U kunt de facturen afdrukken een per een elke keer als u een factuur ingevoerd en bewaard hebt, achteraf of in een reeks op basis van een aantal criteria. Het afdrukken kan gebeuren met bevestiging (waarbij u het aantal exemplaren, de printer, de lay-outkeuze kan wijzigen en eventueel eerst nog een voorbeeld op scherm kan bekijken) of zonder bevestiging.

Zie ook Instellingen (dagboeken).

Op deze pagina:

Afdrukken met/zonder bevestiging

De parameter 'Afdrukken zonder bevestiging' moet per dagboek worden gedefinieerd.
Het afdrukken gebeurt standaard met een bevestiging.

  1. Als u het afdrukken start door te klikken op de knop of te drukken op F4 verschijnt er een tussenscherm 'Afdruk documenten' waarin u de afdruklay-out kunt kiezen en het aantal exemplaren kunt wijzigen.
  2. In het tussenscherm 'Afdruk documenten' klikt u op de knop  of drukt u op F4 om het Windows-afdrukvenster te openen.
  3. Voordat u gaat afdrukken, kunt u een andere printer selecteren in het Windows-afdrukvenster.

In het geval van 'Afdrukken zonder bevestiging', verschijnen het tussenscherm en het Windows-afdrukvenster niet.

Voorbeeld

Via de knop  of F3 kan enkel de gebruiker SYSTEM de verschillend versies bekijken. De andere gebruikers kunnen enkel het eerste exemplaar op deze manier bekijken.

Begin van de pagina

Afdrukken tijdens het invoeren

Ga naar het menu Invoeren > Documenten.

  1. Klik op de knop  of druk op PGDN. Drie acties worden uitgevoerd: het bewaren, het afdrukken en het aanmaken van het volgend document in hetzelfde dagboek.
  2. Het document op het scherm wordt bewaard, het scherm 'Afdruk documenten' wordt geopend: klik op de knop of druk op F4 om het Windows-afdrukvenster te openen.
  3. Het Windows-afdrukvenster opent zich: u kunt hier eventueel een andere printer selecteren.
    Dit venster wordt evenveel keer geopend als er af te drukken exemplaren zijn.
  4. Klik op OK om het afdrukken te starten.

Begin van de pagina

Nadien afdrukken

Ga naar het menu Invoeren > Documenten.

Om een reeds bewaard document af te drukken:

  • Zoek het document op.
  • Klik op de knop of druk op F4 om het afdrukken te starten.
  • Het scherm 'Afdruk documenten' wordt geopend: klik op de knop of druk op F4 om het Windows afdrukvenster te openen.
  • Het Windows afdrukvenster opent zich: u kunt hier eventueel een andere printer selecteren.
    Dit venster wordt evenveel keer geopend als er af te drukken exemplaren zijn.
  • Klik op OK om het afdrukken te starten.

Begin van de pagina

Een reeks documenten afdrukken

Er bestaan twee manieren om een reeks documenten af te drukken. 


Ga naar het menu Afdrukken > Documenten > Reeks van documenten.

Met deze functie kunt u een reeks documenten van hetzelfde dagboek afdrukken op basis van een selectie van documentnummers, een klantcode, een bepaald statuut (met eventueel de mogelijkheid om het statuut na afdrukken aan te passen) en een selectie van datums. Indien geactiveerd als parameter, ook op basis van een vertegenwoordiger of een analytische code van de derde partij.
Voorbeeld:

Afdrukken van de facturen 6 tot 12 met het statuut 'Gegenereerd'. Na afdruk krijgen deze facturen het statuut 'Verstuurd naar de klant'.


De afdrukeigenschappen (lay-outs, exemplaren enz.) zijn deze die u in het dagboek hebt gedefinieerd.

Bevestigt u dat het afdrukken goed verliep, dan wordt het statuut aangepast, doet u dit niet, dan behouden de afgedrukte documenten hun oorspronkelijke statuut.


Een andere manier om documenten in batches af te drukken is door uw keuze te maken in het zoekgedeelte van het documentenscherm (1), vervolgens op (2) te klikken, en in het resultatenraster kunt u met een kleine klik op de eerste kolom (3) een ​​contextmenu verkrijgen met bepaalde mogelijke acties, waaronder Afdrukken (4).


In bovenstaande voorbeeld, waarbij de selectie een aantal openstaande verzendingsnota's voor de klant Alpha weergeeft, stelt de contextmenu ook voor om een gegroepeerde facturatie (Facturatie klanten) toe te passen.

Afhankelijk van de selectie(s) zijn soortgelijke acties mogelijk om klanten- of leveranciersbestellingen batchgewijs te transformeren in leveringen (Klanten leveren en Leverancierslevering).

Begin van de pagina

Afdrukken of e-mailen

Vanaf versie 6.0.7 (verder aangepast in 6.2.11) van Logistics is een nieuwe knop  beschikbaar in het scherm 'Afdruk documenten'. Deze doet het volgende:

  • het verzenden van een factuur per e-mail in PDF-formaat
  • het verzenden van een factuur per e-mail in het XML-formaat van een van de UBL-formaten als de module Elektronische factuur geactiveerd is
  • het verzenden van een factuur naar het PEPPOL-netwerk in het XML-formaat als de module Elektronische factuur geactiveerd is en de toegang tot het WinBooks platform actief is.
  • het drukken van een papieren versie voor de andere klanten, om per post te versturen.

Begin van de pagina

Verschillen tussen e-mail-versie en af te drukken versie

Om facturen per e-mail te verzenden, gebruik makend van een lay-out die verschillend is van de papieren versie, bestaan er 2 verschillende methodes.

  • Met 1 unieke lay-out voor beperkte verschillen tussen de e-mail en de af te drukken versie.
    De elementen van de lay-out die moeten worden weergegeven voor het afdrukken of voor de e-mail, worden gedaan door weergavevoorwaarden aan deze elementen toe te voegen.
    • De conditie EMPTY(cust.email) moet u toevoegen aan deze elementen van de lay-out die enkel op de papieren versie aanwezig mogen zijn.
    • En de conditie NOT EMPTY(cust.email) moet u toevoegen aan deze elementen van de lay-out die enkel op de e-mail versie aanwezig mogen zijn.

    De bewerking wordt gestart door eenmaal de knop Verzenden / Afdrukken te gebruiken.

    Vanaf versie 6.2.11

    Vanaf deze versie is een herziening van de interface uitgevoerd.

    De velden NOINVMAIL, NOEFFF, UBLNOTACPT en UBLVERS zijn niet langer beschikbaar via de interface. Om compatibel te blijven met bestaande plug-ins zijn ze nog steeds aanwezig in de database en ze worden bijgewerkt door de aanpassing via de verzendingswijze van de klant.



    Om de aanwezigheid van het e-mailadres te negeren of het bestaan ervan te controleren, is het ook mogelijk om te differentiëren op basis van de optie 'Aanvaard geen factuur per e-mail' door in deze situatie gebruik te maken van:

    • de conditie cust.NoInvMail voor de afdruk,
    • en NOT cust.NoInvMail voor de e-mail.
    Om rekening te houden met de optie 'Aanvaard geen factuur per e-mail' bij het gebruik van de elektronische factuur UBL:
    • de conditie cust.UblNotAcpt is te gebruiken bij een afdruk,
    • en NOT cust.UblNotAcpt is te gebruiken voor een e-mail.

    Vanaf versie 6.2

    Als het enige verschil tussen een papieren factuur en een elektronische factuur het al dan niet gebruiken van een logo is, kan het nuttig zijn om de mogelijkheden van de Amyuini PDF printer te bekijken.



  • Met 2 lay-outs gedefinieerd in het dagboek van de facturen, om grotere verschillen tussen de e-mail en de gedrukte versie te kunnen realiseren.
    De tweede lay-out die wordt gebruikt voor de papieren versie bevat een "Extra voorwaarde" EMPTY(cust.email) in de parameters van het dagboek.

     

    Deze methode met 2 lay-outs maakt geen gebruik van de knop Verzenden / Afdrukken en wordt uitgevoerd in 2 fasen:
  1. De eerste fase zal alleen die facturen afdrukken voor klanten die geen e-mailadres hebben gedefinieerd in hun klantenfiche.
    1. Via het menu Afdrukken > Documenten > Reeks van documenten, kies het dagboek van de facturen en de te gebruiken nummers.
    2. Selecteer vervolgens 1 kopie voor de lay-out 'Af te drukken factuur' en 0 kopieën voor de lay-out 'Factuur per e-mail'.
    3. Druk vervolgens op de knop .
  2. De tweede fase zal alleen die facturen afdrukken voor klanten die een e-mailadres hebben gedefinieerd in hun klantenfiche.
    1. Eveneens via het menu Afdrukken > Documenten > Reeks van documenten, kies hetzelfde dagboek van de facturen en dezelfde te gebruiken nummers.
    2. Vervolgens selecteer 0 kopieën voor de lay-out 'Af te drukken factuur' en 1 kopie voor de lay-out 'Factuur per e-mail'.
    3. Druk vervolgens op de knop .

Een extra exemplaar op papier afdrukken

Vanaf versie 6.0.14 kan deze knop Verzenden / Afdrukken ook voorstellen om een extra papieren kopie te drukken (bv. voor intern gebruik). Om deze extra kopie te drukken, moet de optie 'Een extra exemplaar op papier drukken' worden geactiveerd in de parameters voor het verzenden van e-mails. Na activering wordt na de normale verwerking van het afdrukken of verzenden van e-mails (voor de klanten met een e-mailadres) een extra exemplaar afgedrukt. De optie Deze vraag verbergen laat u toe om te voorkomen dat telkens een bevestiging gevraagd wordt aan de eindgebruiker om dit extra exemplaar af te drukken.


Een PDF-bestand aanmaken

Zie Voorkeursinstellingen voor de verschillende beschikbare keuzes voor het genereren van PDF's.

De algemene parameter Aanmaken van PDF-bestanden is per PC in te stellen.
Het is mogelijk een document als PDF te bewaren tijdens het afdrukken.

Als u afdrukt zonder bevestiging, is het niet mogelijk om tijdens het afdrukken een PDF-document op te slaan.

De PDF-bestanden worden bewaard in de subdirectory PDF (die automatisch wordt aangemaakt bij de eerste creatie) van het dossier of in de directory die u hebt gedefinieerd in de Algemene parameters > Voorkeursinstellingen.
De naam van het PDF-bestand is gelijk aan de dagboekcode gevolgd door het documentnummer en een volgnummer dat van belang is als u elke afdruk opslaat (optie 'Een nieuw PDF-bestand aanmaken').

Bijvoorbeeld: FAC 300012 (1)

Het afdrukvenster ziet er als volgt uit:

  • Niet archiveren in PDF-formaat: er worden geen PDF-bestanden opgeslagen.
  • Het laatste PDF-bestand overschrijven: elke keer dat hetzelfde document wordt afgedrukt, wordt het originele PDF-bestand overschreven (steeds onder dezelfde naam).


Bijvoorbeeld: FAC 300010 

  • Een nieuw PDF-bestand aanmaken: bij elke afdruk wordt het volgnummer in de bestandsnaam verhoogd:

Bijvoorbeeld: FAC 300010 (1), FAC 300010 (2), FAC 300010 (3) ...

Uw keuze wordt automatisch bewaard voor een volgende afdruk tot u een andere keuze maakt.

We raden u ten zeerste aan om tussen de keuzes 'Het laatste PDF-bestand overschrijven' en 'Een nieuw PDF-bestand aanmaken' per dagboek te kiezen voor een van deze twee methoden voor het genereren van PDF-bestanden en deze niet achteraf te wijzigen. Als er al PDF-bestanden met verschillende revisienummers zijn gemaakt met de methode 'Een nieuw PDF-bestand aanmaken', wordt door het wijzigen van de methode in 'Het laatste PDF-bestand overschrijven' niet het laatste PDF-bestand met een revisienummer vervangen, maar wordt het oorspronkelijke ongewijzigde PDF-bestand overschreven en vervangen.


Het PDF-bestand wordt gegenereerd zodra u in bovenstaand scherm op de knop Afdrukken klikt, ook al start u vervolgens niet de fysieke afdruk op een printer.

Het automatisch openen van het aangemaakte PDF-bestand deactiveren

  1. Om te vermijden dat de PDF wordt geopend, voegt u in Bestand > Tabellen > Algemeen > Parameters de parameter OPEN_PDF_AFTER_PRINT toe.
  2. In 'Waarde' typt u .F.
  3. Sluit af en start opnieuw op.

Begin van de pagina

Een document via e-mail verzenden

De algemene parameters in het tabblad Voorkeursinstellingen 'Aanmaken van PDF-bestanden' en 'Parameters voor de verzending van e-mails' moeten per PC gedefinieerd worden.

Voorwaarden:

  • U moet ook PDF-bestanden beheren
  • Het mag geen dagboek zijn waarin u afdrukt zonder bevestiging.

Het is niet noodzakelijk om in PDF-formaat te printen (dus om de afdruk in PDF te bewaren) om het document via e-mail te kunnen versturen.

  1. Selecteer het e-mailadres van de derde van het document of selecteer E-mail van de lay-out en typ het e-mailadres in het veld ernaast.
    • E-mail facturering: e-mailadres gerelateerd aan het factureringsadres (tabblad 'Adres' van de derde)
    • E-mail levering: e-mailadres gerelateerd aan de contactpersoon geselecteerd in het document (tabblad 'Contacten' van de derde)
    • E-mail alternatieve facturering: als u in het tabblad 'Facturering' een ander facturatieadres hebt geselecteerd (dubbelklik op het adres), dan kunt u met deze keuze het e-mailadres van deze contactpersoon gebruiken. Het afdrukken van dit adres vereist een aanpassing van uw lay-out. Uw verdeler kan u hierbij helpen.

      Voorbeeld van de expressie om in plaats van de naam van het hoofdbedrijf de naam van het bedrijf in tabblad 'Contacten' te laten afdrukken:
      iif(empty(dochead.invpersid),cust.name,invpers.company).

  2. Klik op de knop of F5: de e-mail wordt aangemaakt in uw e-mailprogramma of wordt direct verstuurd (afhankelijk van de Algemene parameters).
    • Het document is gekoppeld aan de mail met als naam de dagboekcode gevolgd door het documentnummer.
    • Het onderwerp van de mail is de dagboekcode gevolgd door het documentnummer en uw licentienaam.
    • De inhoud van de mail is leeg.

Het onderwerp en de inhoud van de e-mail kunnen voorgedefinieerd worden via de Parameters voor de verzending van de pdf-bestanden via e-mail. Zie Parameters voor de verzending van e-mails.

Begin van de pagina