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Pour injecter les factures/notes de crédit en comptabilité, procédez comme suit :

Lier les factures, notes de crédit

Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Liaison des factures, notes de crédit

  1. La date proposée est la date du jour. Vous pouvez sélectionner une autre date.
    Vous pouvez paramétrer que la date proposée soit le dernier jour du mois précédent (voir Paramétrage de la liaison comptable).

  2. Tous les documents encodés dans un journal auquel un journal comptable a été lié et avec une date antérieure ou égale à la date sélectionnée s'affichent.
    Tous les documents avec une date du même mois que le premier document de la liste sont marqués par un X (Inclure) dans la colonne Lier.

    • Inclure : utilisez ce bouton pour inclure une liste de documents.
      Logistics propose d'inclure tous les documents jusqu'au n° sélectionné. Ce qui correspond à mettre des X dans la colonne Lier.
    • Exclure : utilisez ce bouton pour exclure une liste de documents. 
      Logistics propose d'exclure tous les documents jusqu'au n° sélectionné. Ce qui correspond à supprimer les X dans la colonne Lier. Des documents exclus seront à nouveau proposés lors de la prochaine liaison.
    • Définitivement : utilisez ce bouton pour que certains documents n'apparaissent plus et ne soient donc jamais liés à la comptabilité ou tapez D dans la colonne Lier en regard du document/des documents concernés. Ces documents ne seront plus proposés lors d'une prochaine liaison.

    Cette action n'a de l'effet que si la liaison est enregistrée. Donc, après il faut cliquer sur le bouton Ok.

    Période comptable
    Il s'agit de la période comptable dans laquelle les factures/notes de crédit seront comptabilisées.

    Export
    Vous pouvez imprimer cette liste ou l'exporter vers Excel. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une des en-têtes des colonnes. Optez pour Imprimer ou pour Exporter pour exporter la liste vers Excel. Le document Excel contient aussi toutes les informations qui ne se voient pas à l'écran, tels que les codes analytiques, les codes tva, les cours de devises utilisés ...

    Liste
    Cette liste étant sous forme de grille vous pouvez en changer les propriétés également avec un clic droit sur une des en-têtes des colonnes.

  3. Cliquez sur Ok pour poursuivre la liaison.

  4. Une liste des écritures comptables qui seront générées est affichée.
    Vous pouvez imprimer cette liste ou l'exporter vers Excel par un clic droit de la souris une des en-têtes des colonnes.

  5. Cliquez sur Exécuter pour lancer la liaison, sur Abandon si vous voulez annuler la liaison.

    Logistics envoie d'abord les tiers, tous journaux confondus. Ensuite par journal, les en-têtes des documents et les lignes du document. Cliquez sur Ok quand Logistics signale que les tiers ont été liés. Cliquez une seconde fois sur Ok quand Logistics signale que la liaison du journal est terminée. S'il y a plusieurs journaux, Logistics passe au journal suivant et ainsi de suite. Quand tous les journaux ont été liés, Logistics affiche le n° de la liaison ainsi que les journaux qui ont été liés.

    Erreurs
    Si des documents n'ont pu être liés, Logistics affiche un document indiquant quelle en est la raison et indique que la liaison est non faite (entièrement).

    Si un message d'erreur indique une Différence entre à payer et base + tva de quelques centimes, il faut modifier ou ajouter le paramètre ACCOUNT_MAX_ROUND dans le menu Fichier > Tables > Générales > Paramètres avec une valeur plus élevée (par exemple 0.50 pour un seuil de 50 centimes ou 1 pour 1 euro). Le seuil par défaut est de 0.12. La différence d'arrondis est reportée sur la plus grande base, sauf si cette différence dépasse le seuil définit par ce paramètre.


    Statuts
    Si vous gérez les statuts, Logistics attribue le statut AC (comptabilisé) aux documents liés.

Lier les clients et fournisseurs

Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Liaison des clients / fournisseurs

Logistics permet de transférer les clients et/ou les fournisseurs vers la comptabilité, même sans qu'il n'y ait eu de documents, ce qui vous évite de devoir réencoder ou de modifier deux fois les données d'un tiers, une fois dans la gestion commerciale (Logistics) et une fois dans votre programme comptable.

Désenregistrer une liaison comptable

Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Désenregistrement d'une liaison à la comptabilité

Si vous avez exclu définitivement un document, il ne sera plus disponible lors de la prochaine liaison. Pour le rendre à nouveau disponible pour la liaison, il suffit de désenregistrer la liaison en indiquant le N° de liaison à défaire et le journal. Par défaut, le dernier n° de liaison est proposé.

Le désenregistrement n'a de l'effet que dans la gestion commerciale (Logistics). Si des documents étaient passés dans la comptabilité, ils y restent présents. Il faut donc également les supprimer à cet endroit. Si vous avez fait un désenregistrement dans le but de refaire un lien, veillez à n'inclure que les documents qui ne se trouvent pas encore dans la comptabilité.

Le N° de liaison est consultable dans le document comptabilisé (menu Encodages > Documents) en laissant le pointeur de souris sur l'icône . Cliquez sur cette icône pour désenregistrer la liaison de ce document.

Réenregistrer une liaison comptable

Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Réenregistrement d'une liaison à la comptabilité

Réenregistrer une liaison équivaut à faire comme si des documents avaient été envoyés vers la comptabilité. Ils ne seront donc plus proposés lors d'une nouvelle liaison. Cela peut par exemple être utile si quelqu'un a encodé directement les documents dans la comptabilité alors qu'ils avaient aussi été encodés dans la gestion commerciale.

Le réenregistrement n'a de l'effet que dans la gestion commerciale ; si des documents n'étaient pas encore présents dans la comptabilité, le fait de les réenregistrer n'y change rien.

Importation des paiements de factures

Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Importation des paiements de factures

Logistics permet d'importer les paiements (partiels) des factures à partir de la comptabilité, si les conditions suivantes sont respectées:

  • Avoir un accès direct aux données comptables.
  • Ne pas avoir activé le paramètre Saisie des paiements pour les journaux dans lesquels vous souhaitez importer les paiements.
  • Si vous utilisez des statuts, avoir un statut PA (payée). Après importation, toutes les factures payées dans la comptabilité, auront le statut PA.
  • Avoir des factures avec un montant à payer différent du montant payé (vérifiable via la recherche des documents : colonne Solde différent de 0).
  • Avoir des journaux liés à un journal de la comptabilité.

Après l'importation, les factures auront le statut PA et leur solde sera 0 ou inférieur au montant à payer.