Goedkeuren van facturen: kinderspel ...

Dit hoofdstuk is in het bijzonder gewijd aan ondertekenaars die goedkeuringsaanvraagmails krijgen, het legt u uit hoe facturen moeten worden goedgekeurd of verworpen, maar ook hoe een commentaar toevoegen, bewijzen aanhechten of hoe de goedkeuring van een andere ondertekenaar vragen.

Eerste stap: ontvangst van de goedkeuringsaanvraagmail

Het volstaat te klikken op 'klik hier', zoals u hieronder in het mailbericht kunt zien en Virtual Invoice zal zich automatisch openen en de lijst met facturen weergeven in een persoonlijke map.

Indien uw bedrijf meerdere entiteiten beheert, worden de facturen per boekhouddossier geklasseerd.

Het is mogelijk dat reeds door u goedkeurde facturen zich nog in uw map bevinden, maak u geen zorgen, dit wil zeggen dat de verantwoordelijke van de goedkeuringen nog geen goedkeuringsantwoorden heeft verzameld.

Om uw werk te vergemakkelijken, werken we met kleuren. Groene of rode stempels, betekenen dat u deze reeds respectievelijk hebt goedgekeurd of verworpen. U dient enkel nog de facturen te bekijken met de oranje stempel. De blauwe stempel is de 'Not for me' stempel.

Tweede stap: goedkeuren / verwerpen van facturen

Zoals hieronder weergegeven, volstaat het om de menu van de stempels af te gaan en ofwel de stempel 'Approved' of 'Rejected' te kiezen. Ingeval van een stempel Rejected, zal een dialoogvenster u vragen om een commentaar in te vullen, om de reden van verwerping toe te lichten. 

Goedkeuring voor een gedeeltelijk bedrag:

In plaats van de volledige betaling van een factuur te blokkeren, is het mogelijk om een gedeeltelijk bedrag goed te keuren. Hiervoor volstaat het om een goedkeuringsstempel te plaatsen en via de rechtermuisklik de optie 'Gedeeltelijk bedrag', zoals hieronder aangegeven, en 'Toevoegen' te selecteren.

Van zodra het bedrag is ingevuld, wordt de stempel aangepast en het goedgekeurde bedrag rechts in de stempel geplaatst.

Tenslotte, wanneer de beheerder van de goedkeuringen de antwoorden verzamelt, zal het gedeeltelijk goedgekeurd bedrag in aanmerking worden genomen. Dit bedrag wordt tevens in aanmerking genomen tijdens het aanmaken van het voorstel voor de overschrijvingen leveranciers.

Een nieuwe goedkeuringsaanvraag voor het resterende saldo zal worden aangemaakt op het moment dat de betaling van het gedeeltelijk goedgekeurd bedrag werd uitgevoerd.

Het is mogelijk om meerdere facturen te selecteren via de klaviertoetsen CTRL en SHIFT, om eenzelfde stempel van het type 'Approved' te plaatsen. Eens een stempel geplaatst, dan wijzigt de kleur van het icoon in de lijst van de stempels in functie van het type stempel dat werd geplaatst. 

Het is niet nodig om uw wijzigingen voor elke factuur te bewaren. Virtual Invoice doet dit automatisch, of het nu gaat om het toevoegen van een stempel, of een nota of het wissen ervan. U kunt Virtual Invoice gewoonweg verlaten als uw werk erop zit. 

De laatste optionele stap, hier net onder, beschrijft hoe commentaren en bewijsstukken kunnen worden toegevoegd.  

Laatste stap: memo's en bijlagen toevoegen

Virtual Invoice biedt u de mogelijkheid om commentaren, die zeer handig kunnen zijn voor het vervolg in het goedkeuringsproces of voor de accountant van de factuur, toe te voegen. Hiervoor selecteert u eenvoudigweg het icoon  van de memo's in het menu, vervolgens tekent u een rechthoek en typt u uw tekst. Indien u deze memo wenst aan te passen, volstaat het om hierop te dubbelklikken en deze tekst aan te passen.  

Tenslotte, is het mogelijk om bijlagen, bewijsstukken aan facturen, die u hebt goedgekeurd of verworpen, toe te voegen. Hiervoor selecteert u de betrokken factuur in de documentenlijst en via een rechtermuisklik kiest u 'In bijlage toevoegen' of maakt u gebruik van de sneltoets F5 .

Het dialoogvenster stelt u verschillende mogelijkheden voor.

• Geef de weg aan waar het document zich bevindt (Ex: c:\myDocuments\rapport_123.pdf).
• U kunt eveneens de bijlagen scannen vanuit Virtual Invoice. Voor meer informatie, raadpleeg het hoofdstuk Het scannen van de documenten.
• Het is mogelijk een bijlage toe te voegen die afkomstig is van het klembord. Een voorbeeld: ik ontvang een mail met een PDF bestand in bijlage, ik selecteer het aangehechte stuk en druk op 'Kopiëren'.  Deze laatste bevindt zich op het klembord van Windows en zal vanaf dan als bijlage aan mijn factuur kunnen worden toegevoegd.  

Eens uw keuze gemaakt, worden de bijlagen automatisch toegevoegd als extra pagina's van de factuur.  Zie hieronder het voorbeeld van het resultaat in de documentenlijst.