Het aanpassen van de goedkeuringsregels berust op een syntax die bestaat uit gereserveerde woorden zoals FORWARD TO, OR, AND,... Dit krachtig middel laat u toe om complexe strategieën uit te werken voor uw goedkeuringsproces en te beantwoorden aan de organisatievereisten van uw bedrijf.
Lijst van de gereserveerde woorden:
Hoe een nieuwe regel aanmaken?
Klik op de knop 'Regels' van de Goedkeuringsparameters per leverancier.
Selecteer allereerst een element uit de lijst (ofwel een ondertekenaar, ofwel een herkend veld). Ingeval van een herkend veld, moet u een operator (=,<>, bevat, ...) kiezen en een daarbijhorende waarde. Klik vervolgens op Toevoegen om de regel te tonen en te activeren. Vergeet geen specifieke naam aan uw regel te geven.
Indien uw regel meerdere ondertekenaars bevat, dan zal u een operator OR of AND tussen de FORWARDTO's moeten plaatsen.
Het gebruik van de haakjes is verplicht, opdat de rangorde van de uitdrukkingen die zich tussen de verschillende operatoren bevinden, wordt gerespecteerd.
Enkele voorbeelden van regels
FORWARDTO ceo: een goedkeuringsaanvraag zal verzonden worden naar ondertekenaar ceo zonder enige voorwaarde.
FORWARDTO ceo OR FORWARDTO production: een goedkeuringsaanvraag zal worden verstuurd ceo en production. De factuur zal als goedgekeurd worden beschouwd indien één van de twee ondertekenaars goedkeurt.
IF AMOUNTTTC > 2000 € THEN FORWARDTO production AND FORWARDTO sales: indien het bedrag groter is dan 2000 euro, zal de factuur als goedgekeurd worden beschouwd enkel en alleen indien deze twee ondertekenaars de factuur goedkeuren.
IF REFERENCE = F44444 THEN FORWARDTO ceo ELSE IF REFERENCE = F45888 THEN FORWARDTO production ELSE FORWARDTO sales: men analyseert de inhoud van het herkende veld REFERENCE (parametreerbare zone) die bv. overeenstemt met een referentie van een bouwproject. In functie van de waarde van deze laatste, vraagt men de goedkeuring aan de betrokken bouwheer.
IF REFERENCE = F44444 THEN FORWARDTO ceo ELSE IF REFERENCE = F45888 THEN FORWARDTO production ELSE FORWARDTO sales
END IF REFERENCE2 = G55555 THEN FORWARD TO ceo ELSE IF REFERENCE2 = G55888 THEN FORWARDTO marketing: Virtual Invoice analyseert elke voorwaarde afzonderlijk door het woord ENDIF en verzendt vervolgens de goedkeuringsaanvragen voor elke geldige voorwaarde. In dit voorbeeld zal, indien REFERENCE en REFERENCE2 respectievelijk de waarden F45888 et G55888 bevatten, ondertekenaars 'production' en 'marketing' een goedkeuringsaanvraag krijgen.
Gelieve erover te waken dat elke regel die met een IF begint, ook eindigt met een ELSE clausule op het einde van de expressie. Zoniet zal, ingeval de geëvalueerde voorwaarde niet voldoet, er geen aanvraag verzonden worden.
