Het einde van het goedkeuringsproces van een document is al dan niet de goedkeuring van de betaling. Wanneer het document in de boekhouding werd ingebracht, volgt zijn status, alsook alle commentaren en/of bijlagen van alle personen betrokken in zijn goedkeuringsproces.
Activatie van het goedkeuringsbeheer met Virtual Invoice:
Het is aanbevolen om in WinBooks Accounting eerst de parameters voor het gebruik van de Virtual Invoice goedkeuringen in te stellen, ingeval van het aanmaken van leveranciersoverschrijvingen.
Het volstaat om in de 'Algemene parameters' van het dossier in WinBooks Accounting, in het menu 'Virtual Invoice /Parameters', tabblad 'Diversen', het veld 'De goedkeuringen beheren met Virtual Invoice' aan te vinken.
Aanmaken van leveranciersoverschrijvingen in WinBooks Accounting:
Kies 'Overschrijvingen leveranciers' in het menu BANKEN in WinBooks Accounting. Het aanmaken van leveranciersoverschrijvingen wordt beschreven in de online help manual van WinBooks.
WinBooks analyseert de verschillende directory's van de ondertekenaars. Wanneer er zich nog documenten bevinden, nodigt WinBooks u uit om een inzameling van de goedkeuringsantwoorden uit te voeren om de statussen bij te werken.
Het is niet nodig om Virtual Invoice te activeren tijdens het aanmaken van leveranciersoverschrijvingen.
Nadat de overschrijvingen werden aangemaakt, verschijnt volgend scherm met de verschillende betalingsvoorstellen.
Analyse van de resultaten:
Wanneer het vakje in de laatste kolom:
- is aangevinkt: de factuur is goedgekeurd en kan worden betaald.
- niet is aangevinkt en oranje: de factuur wacht op een goedkeuring.
- niet is aangevinkt en rood: de betaling van de factuur is verworpen door één of meerdere ondertekenaars volgens de eventuele regels bepaald voor deze leverancier.
Door op 
te klikken, zichtbaar op de lijn van elk betalingsvoorstel, hebt u rechtstreeks toegang tot het gescande document in Virtual Invoice, evenals de verschillende goedkeuringsstempels, memo's en bijlagen.
Alle wijzigingen die aan de goedkeuringsstempels, aanwezig op de factuur, worden aangebracht (toevoeging, wissen, ...), impliceren dat u opnieuw een voorstel tot aanmaken van leveranciersoverschrijvingen moet uitvoeren, zodat de statussen van de betalingen kunnen worden bijgewerkt.
