La méthode décrite comme "Autre méthode de paramétrage" est la méthode recommandée. (Cela consiste à envoyer le chiffre d'affaires total au moyen de factures)
Sur cette page:
Voir également:
Introduction
Cette procédure envoie dans la comptabilité :
- Les recettes comptoirs (ventes non facturées)
- Les mouvements financiers associés aux journaux de ventes comptoirs
Une vente est considérée comme une recette comptoir quand :
- Elle est faite sans sélection d'un code ou de nom client
- Elle est faite sur le client COMPTOIR
(cfr. Paramétrage du Point de vente) - Elle est faite sur un client qui n'est pas à facturer.
Quand l'option A facturer sur le client comptoir est cochée dans la fiche client (onglet Conditions) ; lors de la facturation groupée (Opération > Facturation clients), les ventes de ce clients sont regroupées sur une facture client comptoir. - Elle est faite sur un client, mais le journal ne génère pas de facturation groupée.
C'est à dire que l'option Pas de facturation groupée est cochée dans l'onglet Options de l'écran de paramétrage des journaux.
Pour qu'un journal soit lié à la comptabilité via la liaison des recettes et des financiers, il faut :
- Que se soit un journal de livraison client (type CD)
- Qu'il y ait un journal comptable associé (pour le transfert des recettes comptoirs)
Paramétrage
Accédez au menu Dossier > Paramétrage > Journaux
- Ajoutez le code du journal comptable (journal de vente) pour les journaux de ventes comptoirs (de type CD Livraison client).
- Eventuellement, cochez l'option Pas de facturation groupée (dans l'onglet Options) pour les journaux de ventes comptoirs ad-hoc.
Accédez au menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Journaux comptables
- Spécifiez les journaux comptables et comptes généraux utilisés pour chaque mode de paiement (par journal de vente comptoir). Typiquement, les paiements en cash sont comptabilisés via un journal de type financier (sans spécifier de compte générale donc), et les autres modes de paiement le sont via un journal d'opérations diverses sur un compte d'attente (58XXXX).
Effectuer la liaison
Accédez au menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Liaison des recettes comptoirs et des financiers
Cette fonction ne remplace pas la liaison des factures et notes de crédit, mais la complète
Résultat dans la comptabilité
Les ventes comptoirs y sont réconciliés avec le mouvement financier via un journal des financiers ou via un journal d'opérations diverses.
Exemple avec Logistics & WinBooks Accounting
La méthode décrite comme "Autre méthode de paramétrage" est la méthode recommandée. (Cela consiste à envoyer le chiffre d'affaires total au moyen de factures)
1. Paramétrage de WinBooks Accounting
La version 4.20 de WinBools Accounting a été utilisée lors de la rédaction de cet exemple.
1.1. Configuration des journaux comptables dans Winbooks
Ajoutez les journaux CAS (financier), FAC (ventes), PAIE (od) et REC (ventes) :
1.2. Comptes généraux
Ajoutez les comptes d'attente :
2. Paramétrage de Logistics
La version 4.2.5 de Logistics utilisée lors de la rédaction de cet exemple.
2.1. Paramètres généraux
Via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, onglet Options, paramètre Liaison à une comptabilité, cochez Accès direct aux données comptables.
Toujours dans l'onglet Options, cochez l'option Gestion de Point de vente :
Cliquer sur le bouton Editer et dans l'écran Option Point De Vente :
- cochez Code client général comptoir, puis cliquez sur le bouton Editer.
En cas d'utilisation de plusieurs journaux de vente, il est possible de définir un client comptoir par journal, à paramétrer dans l'écran des paramétrages des journaux.
- décochez Générer une facture pour le client comptoir.
Et pour finir, validez les écrans.
2.2. Configuration des journaux dans Logistics
Accédez au menu Dossier > Paramétrage > Journaux.
- Créez le journal 1VC - VENTES COMPTOIRS (type Livraison client).
Dans le champ Journal comptabilité, ne pas oublier de mettre le journal comptable lié : REC.
Attention, il existe également une autre façon de paramétrer la liaison avec l'option de facturation groupée, voir ci-dessous l'Autre méthode de paramétrage. Notez d'ailleurs qu'il s'agit probablement de la méthode la plus « sécurisante ».
- Créez le journal 2FAC - FACTURE CLIENT (type Facture client).
Pas de saisie de paiement (c'est fait dans le journal 1VC - VENTES COMPTOIRS).
Dans le champ Journal comptabilité, ne pas oublier de mettre le j ournal comptable lié : VENTES.
2.3. Définition des modes de paiements
Accédez au menu Fichier > Tables > Tiers > Modes de paiements.
Seuls les modes de paiement pour lesquels il y a un ordre de saisie (colonne Ordre) supérieur à 0 sont utilisables en point de vente. Les autres modes de paiement ne servent que dans les documents back-office (Virement, Traite, ...).
Le cash doit être en ordre 1, et le cash devise doit être en ordre 2 avec la case Cash devise cochée.
Il est possible de cumuler les montants d'un mode de paiement dans la comptabilité en cochant la case Cumul des montants sur le compte imputé. Si cette case est cochée pour un mode de paiement, les écritures liées à ce mode de paiement sont regroupées sur le compte imputé dans les journaux d'opérations diverses (OP) et dans les journaux des financiers (FIN).
2.4. Configuration de la liaison des paiements dans la comptabilité
Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Journaux comptables.
Logistics présente une liste des modes de paiement par journal de type livraison client avec un journal comptable lié (ce sont les journaux de ventes comptoirs).
2.5. Définition des comptes généraux
Accédez au menu Fichier / Tables / Générales / Comptes généraux.
Les comptes financiers seront proposés lors des opérations de caisse de type Transfert bancaire.
Nous vous conseillons de ne définir qu'un seul compte Dépense diverse qui sera alors automatiquement sélectionné lors des opérations de caisses de type Dépenses diverses.
Le libellé de l'opération permettra au comptable de ré imputer correctement l'opération en comptabilité.
Il en est de même pour les recettes diverses (rarement utilisé).
Si vous définissez plusieurs comptes généraux de ce type, l'utilisateur doit alors préciser le compte lors de l'encodage de l'opération de caisse (délicat). En cas d'utilisation de plusieurs journaux de caisse il est possible de définir dans l'écran de paramétrage des journaux (onglet Divers) un compte de dépenses, de recettes et financier par défaut.
2.6. Paramètres de la liaison à la comptabilité
Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Paramètres de la liaison à la comptabilité.
La méthode d'imputation la plus utilisée est probablement Comptes définis dans la fiche article :
La petite loupe permet d'aller rechercher les comptes de ventes définis dans le programme de comptabilité. Si le poste n'a pas un accès direct aux données comptables la loupe disparaît et la zone du compte d'imputation devient une zone libre, dans ce cas faites attention de préciser un compte valable !
3. Liaison des factures
Admettons que la journée du 05/08/2009 comporte les opérations suivantes :
N° | Type | Type d'article | Montant | Paiement | Facturé |
1 | Fond caisse | 1000.00 | CASH | ||
2 | Vente | Marchandise | 299.50 | CASH | |
3 | Vente | Marchandise | 150.00 | BANCONTACT | OUI |
4 | Vente | Marchandise | 199.00 | CASH | |
5 | Vente | Acompte | 100.00 | CASH | |
6 | Transfert | 598.50 | CASH |
Via le menu Impression > clôture de caisse nous obtiendrons la clôture :
3.1. Liaison des factures
Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Liaison des factures, notes de crédit.
On visualise les factures à lier. Les factures d'une même période sont sélectionnées pour la liaison (X).
Valider l'écran.
Logistics lance alors la liaison des clients puis des factures. Si tout se passe bien, il enregistre l'ensemble des factures.
S'il y a une erreur, il n'enregistre rien et il faut corriger la source de l'erreur (souvent une catégorie comptable non définie au niveau d'un article) et relancer la liaison.
3.2. Liaison des recettes comptoirs et des financiers
Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Liaison des recettes comptoirs et financiers.
Logistics présente les opérations qui vont être liées. Le chiffre d'affaire de la vente comptoir 1VC - 3 est sur fond gris car cette vente a été facturée et donc ce chiffre d'affaire ne sera pas comptabilisé en recette comptoir (puisqu'il est déjà passé avec la liaison des factures).
Cliquez sur Ok.
Logistics présente les écritures qui vont être comptabilisées.
Cliquez sur Ok.
Logistics lie les clients (COMPTOIR) et chaque journal.
Autre méthode de paramétrage
Il existe également une autre façon de paramétrer la liaison vers la comptabilité. Elle consiste à envoyer la totalité du CA pour le biais des factures, et d'utiliser la liaison des recettes comptoirs et des financiers dans le seul but d'envoyer les paiements. Dans ce cas, les tickets sont TOUJOURS facturés. Les ventes comptoir sont globalisées et reprises sur une facture comptoir, les ventes nominatives sont regroupées par code client de manière habituelle.
Ce paramétrage est également apprécié car il est plus facile de vérifier le chiffre d'affaire envoyé en comptabilité, en effet dans ce cas-ci la numérotation des factures est commune entre Logistics et le programme comptable.
Voici comment paramétrer le programme pour travailler de cette manière :
- Accédez au menu Paramètres généraux > Options > Options POS.
Cochez Générer une facture pour le client comptoir. Accédez au menu Dossier > Paramétrage > Journaux.
Décochez l’option Pas de facturation groupée.
Dans Journal comptabilité, indiquez XXXXXX (un code journal qui n’existe pas en comptabilité). Ceci indiquera à Logistics de considérer ce journal pour les liaisons des paiements, mais d’un autre côté assure de ne pas envoyer du CA (XXXXXX n’existant pas !)- Dans la fiche clients, cochez A facturer sur le client comptoir.
Lors de la création des fiches clients, il est conseillé de cocher A facturer sur le client comptoir, ceci permettra de regrouper les tickets nominatifs, non facturés, directement sur la facture comptoir du jour.
Admettons que la journée comporte 3 tickets, un ticket sur le client comptoir, un second sur le client WINBOOKS (coché A facturer sur le client comptoir), et un dernier sur le client SPIRIT (ou cette case A facturer sur le client comptoir n'est pas cochée).
- Liaison de cette journée
Facturation groupée (via le menu Opérations > Facturation clients) : Logistics va transformer tous les tickets (non encore facturés) en factures. Toutes les ventes comptoir ou nominatives (avec l'option du client A facturer sur le client comptoir) seront reprises sur la facture comptoir du jour. Les clients devant être facturés (dans notre exemple SPIRIT) recevront une facture séparée. Si on tente d'effectuer la liaison des paiements AVANT de lancer la facturation groupée, et qu'il reste des tickets comptoir non facturés, vous recevrez cet écran :
- Liaison du CA
Via le menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Liaison des factures.
- Liaison des paiements
Via le menu Utilitaires > Liaison des recettes comptoir et des financiers.
- Les écritures transférées en comptabilité ne sont pas matchées automatiquement, veuillez lancer le menu Opérations > Apurement des écritures ouvertes dans WinBooks Accounting.
Ceci permettra de réconcilier les factures et les paiements correspondants, tous deux envoyés en comptabilité par Logistics. Concernant la liaison des Recettes comptoirs et des financiers, Logistics mémorise les numéros de tickets ayant déjà fait l'objet d'une liaison, et ces tickets ne seront plus jamais envoyés.
Si on délie la liaison des paiements (via les menus Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Désenregistrement d'une liaison... à la comptabilité / pour certains documents / à la comptabilité), veuillez également supprimer les mouvements financiers correspondant dans le programme comptable, car en effet, contrairement aux factures Logistics va recréer des nouveaux mouvements en comptabilité et n'ira pas écraser les anciens.
- Avec la méthode de facturation groupée, faites la facturation au jour le jour !
- Peu importe la méthode utilisée (via une facture comptoir ou pas), il est toujours préférable d'effectuer les liaisons d'une seule journée à la fois. La réconciliation des écritures par jour sera d'autant plus aisée.
