Als er met Peppol wordt gewerkt, moet u minimum Logistics versie 6.2.16 gebruiken. De vorige versies verzenden in het formaat PEPPOL V3 + PDF en Peppol aanvaardt dergelijke documenten niet meer. Zie Keuze van verzendmethode.
Deze optie voegt de mogelijkheid toe om in Logistics een elektronische factuur aan te maken in UBL-formaat.
Een elektronische factuur laat een automatische verwerking toe voor zowel de ontvanger als voor de verzender.
Een factuur in PDF laat dat niet toe. UBL of Universal Business Language is een bibliotheek van commerciële documenten in XML-formaat.
Het aanmaken van een factuur in UBL-formaat in Logistics heeft volgende objectieven:
- het versturen van een elektronische factuur naar de klant door het verzenden van de factuur (PDF) per e-mail of via 'Verzenden / Afdrukken (F7)'
- en/of het inlezen van de factuur in de offline boekhouding via Virtual Invoice.
Bij het kiezen voor het Peppol-formaat:
- Verzend uw factuur naar uw klant via het Peppol-netwerk door bij het afdrukken van het betrokken document te kiezen voor 'Verzenden / Afdrukken (F7)'.
- Verzend uw factuur naar uw boekhouder via de offlineverbinding met WinBooks Accounting op het WinBooks digitalisatieplatform.
Tijdens het versturen van de elektronische factuur worden twee documenten verstuurd:
- een PDF-document (die elektronisch ondertekend kan zijn),
- en een XML-bestand in UBL formaat (welke zelf ook de PDF bevat)
Inhoud pagina :
Parameters van de module
Vink via het menu Dossier > Instellingen> Algemene parameters in het tabblad 'Opties', de optie 'Elektronische factuur - UBL' aan om het gebruik van deze module in dit dossier te activeren.
De PDF-printer moet in Logistics zijn geïnstalleerd en er moet een e-mailaccount zijn ingesteld.
Scherm met parameters
Algemene parameters
Dit scherm bevat zowel de nodige informatie als de voorkeuren voor het genereren van de UBL-formaten.
Het is noodzakelijk om volgende velden in te vullen: Naam bedrijf, Adres, Plaats, Land, Website, BTW-nr., IBAN nr. en SWIFT nr/BIC.
| Opties | Omschrijving |
|---|---|
| BTW-codes koppelen aan de UBL-codes | Maakt de koppeling tussen de Logistics btw-codes en de UBL-codes |
| Bewaar geen bestanden die voor UBL zijn gegenereerd | Als deze optie is geactiveerd, worden de XML-bestanden niet bewaard in het Logistics dossier. |
| Gebruik van de notities in de documenten in plaats van de referentie | De notitie die in het document wordt vermeld, wordt gebruikt in plaats van de referentie. |
| Gebruik enkel de referentie van de factuur als bestelreferentie in het Peppol-formaat | Zoek voor een Peppol-document niet naar het ordernummer dat aan de factuur is gekoppeld voor de id-tag cac: OrderReference. Alleen de referentie die op de factuur wordt vermeld, kan worden gebruikt. |
BTW-codes koppelen aan de UBL-codes
Specifieke btw-codes voor de elektronische facturering zijn beschikbaar door op de knop 
te klikken.
Deze UBL btw-codes (zie https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/UNCL5305/) worden automatisch gekoppeld aan de standaard btw-codes van Logistics.
Maar het is mogelijk om deze koppeling tussen de UBL btw-codes en de Logistics BTW-codes te wijzigen.
Selecteer in het koppelingsscherm een rij die overeenkomt met een UBL-btw-code en klik vervolgens op de knop 
om er een Logistics btw-code aan toe te wijzen.
Platform WinBooks (toegang tot het PEPPOL-netwerk)
Configuratie van het Platform van WinBooks
Voor de configuratie van het Platform WinBooks, zie Peppol.
Voor meer informatie over de functionaliteiten verwijzen wij u naar de specifieke documentatie: Digitalisatieplatform.
Het gebruik van het WinBooks-platform geeft toegang tot het PEPPOL-netwerk voor het verzenden van UBL-documenten in PEPPOL V3-formaat.
| Opties | Omschrijving |
|---|---|
| Het WinBooks uitwisselplatform gebruiken | Activeert het gebruik van het WinBooks-platform en de functies van het Peppol-netwerk |
| Gebruiker & Wachtwoord | Gebruiker en wachtwoord aangemaakt op het WinBooks-platform. |
| Dossier | Dossier dat zal worden gebruikt op het WinBooks-platform voor het verzenden van documenten. Dossier rechtstreeks aangemaakt op het WinBooks-platform Als je het dossier hebt aangemaakt via het WinBooks-platform, controleer dan of je de Codabox-Peppol-module daarvoor hebt geactiveerd. |
Peppol formaat - Vlaamse gemeenschap
Facturen die naar de Vlaamse overheid worden gestuurd, moeten in het PEPPOL-formaat zijn.
Wanneer voor een klant het PEPPOL V3-formaat wordt gekozen, gebeurt een aanwezigheidscontrole van zijn btw-nummer op het PEPPOL-netwerk voordat de elektronische facturen worden verzonden. Als de klant op het netwerk wordt gevonden, wordt het document verzonden. Anders wordt het document per e-mail verzonden.
Voor meer informatie, zie overheid.vlaanderen.be/e-invoicing voor leveranciers.
Ondertekening PDF
Deze stap is optioneel voor het versturen van een document in het UBL-formaat.
Om de gegenereerde PDF-bestanden te ondertekenen, vinkt u het vakje Ondertekening PDF in het tabblad 'Ondertekening PDF' aan.
Geef vervolgens in het veld Certificaat (.pfx) met de knop 
de locatie van het certificaat aan. Dit certificaat moet een PFX-type bestand zijn dat de privésleutel en het certificaat bevat en dat beveiligd is met een wachtwoord.
Geef het wachtwoord op van de privésleutel die aan dit certificaat is gekoppeld, hetzij rechtstreeks in het veld 'Paswoord van de privé sleutel', hetzij door een bestand met dit wachtwoord te kiezen in het veld 'Bestand dat het paswoord bevat' als het wachtwoord te lang is voor het eerste veld.
U kunt uw eigen certificaat genereren (via Windows Certificate Manager, OpenSSL, ...) of een certificeringsinstantie vragen die certificaten afgeeft (zoals VeriSign, CertiPost, GlobalSign).
WinBooks geeft geen certificaat uit.
Handtekening in Adobe Reader
De ontvanger van het getekende PDF-bestand kan een band met een waarschuwingsboodschap bekomen, wanneer hij het document met het programma Adobe Reader opent. 
Deze boodschap betekent dat het getekend document niet gewijzigd werd na verzending, maar dat de identiteit van zijn auteur niet kan worden goedgekeurd. Dit wordt uitgelegd door het feit dat Adobe Reader geen certificaat heeft dat gelinkt is met de handtekening van dit document in haar lijst met goedgekeurde certificaten. Per default bezit Adobe Reader enkel zijn eigen oorspronkelijke certificaat.
Er zijn twee methoden om het probleem van deze waarschuwingsboodschap op te lossen en dus een certificaat in Adobe Reader (versie 11) toe te voegen.
- De meest vlugge manier bestaat erin om het certificaat in Adobe Reader toe te voegen vanaf het getekende document. Deze methode is natuurlijk niet aanbevolen inzake veiligheid omdat de authentificatie van de auteur niet kan gecertificeerd worden vanaf een document.
- Klik op de knop Signature panel rechts in de waarschuwingsboodschap. Klik in het vak Signatures dat zich opent, via de rechtermuis op de handtekening van het document (Certified by ...) en klik in de menu op Show Signature Properties.
- Klik in het scherm Signature Properties op de knop Show Signer's Certificate....
- Klik vervolgens in het scherm Certificate Viewer in het tabblad Trust op Add to Trusted Certificates....
- Vink in het scherm Import Contact Settings de opties Use this certificate as a trusted root en Certified documents aan en klik op OK.
- De aanbevolen methode bestaat eruit het certificaat direct aan zijn eigenaar te vragen, teneinde deze in Adobe Reader te importeren.
Indien het gerecupereerde certificaat in een bestand van het type .fdf (uitwisselingsformaat van Adobe certificaten) vervat is, klik dan gewoonweg op dit bestand. Klik vervolgens op Set Contact Trust... en ga direct naar stap 5.
Indien het gerecupereerde certificaat een bestand is van het type .p7c, .p7b, .cer, of .crt, gelieve volgende stappen te volgen.- Ga in de menu van Adobe Reader naar Edit > Preferences... Kies in het scherm Preferences de categorie Signatures en klik vervolgens in het deel Identities & Trusted Certificates op de knop More...
- Kies in het scherm Digital ID and Trusted Certificate Settings, in de lijst links Trusted Certificates en klik op Import.
- Klik in het scherm Choose Contacts to Import op Browse ... en selecteer het bestand met het certificaat.
- Selecteer, nog steeds in hetzelfde scherm, in de lijst bovenaan de contact die wordt toegevoegd of die overeenstemt met de identiteit van het geïmporteerde certificaat. Selecteer vervolgens in de lijst onderaan het geïmporteerde certificaat en klik op Trust ....
- Vink in het scherm Import Contact Settings de opties Use this certificate as a trusted root en Certified documents aan en klik op OK.
- En klik, bij terugkeer in het scherm Choose Contacts to Import op Import om te eindigen.
Diverse parameters
Standaard verzendwijze van derden
Zodra de module Elektronische factuur - UBL is geconfigureerd, zijn er nieuwe opties beschikbaar voor de standaard verzendmethode van derden, in het tabblad 'Klanten/leveranciers' van de algemene parameters.
Verschillende emittenten
Het aanmaken van de elektronische factuur in UBL-formaat kan op een andere naam gebeuren dan die van de algemene parameters. Dit kunt u realiseren door de gegevens in te vullen zoals beschreven in Link met meerdere boekhoudbedrijven.
Gebruikte lay-out voor UBL
Standaard wordt de eerste lay-out gebruikt voor het genereren van de pdf in het UBL-bestand.
U kunt een andere configuratie definiëren door de onderstaande stappen te volgen:
- Open het dagboek-configuratiescherm.
- Tabblad 'Afdrukken'
- Klik op het UBL-selectievakje dat overeenkomt met de lay-out die u wilt gebruiken
Gebruik van de module
Als u de documentatie wilt volgen, gebruik dan de juiste versie.
Klantenscherm
Aanvaarding van een elektronische factuur
Volgens de Belgische regelgeving wordt de aanvaarding stilzwijgend gedoogd. Dit betekent dat indien de klant zich geen vragen stelt en de factuur betaalt, hij impliciet de elektronische factuur aanvaardt.
Het is dus niet meer nodig om een aparte e-mail of verzending per post te verzenden naar elke klant om voorafgaand advies te vragen.
Klant met BTW- of ondernemingsnummer.
Voor een klant met een btw-nummer (en dus btw-plichtig), moet alleen het veld Land/BTW-nr. worden ingevuld met zijn btw-nummer.
Voor een klant met een ondernemingsnummer maar niet-belastingplichtig moet het veld BTW-regime de waarde 2 (Vrijgesteld) krijgen. Met deze waarde 2 wordt het veld Land/BTW-nr automatisch omgevormd naar Ondernemingsnummer (vanaf versie 6.0.15) om het nummer te kunnen registreren in hetzelfde veld.
De mogelijke waarden van het veld BTW-regime die in WinBooks Accounting (vanaf versie 6.0.15) gebruikt worden, zijn:
- 1 = Belastingplichtige
- 2 = Vrijgesteld
- 3 = Niet-belastingplichtige
Keuze van verzendwijze
In het tabblad 'Voorwaarden' van de klantenfiche kunt u de verzendwijze voor de klant definiëren.
De gedefinieerde wijze wordt gebruikt bij het gebruik van de knop 'Verzenden / afdrukken(F7)' in het documentafdrukscherm.
De standaard verzendwijze wordt in het parameterscherm bepaald.
Omschrijving van de verzendwijzen
| Opties | Omschrijving |
|---|---|
| Als de code leeg is, wordt de standaard verzendmethode, ingesteld in de algemene parameters, gebruikt. Als er geen standaardwaarde is gedefinieerd, wordt de optie 'Afdrukken' gebruikt. | |
| Afdrukken | Het document wordt afgedrukt zonder digitale verzending naar de klant. |
| Verzend het PDF-bestand via e-mail. | |
| E-fff V2 | Verzend het XML-bestand in E-fff V2-formaat via e-mail. |
| E-fff V2 + PDF | Verzend het XML-bestand in E-fff V2-formaat met een kopie van het PDF-bestand via e-mail. |
| E-fff V3 | Verzend het XML-bestand in E-fff V3-formaat via e-mail. |
| E-fff V3 + PDF | Verzend het XML-bestand in E-fff V3-formaat met een kopie van het PDF-bestand via e-mail. |
| PEPPOL V3 | Als het gebruik van het WinBooks-platform is ingeschakeld, controleert Logistics bij het verzenden van het Logistics-document of de klant aanwezig is op het PEPPOL-netwerk. Indien aanwezig, wordt het XML-document gepost op het PEPPOL-netwerk. Klant is aanwezig op het Peppol-netwerk
Klant is onbekend op het Peppol-netwerk
Verzenden Peppol
|
| PEPPOL V3 + PDF | Verzend het XML-bestand in PEPPOL V3-formaat met een kopie van het PDF-bestand via e-mail. Omdat het Peppol-netwerk geen PDF documenten aanvaardt, wordt dit formaat per e-mail naar de bestemmeling verzonden, niet naar het PEPPOL-netwerk. Als er met Peppol wordt gewerkt, moet je minimum Logistics versie 6.2.11 gebruiken. De vorige versies verzenden in het formaat PEPPOL V3 + PDF. |
Documentenscherm
Levering informatie
De gebruikte informatie komt uit het tabblad 'Levering' van het facturatiedocument.
Gegroepeerde factuur
In het UBL-formaat kunnen geen meerdere adressen en leverdata gebruikt worden.
Als u meerdere leveringsdocumenten op één factuur wilt groeperen, groepeer dan de documenten met dezelfde leveringsinformatie.
Validatie van de documenten tijdens het bewaren
Bij het opslaan van een klantenfactuur of een klantencreditnota voor een derde partij wiens geselecteerde verzendmethode het verzenden van een UBL XML-bestand vereist, wordt een controle uitgevoerd volgens het gevraagde formaat.
Als het aangevraagde formaat niet kan worden gegenereerd, wordt een niet-blokkerende foutmelding weergegeven met de beschrijving van de fout.
Lege lijnen, lijnen waarin geen omschrijving en geen artikelcode wordt gebruikt, worden niet aanvaard door Peppol.
Verzenden van de elektronische factuur
Door te klikken op de knop 'Verzenden / Afdrukken (7)' wordt het document verstuurd naar het Peppol-platform. Bij fouten wordt een gepaste foutboodschap getoond.
zie ook Opvolging Peppol verwerking.
Boekhouding
Offline
Boekingen
Deze informatie moet manueel worden ingebracht na de import van deze documenten in het boekhoudprogramma.
In WinBooks Accounting:
Bij een offline-verbinding met WinBooks Accounting (boekhouding geïnstalleerd op een andere post) via het menu Tools > Boekhoudkoppeling > Koppeling facturen / creditnota’s, wordt de factuur naar de boekhouding verstuurd in het UBL- en PDF-formaat, waar Virtual Invoice deze herkent en vervolgens inleest in de boekhouding.
Logistics verstuurt de facturen in elektronische vorm naar de boekhouding via het WinBooks-digitalisatieplatform (Data Exchange Platform).
De dossier- en gebruikersparameters invullen voor de verbinding met het platform moeten gebeuren via de knop 'Instellingen' van het scherm 'Parameters voor de boekhoudkoppeling' (onder Tools > Boekhoudkoppeling).
In een ander boekhoudpakket
In het documentenscherm is een extra mogelijkheid voorzien om (een selectie van) documenten te exporteren naar het XML-formaat UBL.
De knop 
in de lijst met documenten maakt het mogelijk om XML-bestanden in UBL-formaat voor een groep of een individueel document te genereren.
De gegenereerde bestanden zijn gegroepeerd in de DATA / UBL-submap van het dossier.
Hiermee kunt u deze bestanden bijvoorbeeld naar uw accountant sturen als hij het WinBooks-boekhoudgamma niet gebruikt, maar een software die compatibel is met het UBL-formaat.
Online
Bij een onlineverbinding met WinBooks Accounting (boekhouding geïnstalleerd op dezelfde post) heeft het geen zin om een elektronische factuur naar de boekhouding te versturen omdat deze facturen rechtstreeks in de boekhouding worden toegevoegd. Echter het is steeds mogelijk om de PDF van de factuur te exporteren (om ze te kunnen visualiseren in de boekhouding) via de optie 'De documenten exporteren naar Virtual Invoice' in de parameters van de Boekhoudkoppeling .
