Indien er met Peppol gewerkt wordt, moet je minimum Logistics versie 6.2.11 gebruiken. De vorige versies verzenden in het formaat PEPPOL V3 + PDF en Peppol aanvaard dergelijke documenten niet meer. Zie Keuze van verzendmethode
Deze optie voegt de mogelijkheid toe om in Logistics een elektronische factuur aan te maken in UBL formaat. Een elektronische factuur laat een automatische verwerking toe voor zowel de ontvanger als voor de verzender. Een factuur in PDF formaat laat dat niet toe. UBL of Universal Business Language is een bibliotheek van commerciële standaard XML-documenten zoals bestellingen of facturen.
Het aanmaken van een factuur in UBL formaat in Logistics heeft volgende objectieven :
- het versturen van een elektronische factuur naar de klant door het verzenden van de factuur (PDF) per e-mail,
- en/of het inlezen van de factuur in de offline boekhouding via Virtual Invoice.
Bij het kiezen voor het Peppol-formaat
- verzend uw factuur naar uw klant via het Peppol-netwerk door bij het afdrukken van het betrokken document te kiezen voor PEPPOL of "Email / Afdrukken F7"
- verzend uw factuur naar uw boekhouder via de offline verbinding met WinBooks Accounting op het WinBooks platform
Tijdens het versturen van de elektronische factuur worden twee documenten verstuurd :
- een PDF document (die elektronisch ondertekend kan zijn),
- en een XML bestand in UBL formaat (welke zelf ook de PDF bevat)
Inhoud pagina :
Vink via de menu Dossier > Instellingen> Algemene parameters in het tabblad Opties, de optie Export UBL aan om het gebruik van de UBL in dit dossier te activeren.
De PDF printer moet geïnstalleerd zijn in Logistics.
Klant
Door het activeren van deze optie ontvangt elke klant met een gedefinieerd e-mail adres de factuur in UBL formaat via het versturen van een factuur per e-mail. Deze e-mail bevat een XML bestand die de elektronische factuur is, alsook de standaard PDF versie.
UBL formaat
In de klantenfiche, in het tabblad Voorwaarden, onderdeel Facturatie, laat het veld UBL versie toe om de te gebruiken UBL versie per klant te bepalen. Door dat veld leeg te laten, wordt de standaard versie 2.0 gebruikt.
PEPPOL formaat - Vlaamse Gemeenschap
De facturen bestemd voor de Vlaamse Overheid moeten in het formaat PEPPOL zijn.
- Een registratie via peppol.winbooks.be is voorafgaand noodzakelijk om (na een periode van 5 dagen) een elektronische factuur in het PEPPOL formaat te kunnen doorsturen.
- Via de menu Dossier > Instellingen > Algemene parameters in het tabblad Adresgegevens is het noodzakelijk om volgende velden in te vullen: Naam bedrijf, Adres, Plaats, Land, Website, BTW-nr., IBAN nr., SWIFT nr. en Wetgeving.
- Van zodra het formaat PEPPOL is gekozen voor een klant, worden de elektronische facturen automatisch doorgestuurd naar een Access Point beheerd door het Winbooks platform DEP
Voor extra informatie, zie https://overheid.vlaanderen.be/e-invoicing-voor-leveranciers.
Verschillende zenders
Het aanmaken van de elektronische factuur in UBL formaat kan op een andere naam gebeuren dan die van de algemene parameters. Dit kan U realiseren door de gegevens in te vullen zoals beschreven in Link met meerdere boekhoudbedrijven.
Klant zonder elektronische facturatie
In de klantenfiche kan men aanduiden dat een klant geen elektronische factuur wenst te ontvangen door in het tabblad Voorwaarden het veld aanvaard geen elektronische factuur te activeren.
Aanvaarding van een elektronische factuur
Volgens de Belgische regelgeving wordt de aanvaarding stilzwijgend gedoogd. Dit betekent dat indien de klant zich geen vragen stelt en de factuur betaalt, hij impliciet de elektronische factuur aanvaard. Het is dus niet meer nodig om een aparte e-mail of verzending per post te verzenden naar elke klant om voorafgaand advies te vragen.
Deze logica wordt ook in Logistics toegepast. Standaard is het veld aanvaard geen elektronische factuur niet geactiveerd. Met als gevolg dat alle klanten met een e-mail adres een elektronische factuur ontvangen. Indien de klant deze weigert, volstaat het om dit veld in de klantenfiche te activeren.
In het scherm van een afdruktaak wordt, indien de klant geen elektronische factuur aanvaard, het e-mail adres in het rood getoond.
Een aangepaste boodschap wordt getoond indien U toch wenst te versturen.
Reeks van documenten
Klant met BTW- of ondernemings-nummer.
Voor een klant met een BTW nummer (en dus BTW plichtig), moet alleen het veld Land/BTW-nr. worden ingevuld met zijn BTW nummer.
Voor een klant met een ondernemingsnummer maar niet - belastingplichtig moet het veld BTW-regime de waarde 2 (Vrijgesteld) krijgen. Met de waarde 2 wordt het veld Land/BTW-nr automatisch omgevormd naar Ondernemingsnummer (vanaf versie 6.0.15) om het nummer te kunnen registreren in hetzelfde veld.
De mogelijke waarden van het veld BTW-regime die in WinBooks Accounting (vanaf versie 6.0.15) gebruikt worden, zijn:
- 1 = Belastingplichtige
- 2 = Vrijgesteld
- 3 = Niet - belastingplichtige
Verschillende verzenders
Het aanmaken van een elektronische UBL factuur voor rekening van verschillende derden binnen hetzelfde Logistics dossier kan U realiseren door de coördinaten van de andere derden te definiëren in Link met meerdere boekhoudbedrijven.
Verzendgegevens
De gebruikte informatie komt uit leveringstabblad van het facturatiedocument.
Gegroepeerde factuur
In het UBL-formaat kunnen geen meerdere adressen en leverdata gebruikt worden.
Als u meerdere leveringsdocumenten op één factuur wilt groeperen, groepeer dan de documenten met dezelfde leveringsinformatie.
Boekhouding
Offline
In WinBooks Accounting:
Met een offline verbinding met Winbooks Accounting (boekhouding geïnstalleerd op een andere post) via de menu Tools > Boekhoudkoppeling > Koppeling facturen / creditnota’s, wordt de factuur naar de boekhouding verstuurd in het formaat UBL en PDF, waar Virtual Invoice deze leest en ze toevoegt in de boekhouding.
Logistics verstuurt de facturen in elektronische vorm naar de boekhouding via het portal WinBooks DEP (Data Exchange Platform). De dossier en gebruiker parameters voor de verbinding met dat platform moeten gebeuren zoals te lezen is in de parameters van het Boekhouddossier .
In een ander boekhoudpakket
In het documentenscherm is een extra mogelijkheid voorzien om (een selectie van) documenten te exporteren naar het XML formaat UBL
Dit menu "Exporteren naar XML (UBL)" maakt het mogelijk, zoals de naam al aangeeft, XML-bestanden in UBL-indeling voor een groep of een individueel document te genereren.
De gegenereerde bestanden zijn gegroepeerd in de DATA / UBL-submap van het dossier.
Hiermee kunt u deze bestanden bijvoorbeeld naar uw accountant sturen als hij / zij het WinBooks-assortiment niet gebruikt maar software gebruikt die werkt in het UBL-formaat.
Online
Met een online verbinding met Winbooks Accounting (boekhouding geïnstalleerd op dezelfde post) heeft het geen zin om een elektronische factuur te versturen omdat deze gegevens rechtstreeks in de boekhouding toegevoegd worden. Echter het is steeds mogelijk om de PDF van de factuur te exporteren (om ze te kunnen visualiseren in de boekhouding) via de optie de documenten exporteren naar Virtual Invoice in de parameters van de Boekhoudkoppeling .
Parameters
Click op 
naast de optie Elektronische factuur – UBL om in het configuratiescherm van de elektronische factuur de parameters voor de elektronische factuur te wijzigen.
Verplichte velden
- Voor de elektronische facturering in het algemeen
- Onderneming
Als het een bedrijf is (zie tabblad Adresgegevens in het parameterscherm - Dossier >Instellingen > Algemene parameters)
Het btw-nummer moet geldig zijn, het btw-nummer vindt u terug in de gegenereerde xml. - De URL van de website
- Het SWIFT nummer
- De naam van de onderneming
- Het adres van de onderneming (straat, postcode, stad, land)
- Onderneming
- Voor de PEPPOL documenten
- een van de volgende velden moet worden ingevuld:
- de artikelcode,
- de artikelomschrijving of
- de artikelreferentie
- Het mag geen NUL-factuur zijn
- Het document moet aan een bestelling zijn gekoppeld of een opdrachtreferentie (veld Ref. in het document) hebben.
- een van de volgende velden moet worden ingevuld:
Boekhouddossier
Om de facturen in UBL formaat naar het offline boekhouddossier te versturen, dient u het dossiernummer, de naam van de gebruiker en het wachtwoord in te vullen.
Deze informatie wordt U door uw verdeler bezorgd. En ze geeft U tevens toegang tot het Winbooks platform https://customers.winbooks.be/portal/login
Vergeet niet het vakje "Het WinBooks uitwisselplatform gebruiken" aan te vinken
Vervolgens kiest U het dossier in het platform welke gekoppeld moet worden met dat van Logistics via de knop "Selecteer het platformdossier dat gekoppeld moet worden". Deze knop laat U ook toe om het dossier eventueel aan te maken.
Het Client-gedeelte wordt gebruikt om Peppol-bestanden te verzenden. U moet de verbindingsinformatie van uw dossier vermelden.
Het boekhoudgedeelte wordt gebruikt om de bestanden naar de accountant te sturen. U moet de verbindingsinformatie van het dossier die vooraf voor u is gemaakt op het platform van uw accountant, te vermelden.
BTW-codes
De specifieke BTW-codes van de elektronische facturatie zijn beschikbaar door op BTW-codes koppelen aan de UBL-codes ... te klikken.
Deze UBL BTW-codes zijn automatisch gekoppeld met de standaard BTW-codes van Logistics. Het is echter mogelijk de link met deze UBL BTW-codes en de BTW-codes van Logistics te wijzigen.
Selecteer in dit linkscherm een regel die overeenkomt met een UBL BTW-code. Klik vervolgens op BTW-code koppelen ... om deze te linken met een Logistics BTW-code.
Elektronische handtekening
Een elektronisch ondertekend document garandeert de integriteit van het uitgewisseld elektronisch document en authentificeert zijn auteur. De integriteit garandeert dat het document niet gewijzigd werd tijdens vanaf haar verzending.
Certificaat in Logistics
Om de aangemaakte PDF-bestanden te ondertekenen, vink het vakje Ondertekening PDF aan en klik vervolgens op de knop ... om de plaats waar het certificaat zich bevindt, toe te voegen (moet van het type PFX zijn) en vul de privé sleutel, die aan dit certificaat gelinkt is, in.
Men kan zelf zijn certificaat aanmaken (OpenSSL, Windows Certificate Manager) of aan een certificeringsinstantie vragen om certificaten af te leveren (zoals VeriSign, CertiPost, GlobalSign). WinBooks levert geen certificaat.
Handtekening in Adobe Reader
De ontvanger van het getekende PDF-bestand kan een band met een waarschuwingsboodschap bekomen, wanneer hij het document met het programma Adobe Reader opent. 
Deze boodschap betekent dat het getekend document niet gewijzigd werd na verzending, maar dat de identiteit van zijn auteur niet kan worden goedgekeurd. Dit wordt uitgelegd door het feit dat Adobe Reader geen certificaat heeft dat gelinkt is met de handtekening van dit document in haar lijst met goedgekeurde certificaten. Per default bezit Adobe Reader enkel zijn eigen oorspronkelijke certificaat.
Er zijn twee methoden om het probleem van deze waarschuwingsboodschap op te lossen en dus een certificaat in Adobe Reader (versie 11) toe te voegen.
- De meest vlugge manier bestaat erin om het certificaat in Adobe Reader toe te voegen vanaf het getekende document. Deze methode is natuurlijk niet aanbevolen inzake veiligheid omdat de authentificatie van de auteur niet kan gecertificeerd worden vanaf een document.
- Klik op de knop Signature panel rechts in de waarschuwingsboodschap. Klik in het vak Signatures dat zich opent, via de rechtermuis op de handtekening van het document (Certified by ...) en klik in de menu op Show Signature Properties.
- Klik in het scherm Signature Properties op de knop Show Signer's Certificate....
- Klik vervolgens in het scherm Certificate Viewer in het tabblad Trust op Add to Trusted Certificates....
- Vink in het scherm Import Contact Settings de opties Use this certificate as a trusted root en Certified documents aan en klik op OK.
- De aanbevolen methode bestaat eruit het certificaat direct aan zijn eigenaar te vragen, teneinde deze in Adobe Reader te importeren.
Indien het gerecupereerde certificaat in een bestand van het type .fdf (uitwisselingsformaat van Adobe certificaten) vervat is, klik dan gewoonweg op dit bestand. Klik vervolgens op Set Contact Trust... en ga direct naar stap 5.
Indien het gerecupereerde certificaat een bestand is van het type .p7c, .p7b, .cer, of .crt, gelieve volgende stappen te volgen.- Ga in de menu van Adobe Reader naar Edit > Preferences... Kies in het scherm Preferences de categorie Signatures en klik vervolgens in het deel Identities & Trusted Certificates op de knop More...
- Kies in het scherm Digital ID and Trusted Certificate Settings, in de lijst links Trusted Certificates en klik op Import.
- Klik in het scherm Choose Contacts to Import op Browse ... en selecteer het bestand met het certificaat.
- Selecteer, nog steeds in hetzelfde scherm, in de lijst bovenaan de contact die wordt toegevoegd of die overeenstemt met de identiteit van het geïmporteerde certificaat. Selecteer vervolgens in de lijst onderaan het geïmporteerde certificaat en klik op Trust ....
- Vink in het scherm Import Contact Settings de opties Use this certificate as a trusted root en Certified documents aan en klik op OK.
- En klik, bij terugkeer in het scherm Choose Contacts to Import op Import om te eindigen.
