Ce module propose une approche intuitive et efficace pour l'approbation de factures entrantes. Au départ, le responsable déclenche la génération automatique des demandes d'approbation, suivant des « règles » prédéfinies : contenu d'une zone reconnue sur la facture (zones personnalisées, montant TTC, cachet analytique...), un ou plusieurs signataires, hiérarchisation dans les signataires (X ne signe qu'après Y).
Le signataire est invité par E-mail (contenant un hyperlien vers les factures en attente d'approbation) à approuver ses factures . Seules les factures dûment approuvées seront proposées au paiement dans la comptabilité.
Ces approbations peuvent intervenir à tout moment dans la "vie" du document: au moment du scanning du document, lors de son traitement OCR avant imputation comptable ou une fois encodé dans la comptabilité.
Les factures à approuver sont stockées de manière confidentielle et sécurisée, soit sur le réseau de l'entreprise, soit sur internet pour être disponibles à tout moment.
On peut décomposer le processus d'approbation en 3 étapes :
Etape 1. Demande d'approbation par le responsable administratif
Il s'agit de l'étape qui va déclencher le processus d'approbation d'une facture, cette étape est soit manuelle, les cachets de demande sont apposés facture par facture, soit des règles sont définies par fournisseur et la génération des demandes peut être réalisée en un seul clic pour un lot de factures sélectionnées.
Dès qu'un cachet de demande est apposé, un mail de notification est généré - mais pas encore envoyé - dans la boite d'envoi pour le signataire correspondant.
Il est donc encore possible de corriger un cachet à ce stade, le ou les mails de la boite d'envoi seront automatiquement mis à jour.
Lors de l'envoi des mails de notification, une copie des factures est envoyée dans les répertoires sécurisés de chaque signataire, ces derniers pourront dès réception du mail cliquez sur l'hyperlien "Cliquez ici pour approuver ou rejeter" et accéder directement aux factures en attente d'approbation.
La confidentialité des factures est assurée, puisque le signataire n'a accès qu'aux factures qui lui sont destinées.
Etape 2. Approbation des factures par le destinataire
Après réception du mail de demande et activation du lien , le destinataire peut alors apposer son cachet d'approbation ou de refus. Son cachet d'approbation personnel, présent dans Virtual Invoice, est soit protégé par un mot de passe, soit bloqué sur un login Windows, soit une combinaison des 2. La date et l'heure d'approbation est enregistrée par Virtual Invoice.
Il est également possible de programmer une notification E-mail au demandeur d'approbation, pour l'avertir que certains documents ont été approuvés.
Etape 3. Collecte des approbations dans les répertoires distants
Le demandeur d'approbation peut déclencher une opération batch de collecte des approbations et rappels , ce qui déclenche :
- Le rapatriement d'éventuelles annexes ou pages supplémentaires ajoutées en tant que justificatif par le signataire, répercussion des cachets et des notes sur les factures "originales"
- L'effacement de la facture dans le répertoire distant à condition que celle-ci ait été approuvée ou rejetée.
Le processus d'approbation a des conséquences comptables, notamment dans le processus d'émission d'ordres de paiement et dans la gestion des fournisseurs. Le paramétrage des approbations et la reconnaissance OCR permettent de composer tous les scénarios possibles comme par exemple l'approbation obligatoire de 2 administrateurs pour les factures de plus de 10.000 €.
Outre que, une fois paramétrées, ces approbations sont demandées automatiquement par le programme, elles confèrent au document un véritable statut qui, dans le cas où une facture ne serait pas approuvée, empêche l'envoi du virement fournisseur correspondant dans la comptabilité.
Si vous utilisez Virtual Invoice sans le module OCR, les cachets des approbations doivent toujours être appliqués manuellement. Et, les règles d'approbation par fournisseur ne pourront être exploitées qu'avec le cachet analytique.
