Accédez à l'écran de création d'une nouvelle action via :
- le menu Encodages > Encoder une nouvelle action
- le bouton
de la barre d'outils - le bouton
dans l'écran de consultation des actions
Sur cette page:
Encodage d'une action
Le système de recherche du tiers et de la personne de contact est identique à l'écran de consultation des actions.
- Le bouton
permet d'éditer la fiche du tiers sélectionné dans la fiche d’action.
- Le bouton
permet d’ouvrir le navigateur internet sur la page Google Maps avec un appel de l’itinéraire entre l'adresse de la société (l'utilisateur de Logistics) et l'adresse du tiers sélectionné dans la fiche d'action.
Vous devez préciser :
- Le type d'action
- Le statut
- La priorité
- L'utilisateur qui suivra l'action
- Le dossier
- La date limite
- Le sujet de l'action et un contenu
Lien vers un document de la gestion commerciale
Si le nouvel écran des documents 5.0 est utilisé et que vous souhaitez Etablir un lien vers un document de la gestion commerciale (champ Doc. lié) en cliquant sur le bouton 
, il est alors nécessaire dans les paramètres généraux, onglet Documents, paramètre Ecran d'encodage des documents, de cocher l'option Utilisation de l'écran version 5.0 avec accès à l'écran version 4.2.
Documents liés à une action
Voici la partie de l'écran reprenant la liste des documents de l'action.
A une action, vous pouvez ajouter un ou plusieurs documents liés à cette action.
Plusieurs possibilités sont disponibles :
Bouton | Description |
|---|---|
| Permet d'importer un document, ceci permet de rechercher un fichier et de l'importer dans le répertoire des données du programme (dans le sous répertoire DOCUMENT du répertoire DATA du dossier) |
| Permet de rechercher un fichier et d'établir un lien vers celui-ci. Le programme ne recopiera donc pas le fichier original. Aussi longtemps que le fichier restera à son emplacement d'origine (lien conservé), l'ouverture de celui-ci via la fiche d'action sera possible. |
| Permet de créer un nouveau document sur base d'un document template. Cette option sera particulièrement utilisée avec des documents Word contenant des champs de fusions (voir plus loin l'explication complète sur le fonctionnement des documents de fusion). Le document template sera dupliqué, fusionné et copié dans le répertoire DOCUMENT du dossier. |
| Ce bouton permet, via un menu contextuel, les 3 actions suivantes :
|
| Permet supprimer un document. S'il s'agit d'un document importé, le fichier sera physiquement effacé du répertoire DOCUMENT, s'il s'agit d'un lien, seul ce lien sera supprimé, le document source ne sera jamais effacé. |
| Permet d'éditer un document Word contenant des champs de fusion. Voir les explications complètes sur les documents de fusion. Ce bouton n'aura donc aucun effet si vous tenter d'ouvrir un autre type de fichier. |
| Permet d'ouvrir le document. S'il s'agit d'un document Word contenant des champs de fusion, le programme effectuera la fusion et vous affichera le résultat. Attention, le fichier généré est un fichier temporaire, toute modification dans celui-ci sera perdue. Pour modifier un document fusionné, choisissez l'option ouveau document » sur base d'un template contenant des champs de fusion, ce document une fois fusionné et importé dans le répertoire DOCUMENT sera éditable. Pour les autres types de documents (XLS, PDF,...) le programme ouvrira le fichier normalement. Attention, si vous ouvrez un document lié, vous éditerez donc le fichier original. Un avertissement vous le rappellera ! |
| Permet d'imprimer le document sélectionné. S'il s'agit d'un lien vers un fichier Word contenant des champs de fusion, le programme imprimera le résultat de la fusion. Pour imprimer un document source contenant des champs de fusion, vous devez alors utiliser le bouton d'édition pour ce type de fichier et l'imprimer depuis l'application Word. |
| Permet d'enregistrer le document sélectionné dans un répertoire de votre choix (le répertoire de destination est mémorisé par utilisateur). Le fichier source reste bien entendu à son emplacement (que ce soit un document importé ou un lien). Cette option est donc utile pour extraire et copier vers un autre emplacement un document d'une action. |
Remarques
- Un fichier lié apparaît en gras dans la liste des documents.
- Un double-clic sur un fichier dans la colonne Fichier de la grille permet de visualiser le document (correspond au bouton
).
- Le libellé interne du fichier est modifiable (Colonne Libellé de la grille).
- Voici l'avertissement reçu quand vous ouvrez un document original (lien vers un fichier) :
Vous avez la possibilité de demander de ne plus être avertit durant la session. Au prochain démarrage de l'application, le message reviendra.
Boutons de la fiche d'action
En mode consultation :
En mode édition :
Quand vous encodez une nouvelle action, celle-ci passe automatiquement en mode d'édition.
Le bouton 
permettra donc de la sauvegarder.
Une fois l'action sauvegardée, vous avez les possibilités suivantes :
Bouton | Description |
|---|---|
| Ces 2 boutons de navigation permettent de se déplacer d'une fiche à l'autre, à partir du moment où l'écran a été ouvert depuis la liste de consultation. |
| Repasser en mode d'édition. |
| Créer une nouvelle action liée. |
| Imprimer la fiche d'action. Voir Impression de la fiche d'action. |
| Envoyer la fiche par e-mail. Voir Envoi de l'action par e-mail. |
| Planifier l'action. Voir Planifier l'action si le module complémentaire M2 n'est pas activé, sinon voir Module de Planification si ce module M2 est activé. |
| Facturer cette action. |
| Effacer cette fiche d'action. |
Impression de la fiche d'action
- Pour imprimer le contenu d'une fiche d'action avec un rapport standard, cochez l'option Utiliser un rapport pour l'impression de la fiche d'action.
- Et pour imprimer via un document de fusion, cochez l'option Utiliser un document de fusion pour l'impression de la fiche d'action (voir Document de fusion Word).
Vous pouvez définir un document du fusion Word afin d'imprimer le contenu de l'action, ce dernier servant donc de layout.
Exemple d'un document fusionné pour la fiche d'activité :
- Vous pouvez aussi si vous cocher la case Imprimer aussi les documents repris pour cette action.
Envoi de l'action par e-mail
Vous pouvez préciser un ensemble de paramètres pour cet envoi par mail :
Bouton | Description |
|---|---|
Ajouter une personne de destination en copie. | |
Email copie | Ajouter une personne de destination en copie cachée. |
Envoi direct des messages | Dans ce cas, il existe deux possibilités :
|
Envoi en 'Haute importance' | Permet d'envoyer le mail avec le statut 'Haute importance'. |
Envoi avec demande d'un accusé de réception | Permet d'envoyer le mail avec une demande d'accusé de réception. |
Inclure les pièces jointes dans l'envoi | Inclure ou non les documents de l'action en tant que pièces jointes dans le mail Si un des documents est un document au format HTML, le premier dans la liste sera utilisé pour remplir le corps de l'email (ce message sera dès lors toujours envoyé en format HTML). |
Sujet et contenu du mail | Vous pouvez encore à ce stade modifier le contenu du sujet et du corps du mail, ceux-ci ont été récupérés des champs Sujet et Corps de l'action. |
Résultat dans votre OUTBOX :
Le nom des fichiers repris dans les pièces jointes correspond au libellé (modifiable) que vous aurez donné à ceux-ci (colonne Libellé dans la liste des documents de l'action).
Planifier l'action
Sans le module complémentaire M2, il est possible de planifier cette action dans votre calendrier d'Outlook (Voir Module de Planification pour la planification avec le module M2).
La première opération sur le calendrier d'Outlook peut durer quelques secondes.
Voici le rendez-vous généré dans votre calendrier Outlook :
La date et l'heure de début et de fin sont reprisent de l'action (voir volet Planification dans la fiche d'action).
Si rien n'est défini dans l'action, le jour et l'heure courante est reprise, vous pouvez modifier ceci dans Outlook. Les modifications apportées dans la fiche d'Outlook quant à la date et l'heure de planification seront reportées dans la fiche d'action.
Le rappel est par défaut fixé sur une heure, ceci est modifiable via un paramètre général du module. Il est également possible de définir les paramètres du rappel au niveau du paramétrage des types d'actions (Voir Edition de la table des types d'historiques).
Module de Planification
Avec le module complémentaire M2, la gestion des planifications est beaucoup plus complète et plus puissante puisque le système ouvre alors l'écran suivant :
Cet écran permet :
- De planifier l'action sélectionnée
- De consulter le planning des autres actions et ce par utilisateur (onglet Utilisateur), en se déplaçant de semaine en semaine avec les boutons de navigations situés en haut de l'écran.
- Appelé depuis la barre d'outils, il permet de créer directement une nouvelle action à planifier.
Pour sélectionner la zone à planifier, sélectionnez l'heure de départ en cliquant 1 x dans la cellule de départ, puis descendez votre pointeur de souris et re-cliquez dans la cellule correspondant à l'heure de fin.
Remarques
- La date du jour est reprise en jaune sur l'entête de la colonne.
- Un clic droit sur une action déjà planifiée ouvre cette liste de possibilités :
- Une action planifiée par l'utilisateur « A » mais qui est suivie par l'utilisateur « B » sera planifiée dans le CRM mais ne sera pas transférée dans l'Outlook local de l'utilisateur « A ». L'outil de synchronisation également disponible via le module M2 permettra la synchronisation des actions présentes et planifiées dans le CRM mais non présentes dans Outlook, et les actions planifiées dans Outlook mais non présentes dans le CRM.
Voir plus loin l'explication complète de la Synchronisation du planning avec Outlook.
