Paramétrage de la liaison comptable

Programme comptable

Sélectionnez le programme de comptabilité lié à Logistics. Par défaut, Logistics peut être lié aux comptabilité WinBooks Accounting (WINBOOKS) ou WinBooks on Web (WOW).

De plus, Logistics peut être lié à d'autres comptabilités (et ainsi avoir le même comportement que Flex) en ajoutant la ligne LikeFlex=Yes dans le fichier logistics.ini.

Programme comptable en ligne

Sélectionnez cette option si le programme de comptabilité est sur le même site (réseau) que Logistics.

Si l'option Programme comptable en ligne n'est pas cochée, précisez un répertoire où les fichiers de liaison doivent être générés. Ces fichiers pourront alors être envoyés sur le site de la comptabilité (fiduciaire p.ex.) pour y être importer via le programme wblink.

Pour cette liaison Offline, les fichiers suivants, provenant du dossier comptable, doivent être présent dans le répertoire AccountOfflineFiles du dossier Logistics :

Répertoire du programme

Répertoire où est installé le programme de comptabilité (winbooks.exe). Ce répertoire est généralement c:\winbooks\

Numéro de dossier

• Si l'option Accès direct aux données comptables a été cochée (voir la note en haut de page) et l'option Programme comptable en ligne est aussi cochée (voir ci-dessus dans le volet Paramétrage de la liaison comptable), Logistics présente une liste déroulante pour le n° de dossier.
• Dans le cas contraire, il faut introduire le code du dossier Winbooks (nom court).

Nom de l'utilisateur

Même remarque que pour le paramètre Numéro de dossier. Dans le cas d'une comptabilité multi-dossiers, il est conseillé d'avoir un nom d'utilisateur différent par dossier pour la liaison à la comptabilité.

Nom de l'année comptable

C'est le nom abrégé de l'exercice comptable. Veillez à respecter la casse et les espaces. Exemple : Ex. 2013

Répertoire des fichiers à créer

C'est le répertoire des données de la comptabilité (généralement x:\winbooks\data).
Si l'option Accès direct aux données comptables a été cochée (voir la note en haut de page) et l'option Programme comptable en ligne est aussi cochée (voir ci-dessus dans le volet Paramétrage de la liaison comptable), ce paramètre se remplit automatiquement.

Proposer les documents à lier jusqu'à la date du jour

A cocher si vous désirez faire des liaisons comptables au jour le jour.

Afficher les 'warning' non bloquants après une liaison

Winbooks vous donne alors entre autre la liste des clients/fournisseurs qui ont été mis à jour lors de la liaison des factures et notes de crédit. Cliquez sur le bouton Paramètres pour choisir l'action à appliquer pour chaque warning rencontré lors d'une liaison.

Transférer la communication structurée (VCS)

Permet de calculer et d'envoyer une communication structurée vers la comptabilité, uniquement pour les factures (CI : Customer Invoice).

Dossier comptable sans TVA

A cocher si le dossier comptable est défini sans TVA.

Pouvoir préciser un compte centralisateur par tiers

A cocher pour pouvoir définir un compte centralisateur par tiers. Dans le volet Imputations, il est possible de définir les comptes centralisateurs client et fournisseur utilisés par défaut.
Dans la fiche du tiers (volet Comptabilité de l'onglet Adresse), si on laisse le champ compte centralisateur à blanc, le compte centralisateur défini par défaut dans le volet Imputations sera utilisé.

Taux de TVA partiellement déductible

Champ Logistics pour la catégorie client

Le champ catégorie dans la comptabilité permet de faire des sélections de clients dans la majorité des impressions comptables concernant les clients (balances, historiques, rappels). Ce champ est limité en comptabilité à 4 caractères. Vous pouvez définir ici quel champ de Logistics alimente ce champ catégorie dans la comptabilité. Typiquement, on utilisera le champ CUSTTYPE (type de fiche) de Logistics. Mais si vous désirez pouvoir faire l'impression des rappels clients par représentant, vous pouvez alors transférer le champ AGENT (représentant) de Logistics dans la catégorie de la comptabilité. Veillez alors limiter vos codes représentants à 4 caractères (les caractères supplémentaires seront tronqués au passage dans la comptabilité).

Si le champ mentionné dans cette option n'est pas utilisé dans Logistics ou si cette option est laissée vide, il est possible d'éviter de remettre à blanc le champ catégorie dans la comptabilité. Pour cela, le champ CATEGORY doit être ajouté dans la liste des champs à ne pas écraser dans WinBooks.

Ce champ catégorie dans la comptabilité n'est pas mis à jour via l'agent de synchronisation WbSync. Pour cela, il faut ajouter dans la liste des champs spécifiques à synchroniser , la ligne suivante : custtype;category

Libellé de l'écriture client

Généralement, on choisit la référence du document (champ Référence en haut à droite de l'écran des documents). Si ce champ est vide, Logistics prend alors le libellé de la première ligne du document.

Méthode d'imputation

Compte général défini ci-dessous ou dans le document :
Dans l'écran des documents, il y a un bouton Compte qui permet alors d'imputer un document sur un autre compte que le compte par défaut.

Comptes généraux définis par les catégories comptables clients et articles :
Chaque client est associé à une catégorie comptable client.
Par exemple : BE pour les clients belges, UE pour les clients de l'union européenne et EX pour les clients à l'export.
De même, chaque article est associé à une catégorie comptable article.
Par exemple : MARCH pour les marchandises, PREST pour les prestations et FRAIS pour les frais refacturés.
La table croisée des catégories comptables clients/articles permet de définir les comptes d'imputations achats et ventes (voir l'écran Comptes des catégories comptables via le menu Utilitaire > Liaison à la comptabilité > Catégories comptables) :

Si l'imputation ne dépend que de l'article (cas le plus fréquent), on doit alors créer une seule catégorie comptable client. Il est conseillé d'attribuer à cette catégorie le code blanc, ce qui évite de devoir l'encoder à chaque création de nouveau client.

Procédure d'imputation programmée :
Tout autre mécanisme d'imputation (par exemple, fonction du code TVA) peut être programmé en spécifique.

Compte de vente

Dans le cas de la méthode d'imputation par les catégories comptables, ce compte sera utilisé pour les lignes de document sans code article.

Compte d'achat

Même remarque que pour le paramètre précédent mais pour les factures d'achat.

Compte d'escompte

Nombre d'imputations analytiques

Logistics peut alimenter certaines sections analytiques de la comptabilité générale. Généralement, on utilise des champs analytiques de Logistics comme « source » pour les sections analytiques de la comptabilité.

• Table source Logistics :
  • cust (tiers)
  • art (articles)
  • dochead (entête des documents)
  • docdet (lignes des documents)
• Champs source Logistics : On indiquera ici le nom du champ source (cfr Aide / Base de données). On peut également introduire une expression DBASE valide (appel d'une fonction définie dans le fichier des plug-ins custproc.prg par exemple).
• Type :
  • C : caractères (lettres ou chiffres)
  • D : date
  • N : numérique
• Longueur : défini au niveau de la comptabilité
• Décimales : uniquement pour les champs de type N