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Accès direct aux données comptables

Si la comptabilité est en ligne, il est conseillé de cocher le paramètre Accès direct aux données comptables dans l'écran Liaison à une comptabilité qui est accessible via le menu Dossier > Paramétrage > Paramètres généraux dans l'onglet Options. Voir Liaison à une comptabilité.

Accédez à l'écran des Paramètres de la liaison comptable via le menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Paramètres de la liaison comptable.

Programme comptable

Paramètre

Description

Programme comptable

Sélectionnez le programme de comptabilité lié à Logistics. Par défaut, Logistics peut être lié aux comptabilité WinBooks Accounting (WINBOOKS) ou WinBooks on Web (WOW).

Lors d'une liaison vers WinBooks on Web, 2 fichiers au format CSV sont générés dans le répertoire choisi dans le paramétrage. Un fichier contient la signalétique tiers et l'autre fichier contient les transactions. Ces fichiers sont directement importables dans la comptabilité WinBooks on Web.

Pour configurer une liaison vers WinBooks on Web,

  • sélectionner WOW dans l'option Programme comptable,
  • décocher l'option Programme comptable en ligne
  • et dans l'option sinon envoyer les fichiers vers, indiquer le chemin (avec un backslash à la fin) du répertoire où les fichiers seront générés.

De plus, Logistics peut être lié à d'autres comptabilités (et ainsi avoir le même comportement que Flex) en ajoutant la ligne LikeFlex=Yes dans le fichier logistics.ini.

Pour la comptabilité BOB, voir le paramétrage de la liaison vers BOB.

Programme comptable en ligne

Sélectionnez cette option si le programme de comptabilité est sur le même site (réseau) que Logistics.

Pour une liaison comptable vers WinBooks Accounting, ce dernier doit être également installé sur le même poste que l'installation de Logistics, car Logistics utilise des fichiers DLL installés par Accounting.

Envoi des documents de facturation à mon comptable
  • Via la platform digitale. Pour envoyer les factures au comptable via DEP, l'écran suivant est disponible via le bouton Paramétrage si l'option Programme comptable en ligne n'est pas cochée
  • Au format interne Winbooks (ACT, CSF). Voit Répertoire de destination des fichiers ACT /CSF
Répertoire de destination des fichiers ACT /CSF

Si l'option Programme comptable en ligne n'est pas cochée, précisez un répertoire où les fichiers de liaison doivent être générés. Ces fichiers pourront alors être envoyés sur le site de la comptabilité (fiduciaire p.ex.) pour y être importer via le programme wblink.

Pour cette liaison Offline, les fichiers suivants, provenant du dossier comptable, doivent être présent dans le répertoire AccountOfflineFiles du dossier Logistics :

  • <ACCOUNT_FILE_ID>_ACF.DBF
  • <ACCOUNT_FILE_ID>_ACF.CDX
  • <ACCOUNT_FILE_ID>_CODEVAT.DBF
  • <ACCOUNT_FILE_ID>_CODEVAT.CDX
  • <ACCOUNT_FILE_ID>_ACT.DBF
  • <ACCOUNT_FILE_ID>_ACT.CDX
  • <ACCOUNT_FILE_ID>_CSF.DBF
  • <ACCOUNT_FILE_ID>_CSF.CDX

Accès au programme comptable

Paramètre

Description

Répertoire du programme

Répertoire où est installé le programme de comptabilité (winbooks.exe). Ce répertoire est généralement c:\winbooks\

Numéro de dossier

  • Si l'option Accès direct aux données comptables a été cochée (voir la note en haut de page) et l'option Programme comptable en ligne est aussi cochée (voir ci-dessus dans le volet Programme comptable), Logistics présente une liste déroulante pour le n° de dossier.
  • Dans le cas contraire, il faut introduire le code du dossier Winbooks (nom court).
Dossier comptable encryptéCochez cette option dans le cas où le dossier comptable est encrypté.

Nom de l'utilisateur

Même remarque que pour le paramètre Numéro de dossier. Dans le cas d'une comptabilité multi-dossiers, il est obligatoire d'utiliser un nom d'utilisateur identique par dossier pour la liaison à la comptabilité.
A noter également que pour une liaison ONLINE vers WinBooks Classic, l'utilisateur renseigné ici doit être enregistré en comptabilité avec un code langue "F" ou "N", les autres codes langues ne sont pas autorisés.

Mot de passeMentionnez le mot de passe de l'utilisateur.

Nom de l'année comptable

C'est le nom abrégé de l'exercice comptable. Veillez à respecter la casse et les espaces. Exemple : Ex. 2013

Répertoire des fichiers à créer

C'est le répertoire des données de la comptabilité (généralement x:\winbooks\data).
Si l'option Accès direct aux données comptables a été cochée (voir la note en haut de page) et l'option Programme comptable en ligne est aussi cochée (voir ci-dessus dans le volet Programme comptable), ce paramètre se remplit automatiquement.

Options

Paramètre

Description

Proposer les documents à lier jusqu'à la date du jour

A cocher si vous désirez faire des liaisons comptables au jour le jour.

Liaison des recettes comptoirs et des financiers
Ne plus proposer une période à lier
mais tous les documents non encore liés (6.2)
Attention : Si vous cochez cette case, ne pas oublier de marquer les documents antérieurs non liés et qu'on ne veut plus envoyer en compta comme liés, et pour ce il faut utiliser l'option du menu Utilitaires - Liaison à la comptabilité - Ré-enregistrement d'une liaison à la comptabilité.

Afficher les 'warning' non bloquants après une liaison

Winbooks vous donne alors entre autre la liste des clients/fournisseurs qui ont été mis à jour lors de la liaison des factures et notes de crédit. Cliquez sur le bouton Paramètres pour choisir l'action à appliquer pour chaque warning rencontré lors d'une liaison.

Transférer la communication structurée (VCS)

Permet de calculer et d'envoyer une communication structurée vers la comptabilité, uniquement pour les factures (CI : Customer Invoice).

Toutes les informations techniques sur VCS sont disponibles sur support.winbooks.be.

Dossier comptable sans TVA

A cocher si le dossier comptable est défini sans TVA.

Pouvoir préciser un compte centralisateur par tiers

A cocher pour pouvoir définir un compte centralisateur par tiers. Dans le volet Imputations, il est possible de définir les comptes centralisateurs client et fournisseur utilisés par défaut.
Dans la fiche du tiers (volet Comptabilité de l'onglet Adresse), si on laisse le champ compte centralisateur à blanc, le compte centralisateur défini par défaut dans le volet Imputations sera utilisé.

Un compte centralisateur ne peut pas être défini dans la fiche client s'il y a déjà eu des mouvements sur ce tiers, c'est à dire si une liaison de facture a déjà été effectué pour ce tiers.

Taux de TVA partiellement déductible

TVA non déductible imputée sur le compte de la base

Le pourcentage de déductibilité peut être modifié pour les codes TVA de Logistics liés aux codes partiellement déductibles de WinBooks Accounting. Contrairement à WinBooks Accounting, un seul pourcentage de déductibilité est possible dans Logistcs.

La seconde option permet de définir que le compte d'imputation de la TVA non déductible soit le compte de la base (au lieu du compte centralisateur).

Champ Logistics pour la catégorie client

Le champ catégorie dans la comptabilité permet de faire des sélections de clients dans la majorité des impressions comptables concernant les clients (balances, historiques, rappels). Ce champ est limité en comptabilité à 4 caractères. Vous pouvez définir ici quel champ de Logistics alimente ce champ catégorie dans la comptabilité. Typiquement, on utilisera le champ CUSTTYPE (type de fiche) de Logistics. Mais si vous désirez pouvoir faire l'impression des rappels clients par représentant, vous pouvez alors transférer le champ AGENT (représentant) de Logistics dans la catégorie de la comptabilité. Veillez alors limiter vos codes représentants à 4 caractères (les caractères supplémentaires seront tronqués au passage dans la comptabilité).

Si le champ mentionné dans cette option n'est pas utilisé dans Logistics ou si cette option est laissée vide, il est possible d'éviter de remettre à blanc le champ catégorie dans la comptabilité. Pour cela, le champ CATEGORY doit être ajouté dans la liste des champs à ne pas écraser dans WinBooks.

Ce champ catégorie dans la comptabilité n'est pas mis à jour via l'agent de synchronisation WbSync. Pour cela, il faut ajouter dans la liste des champs spécifiques à synchroniser , la ligne suivante : custtype;category

Imputations

Paramètre

Description

Libellé de l'écriture client

Généralement, on choisit la référence du document (champ Référence en haut à droite de l'écran des documents). Si ce champ est vide, Logistics prend alors le libellé de la première ligne du document.

Méthode d'imputation

Compte général défini ci-dessous ou dans le document :
Dans l'écran des documents, il y a un bouton Compte qui permet alors d'imputer un document sur un autre compte que le compte par défaut.

Si cette option est sélectionnée, il est également possible de définir un compte d'imputation sur chaque ligne d'un document en activant le paramètre caché ACCOUNT_ACCOUNT_BY_ROW. Un redémarrage de Logistics puis une mise à jour de la base de données sont nécessaires. Un nouveau champ (docdet.accountnum) est alors disponible dans les lignes de document afin de pouvoir définir un compte d'imputation par ligne de document.

Comptes généraux définis par les catégories comptables clients et articles :
Chaque client est associé à une catégorie comptable client.
Par exemple : BE pour les clients belges, UE pour les clients de l'union européenne et EX pour les clients à l'export.
De même, chaque article est associé à une catégorie comptable article.
Par exemple : MARCH pour les marchandises, PREST pour les prestations et FRAIS pour les frais refacturés.
La table croisée des catégories comptables clients/articles permet de définir les comptes d'imputations achats et ventes (voir l'écran Comptes des catégories comptables via le menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Catégories comptables) :

Catég. client

Catég. article

Compte vente

Compte achat

BE

FRAIS

700010

600010

BE

MARCH

700000

600000

BE

PREST

700020

600020

EU

FRAIS

700110

600110

EU

MARCH

700100

600100

EU

PREST

700120

600120

EX

FRAIS

700210

600210

EX

MARCH

700200

600200

EX

PREST

700220

600220

Si l'imputation ne dépend que de l'article (cas le plus fréquent), on doit alors créer une seule catégorie comptable client. Il est conseillé d'attribuer à cette catégorie le code blanc, ce qui évite de devoir l'encoder à chaque création de nouveau client.
Attention toutefois, avec cette méthode d'imputation, le code article et le code tiers sont obligatoires dans le document afin de déterminer les catégories comptables, par exemple, si une ligne avec un montant ne contient pas de code article alors le compte "par défaut" d'achat ou de vente sera d'application.

Pour définir un compte par client, il existe l'option Pouvoir préciser un compte centralisateur par tiers dans le volet Options.

Procédure d'imputation programmée :
Tout autre mécanisme d'imputation (par exemple, fonction du code TVA) peut être programmé en spécifique.

Compte de vente

Dans le cas de la méthode d'imputation par les catégories comptables, ce compte sera utilisé pour les lignes de document sans code article.

Compte d'achat

Même remarque que pour le paramètre précédent mais pour les factures d'achat.

Compte d'escompte

Spécifier le compte d'imputation à utiliser dans la comptabilité pour les escomptes. Voir aussi la Gestion des escomptes.

Nombre d'imputations analytiques

Logistics peut alimenter certaines sections analytiques de la comptabilité générale. Généralement, on utilise des champs analytiques de Logistics comme « source » pour les sections analytiques de la comptabilité.

  • Table source Logistics :
    • cust (tiers)
    • art (articles)
    • dochead (entête des documents)
    • docdet (lignes des documents)
  • Champs source Logistics : On indiquera ici le nom du champ source (cfr Aide / Base de données). On peut également introduire une expression DBASE valide (appel d'une fonction définie dans le fichier des plug-ins custproc.prg par exemple).
  • Type :
    • C : caractères (lettres ou chiffres)
    • D : date
    • N : numérique
  • Longueur : défini au niveau de la comptabilité
  • Décimales : uniquement pour les champs de type N

Liaison avec plusieurs sociétés comptables

Dans le cas où deux dossiers comptables sont liés à Logistics, il est possible de faire apparaître une liste déroulante nommée Dossier comptable pour choisir un dossier comptable en particulier.
  1. Pour cela, il faut ajouter, via le menu Dossier > Paramétrage > Maintenance des tables, le code de table ACCOUNTSOC avec le type Général (et l'intitulé : Liste des sociétés comptables).

  2. Ré-ouvrir le dossier Logistics via le menu Dossier > Ouvrir Dossier.

  3. Retourner à l'écran Maintenance des tables, sélectionner la ligne avec le code de table ACCOUNTSOC et cliquer sur le bouton Modifier.

  4. Dans l'écran de maintenance de la table ACCOUNTSOC, cliquer sur Nouveau puis sur Sauver pour ajouter un code vide.

  5. Toujours dans cet écran de maintenance de la table ACCOUNTSOC, cliquer sur Nouveau pour ajouter une société comptable, en y mentionnant le code du dossier WinBooks (nom court).
    Répéter cette étape pour chaque société comptable.
    Depuis la version 6.0.10 de Logistics, le deuxième champ alpha (VALA2) peut éventuellement être rempli avec le nom abrégé de l'année comptable. Par défaut (si ce champ est laissé vide), c'est l'année comptable définie dans le paramétrage général de la liaison comptable, qui est reprise.

  6. Maintenant dans l'écran de paramétrage des journaux, une nouvelle liste déroulante Dossier comptable à droite du champ Journal comptabilité, permet de sélectionner la société comptable liée à ce journal.


Possibilité d'envoyer une facture d'achat personnalisée dans la comptabilité (6.2)

Si vous importez un pdf dans un journal de facture d'achat, le programme vous posera la question si s'en est bien une, si oui il placera le TYPE "PURCHASE"

Lors du transfert dans la comptabilité, c'est ce document qui sera transféré