Configuration des journaux

Accédez aux paramètres des journaux via le menu Dossier > Paramétrage > Journaux.

Dans le haut de cette fenêtre, une liste présente les principales informations concernant les journaux.
Dans le bas de cette fenêtre, les paramètres du journal sélectionné dans la liste sont classés selon les onglets suivants :

Onglet 'Général'

Général - A gauche

Paramètre	Description
Code	Code du journal sur max. 8 positions. Changer de code Via le bouton 'Référence', vous pouvez toujours modifier le code d'un journal par la suite.
Type	Logistics gère plusieurs Types de journaux. Quand vous créez un journal, n'oubliez pas de préciser son type car une fois que des documents ont été encodés dans le journal, cette zone n'est plus modifiable.
Libellé	Libellé interne du journal.
Intitulé X	Intitulé du journal dans la langue X. Cet intitulé peut être repris dans le layout d'impression du document. Le nombre d'intitulé est conditionné par le paramètre général Nombre de langues dans les journaux.

Général - A droite

Paramètre	Description
Ordre d'affichage du journal	Détermine l'ordre d'affichage du journal dans la liste des journaux disponibles (par exemple, lors de l'ajout d'un document). Les journaux sont présentés dans la liste trié par n° d'ordre d'affichage puis par ordre alphabétique des codes.
Dépôt par défaut	Quand on encode un document, le dépôt par défaut est repris dans la colonne Stock. Pour qu'un document mouvemente le stock, il faut : que le journal soit d'un type qui influence le stock (jnl.stockcoef = +1 ou -1) avoir un code dépôt dans le document (colonne Stock/Dépôt) avoir une quantité non nulle dans le document (colonne Quantité)
Statut initial	C'est le statut qui sera repris quand on encode un document dans le journal.
Couleur de fond	La couleur de fond peut être modifiée par le bouton situé à droite de sa valeur.

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Onglet 'Options'

Options - A gauche

Paramètre	Description
Accessible en consultation uniquement	Le journal n'est visible que dans les recherches de document.
Saisie du N° de document	Lorsqu'on ajoute un document dans un journal, Logistics attribue au document le prochain n° libre (=dernier + 1). Si l'option est cochée, l'utilisateur peut modifier ce n°. C'est utile en début d'année quand on millésime ses n°(par exemple 2023001). Le nombre de zéros après 2023 dépend du nombre de documents estimés que vous devez créer sur une base annuelle.
Masque N° période précédente	Début janvier, certains clients demandent une facture sur l'année précédente. Si vous millésimez vos n° de facture (en les préfixant par l'année), Logistics peut gérer deux numérotations. Admettons que la dernière facture de 2022 soit la facture 2022785 et que pour 2023 vous soyez à la facture 2023012. Si vous mettez dans le masque de l'année précédente 2022999 (le plus grand n° possible pour cette année), quand vous ajouterez une facture, Logistics vous demandera de choisir entre le n° 2022786 et le n° 2023013.
Utiliser le taux de change du jour à la création du document	Lors de l'encodage d'un document, c'est toujours le taux du jour qui est repris. Par contre, quand on transforme une commande en livraison par exemple, si cette option est cochée dans le journal de livraison, la livraison prend le taux du jour, sinon elle reprend le taux de la commande.
Transférer la note de l'article dans le document	Utile dans les journaux d'offre de prix par exemple.
Avertissement en cas de dépassement de stock	Ce paramètre est lié au paramètre général correspondant (dans l'onglet Article). Il permet de sélectionner dans quel journal on reçoit un avertissement.
Saisie d'un acompte	Ce paramètre est lié au paramètre général Gestion des acomptes (dans le paramètre Gestion de Point de vente de l'onglet Options). On peut également indiquer un % minimum du montant de la commande comme montant de l'acompte. Voir la Gestion des acomptes.
Tenir compte des retours clients pour la valorisation FIFO de l'inventaire	Pour mémoire.
Domiciliation	Voir le paramétrage du Module Gestion des domiciliations.
Export EDI	Activation de ce journal à utiliser avec le module EDI.
Utilisation des palettes dans l'EDI	Activation de ce journal pour gérer les palettes avec le module EDI.
Domiciliation	Voir les paramètres du module de gestion des domiciliations.
Notre banque pour ce journal	Sélectionnez l'une des banques supplémentaires définies via le paramètre général 'Gestion de plusieurs références bancaires' dans les paramètres généraux, onglet 'Options', à utiliser pour la domiciliation.
Sélection articles multiples	Avec l'option 'Sélection articles multiples par journal dans les documents', vous pouvez sélectionner plusieurs articles en une seule fois dans l'écran des documents. Lorsque cette option est activée dans le paramétrage général, il faut dans le paramétrage des journaux activer l'option Sélection articles multiples (onglet Options) pour chaque journal où cette fonctionnalité est souhaitée. L'option au niveau des journaux est seulement disponible pour les journaux de type : offre client (CP), commande client (CO), et commande fournisseur (SO). Pour plus d'informations, voir Sélection articles multiples par journal dans les documents.

Options - A droite

Paramètre	Description
Vente TVAC	Indique que le prix unitaire encodé dans ce journal est un prix unitaire TVA comprise. C'est le champ prix final de la fiche article qui est proposé par défaut. Les documents des journaux TVAC ne peuvent être envoyés que dans des journaux TVAC. Autrement dit, si on a une livraison client TVAC que l'on veut transformer en facture, cela ne peut se faire que dans un journal de facturation TVAC.
Saisie des paiements	Nécessite l'activation du Module Paiement (Y). Cette option vous permet de saisir des paiements soit en différé, soit conjointement à l'encodage du document. Saisie en différé (mode backoffice) Généralement, cette saisie est faite dans les journaux financiers du programme comptable. Si la comptabilité n'est pas tenue sur le même site (par la fiduciaire par exemple), la saisie des paiements dans Logistics permet de gérer les lettres de rappels clients (relance). Saisie du paiement conjointement à l'encodage du document (mode front-office) On utilisera généralement ce mode pour tenir la caisse d'un point de vente. Les modes de paiement qui apparaissent dans la fenêtre de paiement quand on sauve le document sont ceux qui ont un n° d'ordre. Les mode de paiement se définissent via le menu Fichier > Tables > Tiers > Modes de paiement. On peut saisir des paiements sur n'importe quel journal mais seul les paiements saisis sur des journaux de type livraison client pourront être envoyés automatiquement en comptabilité. Les documents de clôture de caisse ne prennent en compte que ces journaux également. Il en découle que pour gérer la caisse d'un point de vente, toutes les ventes doivent passer par un journal de livraison client. Si le client veut une facture, on peut toujours transformer la livraison en facture à la fin de l'encaissement. Toutes les ventes (livraisons clients) qui ne sont pas facturées peuvent : soit être envoyées directement en comptabilité dans un journal de recettes comptoirs (= journal de vente) soit générer une facture globale sur le client comptoir (en fin de journée ou en fin de mois par exemple).
'Arrondi à 5 cents'- 'Sur tous les modes de paiement'	Pour les paiements en espèces, voir 'Arrondi à 5 cents'. En sélectionnant 'Sur tous les modes de paiement', l'arrondi est effectué pour tous les modes de paiement et uniquement sur le montant total à payer.
Ne pas autoriser la mise 'en compte' pour le client comptoir ou associé au client comptoir.	Nécessite l'activation du Module Paiement (Y). Cocher cette option permet de refuser de laisser 'en compte' une vente avec le client comptoir ou une vente nominative si cette dernière n'est pas cochée 'à facturer' dans l'écran de paiement. La mise en compte d'une vente nominative ou l'on coche 'Facturation immédiate' sera elle autorisée.
Le paiement complet est toujours obligatoire pour ce journal.	Nécessite l'activation du Module Paiement (Y) - Option disponible à partir de la version 7.0. Cochée cette option permet de toujours rendre obligatoire le paiement d'une vente, même s'il s'agit d'une vente nominative que l'on facture.
Ne pas proposer la saisie d'un paiement lors de la sauvegarde	Nécessite l'activation du Module Paiement (Y). Si l'option Saisie des paiements est activée, cochez cette case pour ne pas afficher l'écran de paiement à la sauvegarde du document en cours.
Pas de saisie du tiers	Quand on ajoute une nouvelle vente, le client comptoir est alors automatiquement pris et le curseur se positionne directement dans la colonne code article.
Ne pas reprendre le tiers par défaut	Lors de l'encodage d'un document dans un journal de type note d'envoi (CD), si aucun tiers n'est sélectionné, et si l'option Ecran de saisie simplifié et gestion des opérations de caisse, l'option Gestion de Point de vente et l'option Code client général vente comptoir sont activées, alors le client défini comme Client comptoir dans le journal en cours sera repris comme tiers pour ce document lorsque cette option n'est pas activée.
Ecran de saisie simplifié et gestion des opérations de caisse	Utilisé généralement dans les points de ventes pour accélérer les ventes et simplifier la lecture de l'écran. L'utilisation des écrans clients simplifiés n'est possible que si cette option est cochée.
Générer les paiements pour les domiciliations	Permet de générer des opérations de caisse de type 'Paiement de client' et de transférer les montants des domiciliations vers les comptes client en comptabilité.
Avec les pages	Cette option active les onglets Livraison, Informations et Notes dans la configuration d'écran simplifié.
Ne pas ajouter ce journal dans la toolbar POS	N'affiche pas les boutons concernant ce journal dans la barre d'outil de l'interface POS.
Calcul des totaux en cours d'encodage (plus lent)	Cela permet au client de savoir où il en est dans ses achats. Évitez de cocher cette option dans les journaux de type inventaire car quand les documents sont longs, cette option peut fortement ralentir l'encodage.
Pas de facturation	Empêche toute facturation à partir de ce journal. Utile par exemple dans le cas de livraison d'échantillons non facturés.
Pas de facturation groupée	Pour empêcher la facturation automatique via le menu Opération/Facturation des livraisons clients. Toutes les ventes qui ne sont pas directement facturées passent alors en recette comptoir lors de la liaison à la comptabilité des recettes comptoirs et des financiers.
Intrastat livraison	Nécessite l'activation du Paramétrage de la Gestion des déclarations intrastat.
Intrastat acquisition	Nécessite l'activation du Paramétrage de la Gestion des déclarations intrastat.
Abonnement	Voir le paramétrage du Module Gestion des abonnements.
Recalculer les prix en fonction du client	Permet une mise à jour du prix des articles en fonction du client dans les documents générés par le Module Gestion des abonnements.
Date du jour pour les nouveaux documents	Empêche de mettre une date autre que la date du jour, lors de l'utilisation du bouton Sauver... dans l'écran des documents. Par défaut, le bouton Sauver... sauvegarde le document actuel et ajoute le document suivant en y reprenant la même date que le document venant d'être sauvegardé.
Respecter la séquence des numéros	Empêche la suppression d'un document qui n'est pas le dernier du journal. Ceci afin d'éviter d'avoir des ruptures dans le numérotation des documents.
Envoyer l'e-mail directement (sinon il reste dans la boîte d'envoi)	Par exemple, pour une facture, vous pouvez définir ici qu'un e-mail peut être envoyé immédiatement, contrairement aux paramètres généraux.
E-mail : afficher le brouillon à la création	Afficher la version brouillon lors de la création. Uniquement disponible si Outlook est défini comme programme d'envoi d'e-mails.

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Onglet 'Impression'

Impression - Layouts

Paramètre	Description
Ordre de tri	Laissez à blanc pour imprimer le document en respectant l'ordre d'encodage. L'expression introduite ici peut utiliser les alias docdet, dochead, cust, art et category. Exemple : Trier suivant une analytique Pour trier les lignes du document suivant l'analytique 1 de l'article, il faut introduira l'expression : Docdet.Jnl+str(docdet.number,8)+art.ana1
Layout	Par défaut, on peut associer 3 layouts différents à chaque journal. Si vous en désirez plus, modifiez le paramètre général "COUNT_LAYOUT" via le menu Fichier > Tables > Générales > Paramètres. Pour sélectionner un layout, cliquez sur le bouton collé au champ. La liste des layouts du répertoire layout du dossier et du répertoire layout de logistics s'affiche.
Libellé	Si vous ne mettez rien dans le libellé, le nom du layout sera présenté à l'utilisateur.
Copies	C'est le nombre de copies qui sera proposé par défaut à l'utilisateur quand il demandera l'impression d'un document.
Si statut=	L'impression du document est conditionnée par son statut.
Condition avancée	On peut indiquer une expression SQL qui : si elle renvoie .T. (true) permet l'impression du document si elle renvoie .F. (false) bloque l'impression du document L'expression introduite ici peut utiliser les alias docdet, dochead, cust et art. Exemple : Imprimer un layout de traite Si on souhaite imprimer un layout de traite quand le client paie par traite (mode de paiement = 'TR'), on indiquera l'expression suivante : Dochead.paymode = 'TR' Exemple : Imprimer dans différents bacs d'une imprimante Si on souhaite, par exemple, imprimer un exemplaire de facture sur le bac 1 et les exemplaires suivants sur le bac 2, il faut associer 2 nouveaux layouts au journal. Dans le layout 1, il faut mémoriser l'environnement d'impression et choisir le bac 1, et ensuite mettre une copie par défaut pour ce layout. Dans le layout 2, il faut aussi mémoriser et choisir le bac 2, et ensuite mettre x copies par défaut. Exemple : Imprimer en noir et blanc ou en couleur Si on souhaite, par exemple, imprimer certains exemplaires en noir et blanc, et d'autres exemplaires en couleur, il faut associer 2 layouts au journal. Le layout 1 contient par exemple le logo couleur de la société. Et le layout 2 contient contient le logo en noir et blanc. Exemple : Imprimante différente par utilisateur Si on souhaite choisir, pour le même journal, une imprimante par défaut différente en fonction de l'utilisateur, il faut d'abord associer un nouveau layout à ce journal pour chaque utilisateur et indiquer l'expression suivante : gcUserid = "USER1" L'imprimante par défaut correspondra à celle choisie dans la mise en page de chaque layout. Selon ce même principe, il est également possible de choisir une imprimante par groupe d'utilisateur.
Nouv.statut=	Si un statut est défini ici, après l'impression du document, Logistics met automatiquement le document à ce statut.
Traitement avancé	Le code DBASE introduit ici est exécuté après l'impression du layout. Exemple : Récupération d'information via le presse-papier Pour copier le n° de fax du client dans le presse-papier (afin de pouvoir le récupérer par la fonction coller de Windows), on peut mettre le code suivant : _CLIPTEXT = TRIM(cust.adrfax) WAIT WINDOW NOWAIT 'Tapez CTRL-V pour récupérer le n° de fax'+cust.adrfax
Ajouter une pièce jointe	En cliquant sur , vous pouvez ajouter une pièce jointe.
Exportation VI	Cochez cette option pour choisir le layout à utiliser lors de l'export des documents de ce journal vers Virtual Invoice. Cette option est uniquement disponible si l'option Exporter les documents dans Virtual Invoice est cochée dans la Liaison à une comptabilité.
UBL	Cochez cette option pour choisir le layout à utiliser pour le fichier UBL.
Paramètre	Description
Impression d'étiquette	Après l'impression du document, Logistics vous propose alors d'imprimer des étiquettes (à coller sur les articles par exemple). Il imprime autant d'étiquettes qu'il n'y a d'articles dans le document.
Nombre de copies par tiers	Cette option tient compte du nombre de copies que chaque client désire pour ses factures. La fiche du tiers contient le champ Nombre de copies dans l'onglet Conditions pour indiquer le nombre de copies à imprimer en plus de l'original. Avec cette option activée, le volet Gestion des copies clients est ajouté à l'écran d'impression des documents où les options Impression des originaux et Impression des copies supplémentaires clients sont disponibles. Exemple : Imprimer l'original, un duplicata et des copies Si on souhaite, par exemple, imprimer (pour un layout et un client) un document en 5 exemplaires où le 1er exemplaire contient le terme "Original", le 2ème contient le terme "Duplicata" et les 3 autres exemplaires contiennent le terme "Copie". Dans le paramétrage du journal, activer l'option Nombre de copies par tiers. Dans la fiche du tiers, indiquer le Nombre de copies dans l'onglet Conditions. Dans notre exemple, il faut indiquer 4 copies en plus de l'original pour obtenir 1 original + 4 copies = 5 impressions Dans le layout, il faut ajouter plusieurs contrôles superposés (3 dans notre exemple) avec les expressions et conditions d'impression suivantes : Le 1er contrôle aura l'expression `"Original"` avec la condition d'impression `copy = 1`. Le 2ème contrôle aura l'expression `"Duplicata"` avec la condition d'impression `copy = 2`. Et le 3ème contrôle aura l'expression `"Copie"` avec la condition d'impression `copy > 2`. Lors de l'impression du document, cocher les cases Impression des originaux et Impression des copies supplémentaires clients dans l'écran d'impression des documents. Attention, si on indique par exemple 2 dans le Nombre de copies par layout de l'écran d'impression des documents, le nombre total d'impression sera multiplié par 2 !
Impression des backorders	Après l'impression du document, Logistics vous propose l'impression des backorders du client ou fournisseur du document.
Impression sans confirmation	Si vous cochez cette option, les écrans permettant de choisir le layout, le nombre de copie et l'imprimante ne sont plus affichés et les documents sont directement imprimés. S'il n'y a pas d'imprimante associée au layout, l'impression est envoyée sur l'imprimante par défaut, sinon c'est l'imprimante prédéfinie dans le layout qui est utilisée. L'association entre le layout et l'imprimante se fait dans la mise en page.
Copies assemblées (c'est plus lent)	Quand on imprime un lot de factures en 2 copies par exemple, si l'on coche cette option, la copie suit l'original, sinon tous les originaux sont imprimés puis toutes les copies.
Pas de sélection de l'imprimante	Si vous cochez cette option, l'écran permettant de choisir l'imprimante n'est plus affiché. S'il n'y a pas d'imprimante associée au layout, l'impression est envoyée sur l'imprimante par défaut, sinon c'est l'imprimante prédéfinie dans le layout qui est utilisée. L'association entre le layout et l'imprimante se fait dans la mise en page.
Ne pas reprendre les pièces jointes pour l'impression	Voir la Gestion des pièces jointes.
Ne pas reprendre les pièces jointes pour les e-mails	Voir la Gestion des pièces jointes.

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Onglet 'Divers'

Divers - Journaux liés

Vous pouvez seulement lier deux journaux s'ils ont la même valeur pour l'option Vente TVAC dans l'onglet Options.

Paramètre	Description
Journal des commandes lié	Cette zone n'est accessible que pour les journaux de type 'livraison'. Si vous lier un journal de commande au journal de livraison, lors de l'encodage d'une livraison, Logistics ira automatiquement apurer les éventuelles commandes ouvertes. Cette zone est aussi accessible pour les journaux de type 'facture' afin de laisser la possibilité de lier directement un journal de commande à un journal de facture. Cette possibilité évite de devoir passer par un note d'envoi, tout en permettant d'avoir un apurement des backorders de la commande lors de sa transformation en facture. Mais attention, si le journal de commande est lié au journal de note d'envoi (cas classique), alors ce même journal de commande ne peut en aucun cas être lié au journal de facture, et inversement. Il faut choisir un des 2 cas, mais pas les 2 en même temps.
Pas d'apurement automatique des commandes	Lors des encodages manuels des bons de livraison, les commandes du journal lié ne seront pas apurées. Si l'apurement automatique des commandes est activé, Logistics apure d'abord les commandes clients les plus anciennes. Et lors de l'encodage manuel d'une note d'envoi, une ligne de document peut se diviser / séparer automatiquement en 2 ou plusieurs lignes pour tenir compte de l’apurement de différentes commandes.
Journal de facturation associé	Également accessible uniquement aux journaux de type livraison. C'est le journal de facturation qui sera proposé par défaut lors de la transformation de la livraison en facture.
Journal de note de crédit associé	Également accessible uniquement aux journaux de type livraison. C'est le journal de note de crédit qui sera proposé par défaut lors de la transformation de la facture en note de crédit.
Journal des mouvements de stock lié	Accessible dans les journaux de type livraison, transfert de dépôt à dépôt et livraison atelier (production); c-à-d les journaux qui génèrent un double mouvement de stock. Nous vous conseillons de créer des journaux de mouvements de stock distincts dans ce cas et de les associer ici.
Journal comptabilité	Accessible dans les journaux de type note d'envoi, facture et note de crédit. Mentionnez le nom du journal lié en comptabilité (par exemple VENTES, ACHATS, NCVEN, ...). Liaison avec plusieurs sociétés comptables Dans le cas où deux dossiers comptables sont liés à Logistics, il est possible de faire apparaître une liste déroulante nommée Dossier comptable pour choisir un dossier comptable en particulier. Pour cela, il faut ajouter, via le menu Dossier > Paramétrage > Maintenance des tables, le code de table ACCOUNTSOC avec le type Général (et l'intitulé : Liste des sociétés comptables). Ré-ouvrir le dossier Logistics via le menu Dossier > Ouvrir Dossier. Retourner à l'écran Maintenance des tables, sélectionner la ligne avec le code de table ACCOUNTSOC et cliquer sur le bouton Modifier. Dans l'écran de maintenance de la table ACCOUNTSOC, cliquer sur Nouveau puis sur Sauver pour ajouter un code vide. Toujours dans cet écran de maintenance de la table ACCOUNTSOC, cliquer sur Nouveau pour ajouter une société comptable, en y mentionnant le code du dossier WinBooks (nom court). Répéter cette étape pour chaque société comptable. Depuis la version 6.0.10 de Logistics, le deuxième champ alpha (VALA2) peut éventuellement être rempli avec le nom abrégé de l'année comptable. Par défaut (si ce champ est laissé vide), c'est l'année comptable définie dans le paramétrage général de la liaison comptable, qui est reprise. Maintenant dans l'écran de paramétrage des journaux, une nouvelle liste déroulante Dossier comptable à droite du champ Journal comptabilité, permet de sélectionner la société comptable liée à ce journal. Les champs spécifiques de ces sociétés concernées peuvent être remplis via le bouton . EPC QR code Si l'utilisation des codes QR EPC pour les paiements est activée, le compte bancaire indiqué dans le code QR EPC sera utilisé.
Dossier comptable	Dans le cas où deux dossiers comptables sont liés à Logistics, il est possible de faire apparaître une liste déroulante nommée Dossier comptable pour choisir un dossier comptable en particulier. Ce menu est disponible si le code table ACCOUNTSOC a été ajouté dans les tables. Voir Liaison avec plusieurs dossiers comptables. Les champs spécifiques de ces sociétés concernées peuvent être remplis via le bouton .
Préfixe pour le VCS	Uniquement disponible si l'option 'Utiliser un préfixe OGM par journal' est activée dans l'onglet 'Divers' des paramètres généraux.

Divers - Options

Paramètre	Description
Quantité par défaut	Dans un point de vente, comme la majorité des articles se vendent à la pièce (surtout si l'on utilise un lecteur de codes à barres), mettez 1 comme quantité par défaut dans le journal des ventes comptoirs.
Quantité maximum à l'encodage	Toujours dans le cas de l'utilisation d'un lecteur de codes à barres, pour éviter que l'on puisse scanner le code à barres étant dans la colonne des quantités, on mettra une valeur maximale encodable dans la colonne quantité (999 par exemple).

Divers - Point de vente

Paramètre

Description

Client comptoir

(Disponible uniquement avec l'Interface POS) En cas d'utilisation de plusieurs journaux de caisse, il est possible de définir un client comptoir par défaut pour chaque journal de vente comptoir (type Livraison client).

Dépense diverse

Recette diverse

Transfert Banque

(Disponible uniquement avec l'Interface POS) Si plusieurs comptes de ce type sont définis, l'utilisateur doit alors préciser le compte lors de l'encodage de l'opération de caisse (délicat). En cas d'utilisation de plusieurs journaux de caisse, il est possible de définir un compte de dépenses, de recettes et financier par défaut pour chaque journal de vente comptoir (type Livraison client).