Deze module biedt een intuïtieve en efficiënte aanpak voor de goedkeuring van binnenkomende facturen. Bij aanvang, start de verantwoordelijke de aanmaak van goedkeuringsaanvragen, volgens bepaalde voorgedefinieerde « regels »: inhoud van een herkend veld op de factuur (gepersonaliseerde velden, Bedrag incl. BTW, analytische stempel, ...), één of meerdere ondertekenaars, hiërarchie onder de ondertekenaars (X tekent pas na Y).
De ondertekenaar wordt per e-mail uitgenodigd om via een hyperlink naar de goed te keuren facturen te gaan en deze goed te keuren. Enkel de facturen die werden goedgekeurd, zullen voorgesteld worden ter betaling in de boekhouding.
Deze goedkeuringen kunnen op elk moment in 'het leven' van het document geschieden: op het moment van de scanning van het document, tijdens de OCR verwerking en voor het inlezen in de boekhouding of zelfs wanneer reeds ingeboekt in de boekhouding.
De goed te keuren facturen worden op confidentiële en beveiligde wijze bewaard, ofwel op een netwerk van het bedrijf, ofwel via internet, om op elk moment beschikbaar te zijn.
Het goedkeuringsproces bestaat uit 3 stappen:
Stap 1. Goedkeuringsaanvraag door de administratieve verantwoordelijke
Het betreft de fase die het goedkeuringsproces van een factuur start. Deze fase is ofwel manueel, waarbij de goedkeuringsaanvraagstempels factuur per factuur worden geplaatst, ofwel volgens regels per leverancier bepaald en waarbij de aanmaak van goedkeuringsaanvragen aan de hand van 1 klik voor een geheel van geselecteerde facturen kan geschieden.
Van zodra een goedkeuringsaanvraagstempel is geplaatst, wordt er een bevestigingsmail aangemaakt - maar nog niet verzonden - in de verzendbox voor de betrokken ondertekenaar.
Het is mogelijk om een stempel in deze fase nog aan te passen, de mail(s) in de verzendbox zal(zullen) automatisch worden bijgewerkt.
Tijdens het verzenden van bevestigingsmails, wordt er een kopij van de facturen verstuurd in de beveiligde directory' s van elke ondertekenaar. Bij ontvangst kunnen zij op de hyperlink "Klik hier om goed te keuren of te verwerpen" klikken en onmiddellijk toegang verkrijgen tot de facturen die op een goedkeuring wachten.
De vertrouwelijkheid van de facturen is gewaarborgd, omdat de ondertekenaar slechts toegang heeft tot de facturen die voor hem bestemd zijn.
Stap 2. Goedkeuring van de facturen door de bestemmeling
Na ontvangst van de goedkeuringsaanvraagmail en activatie van de hyperlink, kan de bestemmeling zijn goedkeurings- of verwerpingsstempel plaatsen. Zijn persoonlijke goedkeuringsstempel in Virtual Invoice, is ofwel beschermd via een paswoord, ofwel geblokkeerd via een Windows login, ofwel via een combinatie van beiden. De datum en het uur van goedkeuring worden in Virtual Invoice bewaard.
Het is eveneens mogelijk om een bevestigingsmail voor de goedkeuringsaanvrager te programmeren, om hem te verwittigen dat bepaalde documenten werden goedgekeurd.
Stap 3. Inzamelen van goedkeuringen in de netwerk directory's
De goedkeuringsaanvrager kan een batch-operatie starten om de goedkeuringen en aanmaningen te verzamelen, die het volgende opstart:
- Het terugzenden van eventuele bijlagen of extra pagina's door de ondertekenaar als bewijsstukken toegevoegd, ten gevolge van stempels en nota's op de 'originele facturen'.
- Het wissen van de factuur in de netwerk directory, op voorwaarde dat deze werd goedgekeurd of verworpen.
Het goedkeuringsproces heeft boekhoudkundige gevolgen, met name in het aanmaken van betalingsvoorstellen en in het beheer van de leveranciers. De parametrage van de goedkeuringen en de OCR herkenning, laten alle mogelijke scenario's toe, zoals bijvoorbeeld de verplichte goedkeuring van 2 personen voor de facturen van meer dan 10.000 €.
Behalve dat, eens geparametreerd, verschaffen de goedkeuringen, die automatisch door het programma worden gevraagd, een werkelijk statuut aan het document dat, in het geval dat een factuur niet zou worden goedgekeurd, het aanmaken van een leveranciersoverschrijving in de boekhouding verhindert.
Wanneer u Virtual Invoice zonder de OCR module gebruikt, moeten de goedkeuringen steeds manueel geplaatst worden. En de goedkeuringsregels per leverancier kunnen slechts met behulp van de analytische stempel worden gebruikt.
