Van zodra het aantal van de goed te keuren facturen en van de leveranciers stijgt, is het interessant, om in plaats van manueel goedkeuringsaanvraagstempels te plaatsen, bepaalde goedkeuringsregels te programmeren in functie van de leveranciers en aan Virtual Invoice te vragen om automatisch goedkeuringsaanvragen te laten aanmaken op basis van deze regels.   

Om de goedkeuringsregels per leverancier in te stellen, moet uw WinBooks boekhouddossier natuurlijk geopend zijn. Ga vervolgens in Virtual Invoice naar GOEDKEURING/INSTELLINGEN LEVERANCIER.

Een administrator wachtwoord is vereist voor alle wijzigingen.


Per leverancier, kunt u een validatieregel voor de betaling bepalen OF een eerste ondertekenaar vergezeld van een regel ter validatie van de betaling. 

De notie 'Eerste ondertekenaar' wordt vooral gebruikt wanneer één of meerdere personen het document ook moeten tekenen na de eerste ondertekenaar (zie workflow), terwijl de 'Betalingsregel' dient om de ondertekenaar of ondertekenaren aan te duiden die moeten goedkeuren, zodat de betaling kan worden geselecteerd in de leveranciersoverschrijvingen in WinBooks Accounting.
Gelieve op te merken dat de kolom van de eerste ondertekenaar leeg kan/mag zijn.

Diverse mogelijkheden :

De eerste ondertekenaar, indien aangeduid, is de eerste persoon die de factuur ontvangt voor goedkeuring. Zij wordt verder doorgestuurd, indien een FORWARDTO clausule werd ingesteld voor deze ondertekenaar. Per default wordt de betalingsregel toegepast.

De kolom 'Eerste ondertekenaar' kan met volgende waarden worden ingevuld:

  1. Een bepaalde ONDERTEKENAAR
  2. Een REGEL (voorbeeld: als het bedrag incl. BTW > € 1000, dan wordt een goedkeuringsaanvraag verstuurd naar X en Y)
  3. 'MANUELE VERZENDING'. Indien er geen specifieke ondertekenaar is voor deze leverancier, dan zal in dit geval de automatische generatie geen stempel ter goedkeuring plaatsen en de administrator van de goedkeuringen toelaten om de aanvragen zelf te richten naar de betrokken personen.

De kolom 'Betalingsregel' kan met volgende waarden worden ingevuld:

  1. NO APPROVAL: dit betekent dat de facturen van deze leverancier kunnen betaald worden zonder enige goedkeuring.
  2. MANUELE VERZENDING: zie beschrijving bovenaan. Echter, de factuur zal als niet goedgekeurd beschouwd worden, indien er geen goedkeuringsstempel op wordt voorzien.
  3. BASIS (STANDAARD): deze regel, eenvoudig of complex, dient om één of meerdere ondertekenaars aan te duiden die in principe altijd aan het einde van het proces moeten tekenen, zoals bv. de financiële directeur. Gelieve op te merken dat deze regel steeds wordt toegepast bij eventuele nieuwe leveranciers, voor wie nog geen specifieke regel werd bepaald. Het doel hiervan is dat de facturen van deze nieuwe leverancier niet betaald kunnen worden zonder enige goedkeuring.

De definitie van een standaardregel is verplicht, zonder dewelke de automatische generatie niet kan worden opgestart.

Om voor een nieuwe leverancier een te gebruiken regel te definiëren in plaats van de standaardregel

Zoals u reeds weet, moet er voor de goedkeuringen een 'standaardregel' gedefinieerd worden.

Zoals zijn naam reeds doet vermoeden, is dit een regel die altijd in aanmerking genomen wordt wanneer er geen regel voor een leverancier werd gespecificeerd.

Echter, het kan zijn dat bij het aanmaken van een nieuwe leverancier niet deze standaardregel moet worden toegepast.

Bijvoorbeeld, kan het zijn dat u wenst dat de goedkeuringsaanvraagstempel manueel geplaatst wordt voor de nieuwe leveranciers, in afwachting van de toevoeging van een regel (standaardregel of een andere regel).

U kunt dus, indien nodig, voor nieuwe leveranciers een toe te passen regel voorstellen en deze achteraf wijzigen.

U kunt elke leverancier apart wijzigen. Maar u kunt eveneens beslissen om een geheel van leveranciers (of alle leveranciers in een keer) te selecteren en hiervoor eenzelfde regel toe te passen. Gebruik hiervoor de CTRL of SHIFT toets. De combinatie van de CTRL + A toets laat u toe om alle leveranciers te selecteren.

De knop Printen laat u toe om de lijst van uw parameters aan te passen.

  • No labels