L'écran principal des actions, accessible via le menu Fichier > Consultation des actions ou via le bouton de la barre d'outils, permet :

  • de faire une recherche sur les actions existantes. Pour cela un ensemble de critères de recherche sont disponibles : le code tiers, la personne de contact, le type d'action, le statut de l'action, le nom de l'utilisateur qui suit l'action, les dates de début et de fin d'échéance ou de création ou de modification, le sujet, un document de la gestion commerciale lié, un document de facturation lié, un document d'offre lié, un dossier.
  • d'ajouter une nouvelle action
  • d'ajouter une nouvelle action liée (suivi d'une action existante)
  • de modifier une action
  • de dupliquer une action
  • d'effacer une action
  • d'imprimer la liste des actions (selon le résultat de la sélection courante)
  • d'effectuer une série d'opérations supplémentaires : de créer de nouvelles actions sur base de la sélection courante, de créer un mailing sur base de la sélection courante, de lancer la facturation globale des actions 'facturables', d'appeler la consultation du planning, d'appeler l'écran de synchronisation avec Outlook du planning, ouvrir l'écran d'édition de la table des 'bookmarks', ouvrir l'écran d'édition de la table des types d'historique.

Sur cette page:

Sélection de la société

Les fonctionnalités de sélection dans le CRM sont identiques aux fonctionnalités de sélection proposées dans l'encodage des documents.

Recherche incrémentale

Depuis le champ Tiers, vous pouvez taper un nom, le système recherchera au fur et à mesure un tiers selon ce que vous avez tapez.
Au fur et à mesure des recherches, le bloc info affiche les coordonnées du tiers.

Recherche avancée

Depuis le champ Tiers vierge, taper F2, l'écran de recherche avancée apparaîtra.

Dans l'écran de recherche avancée, il est possible de paramétrer un ensemble de champs dans lesquels le système effectuera sa recherche. Vous pouvez encoder un ou plusieurs arguments de recherche séparés par un espace. Dès qu'un des mots est présent dans un des champs de recherche, l'enregistrement est sélectionné. Ce système est identique à celui du système de filtrage dans l'écran des articles ou des tiers (dans l'onglet Liste).

Une fois le tiers sélectionné, depuis le champ Contact, le système est identique, soit on recherche en tapant du texte, soit on appelle l'écran de recherche en tapant F3.
Si un tiers est déjà précisé, la recherche de la personne de contact sera déjà filtrée. Seuls les personnes de contact appartenant au tiers apparaîtront.

Dans cet écran de recherche, vous pouvez introduire le sigle * pour afficher l'ensemble des possibilités. Ici, on reçoit l'ensemble des contacts du client ARTE PRINT préalablement sélectionné.

Il est également possible de commencer sa recherche depuis le champ Contact sans préciser de tiers. Au fur et à mesure de l'encodage, le programme indiquera à quel tiers correspond la personne de contact sélectionnée :

À tout moment vous pouvez remettre à zéro tous vos critères de recherche via le bouton ou le raccourci SHIFT+F12.

Une fois positionné dans le champ Tiers, un double clic sur cette zone permet d'ouvrir la fiche du tiers.

Sélection des actions

Champ

Description

Type

Choisissez le type d'action.

Un clic droit dans cette zone permet d'ouvrir la table des types d'actions afin de pouvoir ajouter, modifier ou supprimer des types. Voir l'explication sur l'Edition de la table des types d'historiques.

Statut

Table non modifiable.

Suivi par

Correspond à la table des utilisateurs de l'application.

Priorité

Choisissez la priorité Basse, Moyenne ou Haute.

Requête paramétrable

Permet d'ajouter des requêtes programmées pour rechercher plus rapidement des actions.
Le résultat de la requête programmée est ensuite re-filtré par les critères de recherche habituels (type, priorité, statut, etc...)

Un clic droit dans cette zone permet d'ouvrir l'écran Statistiques sur les actions afin de pouvoir ajouter, modifier ou supprimer des requêtes.

Permet de définir de nouveaux critères de recherche.
Ce filtrage supplémentaire sera cumulé aux filtres standards.

Date

Date de début et de fin des actions.

Sujet

Recherche par sujet ou dans le corps de l'action en cochant la case Recherche dans le corps.

Document lié

Il est possible de générer automatiquement une action depuis une impression ou l'envoi par e-mail d'un document de la gestion commerciale (voir plus loin l'explication détaillée). Dans ce cas, l'action est liée à un document.

Document de facturation lié

Il est possible de générer automatiquement des factures depuis une sélection d'action au statut « facturable », dans ce cas, la facture générée reste liée à l'action. Vous pouvez donc rechercher une action sur base du numéro de cette facture.

Dossier

Permet de filtrer sur un dossier. Voir l'explication sur le paramétrage des dossiers d'activités liés.

Liste des actions sélectionnées

Une fois les critères de sélection encodés, lancez la recherche avec le bouton .
Résultat d'une sélection :

  • Un double-clic gauche sur n'importe quelle colonne vous permettra d'ouvrir la fiche d'action.
  • Un ensemble d'icônes informatives sont reprises au regard de chaque action :

    Ceci vous donne donc les informations suivantes :
    L'action a été :
    • Imprimée
    • Envoyée par mail
    • Répondue (reply) par mail, transférée (forward) par mail.
    • Planifiée
    • Liée à une autre action
      • indique que l'action est liée à une autre action, faites un double-clic sur cette icône, le programme ouvrira une nouvelle fenêtre de consultation avec l'action choisie ainsi que toutes les autres actions liées à celle-ci.
      • Un double-clic gauche sur n'importe quelle autre colonne vous permettra d'ouvrir la fiche d'action.
  • Pour faciliter la mise à jour du statut d’une action, il est possible de modifier ce dernier directement depuis la liste, et ce via un clic-droit.