci précède le n° de TVA. Le programme contrôle la validité des codes TVA belges. Ne tapez que les chiffres du n° de TVA, les séparateurs (points, tirets, ...) étant préenregistrés.

Pour les autres pays de l'Union Européenne, WinBooks propose automatiquement le format d'encodage adéquat. Vous pouvez également contrôler la validité du N° de TVA intracommunautaire en cliquant sur .WinBooks contrôlera la validité de ce N° en liaison avec le système VIES qui est le site internet officiel de l'Union Européenne de validation des numéros de TVA.

Catégorie

Si vous avez décidé de vous servir de catégories pour subdiviser votre fichier des fournisseurs, il est conseillé de compléter cette information de façon systématique. Cela vous permettra de faire des sélections fiables.

Les zones pré-paramétrées

Les zones définies ci-après, doivent avoir préalablement été ajoutées dans le paramétrage des fichiers. Voir chapitre : Insérer une zone paramétrable.

Banque N°

Actuellement, seuls les comptes bancaires belges font l'objet d'un contrôle de validité. Si les zones IBAN et BIC ont été activées, vous n'êtes plus obligé d'afficher cette zone et désactiver cette zone dans les préférences utilisateur.

IBAN et BIC

Introduisez ici, le numéro de compte IBAN et le BIC associés à votre fournisseur. Si vous introduisez un compte IBAN belge, WinBooks retrouvera automatiquement le code BIC. Pour les autres pays faisant partie de la zone SEPA, le code BIC doit obligatoirement être renseigné dès qu'un compte IBAN a été encodé, un contrôle de validité sur le contenu des zones IBAN et BIC est toutefois effectué lors de l'enregistrement des données. Ces informations sont indispensables pour effectuer les virements fournisseurs.

Si vous décidez de continuer à afficher le N° de compte bancaire après l'activation des zones IBAN et BIC, vous constaterez que pour les comptes belges, si vous introduisez un N° de compte bancaire, le compte IBAN et le code BIC seront remplis automatiquement et inversément.

Code paiement

Sélectionnez dans la table des codes de paiement le délai de paiement par défaut pour ce fournisseur. Ce délai sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur.

Code TVA

Sélectionnez le code TVA utilisé habituellement pour les achats à ce fournisseur. Ce code sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur.

Compte d'imputation

Sélectionnez le compte général sur lequel vous imputez habituellement les achats pour ce fournisseur. Ce compte sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce fournisseur.
Cliquez sur l'icône dictionnaire pour associer de la même manière une écriture-type du dictionnaire à ce fournisseur.

Email

Adresse mail de votre fournisseur.

Rappels/Virements bloqués

Cochez cette zone si vous ne voulez pas que les factures de ce fournisseur soient automatiquement reprises dans les virements fournisseurs.

Fac à approuver pour paiement

Cochez cette case s'il faut une approbation préalable au paiement des factures de ce fournisseur.

Profession 281.50

Indiquez la profession de votre fournisseur dans le cas où vous devez établir une fiche 281.50 pour celui-ci.

Personne physique 281.50 - Nom - Prénom - N° national

Si vous devez établir une fiche 281.50 pour votre fournisseur et si celui-ci est une personne physique, signalez que c'est une personne physique et renseignez son nom, prénom et son N° national si vous le connaissez. S'il s'agit d'un fournisseur étranger, veuillez enregistrer le code NIF dans la zone N° national.

Les zones Nom - Prénom et N° national ne sont affichées que lorsque vous cochez la zone Personne physique 281.50.

Pourcentade d'escompte - Délai escompte

Introduisez, pour les fournisseurs qui accordent généralement de l'escompte, le % d'escompte accordé ainsi que le nombre de jours de délai pour l'attribution de cet escompte.
Ces données sont proposées par défaut lors de l'encodage d'une facture d'achat.

Code marchandise

Renseignez un code marchandise de la nomenclature Intrastat. Il sera automatiquement repris comme valeur par défaut dans la fenêtre des données Intrastat lors de l'encodage d'une facture.
Bien entendu, cette zone ne sert que pour les clients ou fournisseurs intracommunautaires pour lesquels des factures de marchandises doivent régulièrement être comptabilisées.

Que voulez-vous faire ?

#Haut de page