Inzamelen van de goedkeuringsantwoorden:

Het is noodzakelijk om periodiek de handtekeningen (goedkeuring of weigering, annotaties, bewijsstukken, ...), die in de transferbestanden van de ondertekenaars aanwezig zijn, in te zamelen.

Deze operatie heeft als doel, het updaten van de goedkeuringsstatus van elke factuur, maar ook de eventuele gedefinieerde regels te analyseren en deze toe te passen om het gehele goedkeuringsproces finaal te volgen.

Gebruik hiervoor de functie 'De antwoorden inzamelen en aanmaningen versturen' in het menu GOEDKEURING  van Virtual Invoice. 

In het venster dat verschijnt (zie hieronder), ziet de gebruiker in beknopte vorm, het geheel van persoonlijke directory's, evenals het aantal documenten hierin aanwezig.   

Het is mogelijk om bepaalde ondertekenaars te selecteren of de selectie ervan uit te vinken. 

De optie 'De goedgekeurde of geweigerde documenten van de transfer directory wissen' is per default geactiveerd. Het doel ervan is geen te groot volume in de transfer directory van de ondertekenaar te verkrijgen.

Klik vervolgens op 'Inzamelen'.

Eens de inzameling is voltooid, zie je in het tweede gedeelte van het scherm voor elke goedkeurder de status van elk document.

Analyse van de resultaten en beschrijving van de boodschappen:

• 'NO CHANGE' betekent dat er geen wijziging door de ondertekenaar werd aangebracht, het document blijft aldus in de transfer directory. Wij zullen later in dit hoofdstuk zien dat er een mogelijkheid is om hem een aanmaningsmail te sturen.
• 'FORWARD TO XX' betekent dat, volgens de regels bepaald voor de ondertekenaar, het document klaar is om verzonden te worden naar een volgende ondertekenaar. In dit geval, is er opnieuw een nieuwe e-mail omslag klaar, evenals de transfer van het document (voorzien van zijn eerste handtekening naar de transfer directory van de betrokken ondertekenaar).
• 'APPROVED' betekent dat de betrokken ondertekenaar de factuur heeft goedgekeurd.
• 'REFUSED' betekent dat de betrokken ondertekenaar de factuur heeft verworpen en een nota geeft u de reden waarom weer.
• 'NOT FOR ME' betekent dat deze factuur niet door deze ondertekenaar moet worden goedgekeurd.

Dit trapsgewijze goedkeuringsproces verdient bijzondere aandacht, omdat een bepaald aantal acties automatisch worden verricht. Het opvolgen van het goede verloop van deze operaties, impliceert het bestaan van een bepaald aantal foutmeldingen, die op een meer precieze wijze trachten weer te geven waar het probleem zich bevindt :

• Sequential searching: sequentieel zoeken is gebruikt in dit dossier (in plaats van de Indexing Services). (Informatieve boodschap)
• Analytical stamp found: betekent dat een analytische stempel op de factuur geplaatst werd, tijdens het goedkeuren van de factuur. (Informatieve boodschap)
• No approval stamp for: het document werd niet verzonden naar volgende ondertekenaar, omdat deze laatste geen goedkeuringsstempel heeft.
• No user(s): xxx in user rule: de regel van volgende ondertekenaar bevat een ondertekenaar die niet bestaat. Gelieve de regel in de goedkeuringsparameters te controleren.
• Nu user(s): xx in supplier rule: yyy : de regel yyy geeft een ondertekenaar weer die niet bestaat. Gelieve de regel in de parameters van de ondertekenaar te controleren.
• No file in accounting folder: het document werd niet gevonden. Wanneer u gebruik maakt van Indexing Services, gelieve de betreffende configuratie te controleren.
• Check your contact parameters: de goedkeuringsstempels zijn niet gedefinieerd voor de ondertekenaar.
• No supplier rule to apply: het document bevat geen goedkeuringsregel voor de leverancier (de eerste goedkeuringsaanvraag werd manueel aangemaakt).
• No amount VAT incl.: de regel vereist een bedrag BTW incl. en werd niet toegepast omdat het document geen herkend bedrag BTW incl. heeft. Gelieve het document te controleren.
• Filter xxx does not exist: de filter xxx, aangemaakt in de leveranciersparameters, bestaat niet. Gelieve de regels in de goedkeuringsaanvraagparameters te controleren.
  
  

Vanaf het moment dat een document werd verstuurd naar de persoonlijke transfer directory van de ondertekenaar, wordt de hoofdgebruiker (boekhouder, fiduciaire, afdelingsverantwoordelijke, ...) nooit geblokkeerd in het proces: de factuur kan behandeld worden en zelfs ingeboekt worden in de boekhouding. Inderdaad, zelfs indien het document reeds aan een boekstuk werd toegekend, kan er nog een verwerpingsstempel toekomen met een bewijsstuk, om bv. de betaling te blokkeren.

Dit wordt nogmaals benadrukt in het hoofdstuk ' Boekhouding en beheer van de betalingen'.

Het versturen van aanmaningen:

Het gebeurt dat bepaalde ondertekenaars om diverse redenen (vergetelheid, afwezigheid, ...) bepaalde facturen, die hen aanbelangen, niet goedkeuren. Deze situatie blokkeert het betalingsproces van de factuur. Daarom is het mogelijk om zowel voor of na de inzameling aanmaningen te sturen en de betrokken handtekeningen te verzamelen. Klik hiervoor op de knop 'Aanmaning' zoals in onderstaand scherm.

Nieuwe specifieke aanmaningsmails zullen geplaatst worden in de e-mail box van Virtual Invoice. Het volstaat om deze te verzenden.
Bij een volgende inzameling van goedkeuringen, zal de datum van een eventuele aanmaning worden weergeven in de kolom 'Laatste aanmaning'.