La méthode décrite comme "Autre méthode de paramétrage" est la méthode recommandée. (Cela consiste à envoyer le chiffre d'affaires total au moyen de factures) |
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Cette procédure envoie dans la comptabilité :
Une vente est considérée comme une recette comptoir quand :
Pour qu'un journal soit lié à la comptabilité via la liaison des recettes et des financiers, il faut :
Accédez au menu Dossier > Paramétrage > Journaux
Accédez au menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Journaux comptables
Accédez au menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Liaison des recettes comptoirs et des financiers
Cette fonction ne remplace pas la liaison des factures et notes de crédit, mais la complète |
Les ventes comptoirs y sont réconciliés avec le mouvement financier via un journal des financiers ou via un journal d'opérations diverses.
La méthode décrite comme "Autre méthode de paramétrage" est la méthode recommandée. (Cela consiste à envoyer le chiffre d'affaires total au moyen de factures) |
La version 4.20 de WinBools Accounting a été utilisée lors de la rédaction de cet exemple.
Ajoutez les journaux CAS (financier), FAC (ventes), PAIE (od) et REC (ventes) :
Ajoutez les comptes d'attente :
La version 4.2.5 de Logistics utilisée lors de la rédaction de cet exemple.
Via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux, onglet Options, paramètre Liaison à une comptabilité, cochez Accès direct aux données comptables.
Toujours dans l'onglet Options, cochez l'option Gestion de Point de vente :
Cliquer sur le bouton Editer et dans l'écran Option Point De Vente :
En cas d'utilisation de plusieurs journaux de vente, il est possible de définir un client comptoir par journal, à paramétrer dans l'écran des paramétrages des journaux. |
Et pour finir, validez les écrans.
Accédez au menu Dossier > Paramétrage > Journaux.
Dans le champ Journal comptabilité, ne pas oublier de mettre le journal comptable lié : REC.
Attention, il existe également une autre façon de paramétrer la liaison avec l'option de facturation groupée, voir ci-dessous l'Autre méthode de paramétrage. Notez d'ailleurs qu'il s'agit probablement de la méthode la plus « sécurisante ». |
Pas de saisie de paiement (c'est fait dans le journal 1VC - VENTES COMPTOIRS). |
Dans le champ Journal comptabilité, ne pas oublier de mettre le j ournal comptable lié : VENTES.
Accédez au menu Fichier > Tables > Tiers > Modes de paiements.
Seuls les modes de paiement pour lesquels il y a un ordre de saisie (colonne Ordre) supérieur à 0 sont utilisables en point de vente. Les autres modes de paiement ne servent que dans les documents back-office (Virement, Traite, ...).
Le cash doit être en ordre 1, et le cash devise doit être en ordre 2 avec la case Cash devise cochée.
Il est possible de cumuler les montants d'un mode de paiement dans la comptabilité en cochant la case Cumul des montants sur le compte imputé. Si cette case est cochée pour un mode de paiement, les écritures liées à ce mode de paiement sont regroupées sur le compte imputé dans les journaux d'opérations diverses (OP) et dans les journaux des financiers (FIN). |
Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Journaux comptables.
Logistics présente une liste des modes de paiement par journal de type livraison client avec un journal comptable lié (ce sont les journaux de ventes comptoirs).
Accédez au menu Fichier / Tables / Générales / Comptes généraux.
Les comptes financiers seront proposés lors des opérations de caisse de type Transfert bancaire.
Nous vous conseillons de ne définir qu'un seul compte Dépense diverse qui sera alors automatiquement sélectionné lors des opérations de caisses de type Dépenses diverses. |
Le libellé de l'opération permettra au comptable de ré imputer correctement l'opération en comptabilité.
Il en est de même pour les recettes diverses (rarement utilisé).
Si vous définissez plusieurs comptes généraux de ce type, l'utilisateur doit alors préciser le compte lors de l'encodage de l'opération de caisse (délicat). En cas d'utilisation de plusieurs journaux de caisse il est possible de définir dans l'écran de paramétrage des journaux (onglet Divers) un compte de dépenses, de recettes et financier par défaut.
Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Paramètres de la liaison à la comptabilité.
La méthode d'imputation la plus utilisée est probablement Comptes définis dans la fiche article :
La petite loupe permet d'aller rechercher les comptes de ventes définis dans le programme de comptabilité. Si le poste n'a pas un accès direct aux données comptables la loupe disparaît et la zone du compte d'imputation devient une zone libre, dans ce cas faites attention de préciser un compte valable !
Admettons que la journée du 05/08/2009 comporte les opérations suivantes :
N° | Type | Type d'article | Montant | Paiement | Facturé |
1 | Fond caisse | 1000.00 | CASH | ||
2 | Vente | Marchandise | 299.50 | CASH | |
3 | Vente | Marchandise | 150.00 | BANCONTACT | OUI |
4 | Vente | Marchandise | 199.00 | CASH | |
5 | Vente | Acompte | 100.00 | CASH | |
6 | Transfert | 598.50 | CASH |
Via le menu Impression > clôture de caisse nous obtiendrons la clôture :
Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Liaison des factures, notes de crédit.
On visualise les factures à lier. Les factures d'une même période sont sélectionnées pour la liaison (X).
Valider l'écran.
Logistics lance alors la liaison des clients puis des factures. Si tout se passe bien, il enregistre l'ensemble des factures.
S'il y a une erreur, il n'enregistre rien et il faut corriger la source de l'erreur (souvent une catégorie comptable non définie au niveau d'un article) et relancer la liaison.
Accédez au menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Liaison des recettes comptoirs et financiers.
Logistics présente les opérations qui vont être liées. Le chiffre d'affaire de la vente comptoir 1VC - 3 est sur fond gris car cette vente a été facturée et donc ce chiffre d'affaire ne sera pas comptabilisé en recette comptoir (puisqu'il est déjà passé avec la liaison des factures).
Cliquez sur Ok.
Logistics présente les écritures qui vont être comptabilisées.
Cliquez sur Ok.
Logistics lie les clients (COMPTOIR) et chaque journal.
Il existe également une autre façon de paramétrer la liaison vers la comptabilité. Elle consiste à envoyer la totalité du CA pour le biais des factures, et d'utiliser la liaison des recettes comptoirs et des financiers dans le seul but d'envoyer les paiements. Dans ce cas, les tickets sont TOUJOURS facturés. Les ventes comptoir sont globalisées et reprises sur une facture comptoir, les ventes nominatives sont regroupées par code client de manière habituelle.
Ce paramétrage est également apprécié car il est plus facile de vérifier le chiffre d'affaire envoyé en comptabilité, en effet dans ce cas-ci la numérotation des factures est commune entre Logistics et le programme comptable.
Voici comment paramétrer le programme pour travailler de cette manière :
Accédez au menu Dossier > Paramétrage > Journaux.
Décochez l’option Pas de facturation groupée.
Dans Journal comptabilité, indiquez XXXXXX (un code journal qui n’existe pas en comptabilité). Ceci indiquera à Logistics de considérer ce journal pour les liaisons des paiements, mais d’un autre côté assure de ne pas envoyer du CA (XXXXXX n’existant pas !)
Admettons que la journée comporte 3 tickets, un ticket sur le client comptoir, un second sur le client WINBOOKS (coché A facturer sur le client comptoir), et un dernier sur le client SPIRIT (ou cette case A facturer sur le client comptoir n'est pas cochée).
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