In de plaats van rechtstreeks een factuur in te voeren kunt u ook een verzendingsnota invoeren en 'omzetten' naar een factuur. U kunt dit een voor een doen ofwel voor een reeks verzendingsnota's die u groepeert op een factuur volgens bepaalde groeperingscriteria. De verzendingsnota(s) en de factu(u)r(en) worden op deze wijze aan elkaar gekoppeld en u kunt dan op elk moment tussen de factuur en de verzendingsnota(s) heen en weer gaan.

U kunt voor een bepaald dagboek (type levering klanten) bepalen dat de documenten uit dit dagboek nooit mogen worden gegroepeerd of nooit mogen worden omgezet naar facturen. Ga hiervoor naar Dossier > Instellingen > Dagboeken, tabblad Opties, de parameters 'Geen facturatie' en 'Geen gegroepeerde facturatie'.

Inhoud pagina:

Principes


Actie

Werkwijze

1 verzendingsnota → 1 factuur

Menu Invoeren > Documenten, vervolgens het dagboek Verzendingsnota en klik vervolgens op de knop of Shift+F4.

n verzendingsnota's → n facturen

Menu Bewerkingen > Facturatie klanten, vink de optie 'Hergroepering per derde' uit in het tabblad 'Opties'.

n verzendingsnota's (zelfde valuta, zelfde vertegenwoordiger) voor 1 klant → 1 factuur per klant

Menu Bewerkingen > Facturatie klanten, vink de optie 'Hergroepering per derde' aan in het tabblad 'Opties'.

n verzendingsnota's → 1 factuur voor een set criteria, afhankelijk van de groeperingswijze gekoppeld aan de klant

Menu Bewerkingen > Facturatie klanten
en in het menu Bestand > Derden, selecteer een groeperingswijze in het sub-tabblad 'Voorwaarden' (veld Facturatie leveringen) van de derdenfiche.

Per klant groepering bepalen

Zie Beheer van groeperingswijze van leveringen op verkoopfacturen als u per klant wil kunnen ingeven of zijn verzendingsnota's op de factuur gegroepeerd worden of niet.

Het is ook mogelijk om een ​​bestelling direct aan een factuur te koppelen zonder een verzendingsnota te gebruiken. Voor meer uitleg, zie de opmerking van het 'Gekoppeld dagboek bestellingen' in de instellingen van de dagboeken'.


Inhoud van een gegenereerde factuur:

Actie

Werkwijze

Alle regels (ook zonder aantallen) van de verzendingsnota worden overgenomen op de factuur

Selecteer 'Met artikels waarvan het aantal nul is'.

Regels zonder aantallen (bijvoorbeeld regels met enkel een omschrijving of tekstregels) niet overnemen op de factuur

Deselecteer 'Met artikels waarvan het aantal nul is'.

Regels met zelfde prijs, zelfde btw-code, zelfde kortingspercentage worden getotaliseerd op 1 regel

Selecteer 'Groeperen per artikel'.

De referentie (documentnummer, datum, bedrag, referentie) van de verzendingsnota(s) overnemen op de factuur (op een aparte documentregel of in een documentnotitie)

Menu Dossier > Instellingen > Algemene parameters, tabblad Diversen.


  • Het genereren van facturen gebeurt via een intermediair scherm 'Facturatie klanten'. Zodra u in dit scherm op de knop 'Uitvoeren' klikt, worden de facturen gegenereerd ook al drukt u ze niet onmiddellijk af.
  • U kunt de gegenereerde facturen - voor zoverre de instellingen dit toelaten - nog wijzigen/wissen.
  • U kunt een factuur gemakkelijk terugvinden vanaf de verzendingsnota (en de verzendingsnota vanuit de factuur) door te klikken op de knop 'Link' of met de toetsen Alt+L in het documentenscherm.

Begin van de pagina

Een verzendingsnota invoeren

De invoerprocedure is identiek aan deze van een factuur, enkel de keuze van het dagboek verschilt.
Als u meerdere leveringsadressen (zie tabblad 'Contacten' in de klantenfiche) beheert, wordt er bij het selecteren van de klant een venster geopend waarin de verschillende adressen worden aangeboden.

Gebruik de verticale pijltjestoetsen om naar de juiste regel te gaan en druk vervolgens op Enter. Dit adres zal overgenomen worden in het tabblad 'Levering' en is wijzigbaar in dit tabblad (hiermee wordt enkel het leveringsadres voor dit document gewijzigd).

Begin van de pagina

Een factuur genereren op basis van een verzendingsnota

Zet een verzendingsnota om in een factuur via het menu Invoeren > Documenten.

Wanneer u een verzendingsnota van op het scherm wil factureren, druk op Shift+F4 om ze om te zetten in een factuur.

Om het document in een factuur om te zetten, moet u zich in een dagboek bevinden waarvoor u hebt gedefinieerd dat hij aanleiding kan geven tot een factuur.

U krijgt het omzettingsscherm:


Actie

Werkwijze

Brondocument (= verzendingsnota op het scherm)

Werkt u met statuten, geef dan eventueel het statuut aan dat de verzendingsnota zal krijgen na omzetting. Standaard wordt dit statuut 'Gefactureerd'. Zie ook Werken met statuten in de documenten.

Gegenereerd document (= te genereren factuur)

  • De factuur wordt gegenereerd in het door u geselecteerde factuurdagboek.
    Enkel de factuurdagboeken met dezelfde eigenschappen als het dagboek van de verzendingsnota worden getoond. Bijvoorbeeld als het dagboek van verzendingsnota's een dagboek BTW excl. is, worden enkel de factuurdagboeken BTW excl. getoond.
  • Wijzig eventueel de datum van de factuur.
  • Als u geen vervaldatum invoert, zal deze berekend worden op basis van de betalingstermijn gedefinieerd in de derdenfiche.
  • U kunt ook een referentie meegeven.

Groeperen per artikel

Groepeert u meerdere verzendingsnota's op 1 factuur en komt het vaak voor dat dezelfde artikelen meerdere malen voorkomen, dan kunt u deze artikelen groeperen op 1 regel in de factuur (op voorwaarde dat de verschillende regels van de verzendingnota('s) dezelfde prijs en dezelfde btw-code hebben). Bij het genereren van een factuur kunt u nog steeds aangeven dat u toch niet wilt groeperen. Zie hiervoor de activatie van de Groepering per artikel toelaten voor de facturatie in het tabblad 'Diversen' van de algemene parameters.  

Met artikels waarvan het aantal nul is

Vink dit vakje aan om ook de regels van de verzendingsnota zonder hoeveelheden over te nemen op de factuur (bijvoorbeeld regels met enkel een omschrijving of regels met een notitie).

  • Voor u de factuur afdrukt (op voorwaarde dat u niet werkt met afdrukken zonder bevestiging voor het factuurdagboek en op voorwaarde dat de parameters het toelaten om een gekoppeld document te wijzigen) kunt u de factuur alsnog wijzigen. U moet hiervoor het afdrukscherm verlaten met Esc en dan op F5 te drukken om de factuur op het scherm te wijzigen.
  • Werkt u met statuten, dan heeft de gegenereerde factuur het beginstatuut zoals gedefinieerd in het factuurdagboek of eventueel een specifiek statuut als u de factuur hebt afgedrukt.

Geattacheerde bestanden kopiëren 

Als er een bestand aan een document is gekoppeld, kan deze al dan niet worden gekopieerd. Zie bestanden koppelen aan documenten. 


Druk op F7. Het afdrukscherm wordt getoond of de factuur wordt direct afgedrukt.

  • Als u dit zo hebt ingesteld wordt op de eerste regel van de factuur het nummer, de datum en/of de referentie van de verzendingsnota overgenomen en/of het bedrag.

  • Als u hebt gekozen om het nummer en de datum over te nemen van de verzendingsnota in een notitie, dan ziet u deze notitie in het tabblad 'Notities'. Op de afgedrukte factuur ziet u deze notitie voor zoverre de lay-out hiervoor werd aangepast.
    Als de paragraaf FACTUUR correspondeert met de paragraafcode CI (zie parameter DOC_NOTE_STRUCT) dan moet u, om deze paragraaf op een document af te drukken, de functie XMEMO als volgt gebruiken:

    XMEMO(dochead.note, 'CI')

Begin van de pagina

Meerdere verzendingsnota's groeperen op 1 factuur

1. Groepeer meerdere verzendingsnota's op 1 factuur via het menu Bewerkingen > Facturatie klanten.

U kunt voor een bepaald dagboek definiëren dat dit dagboek nooit kan worden gegroepeerd of dat het nooit aanleiding kan geven tot een factuur. Als u bijvoorbeeld een dagboek van het type verzendingsnota's hebt, kunt u afhaalnota's afdrukken die niet factureerbaar zijn.

Zie de opties Geen facturatie en Geen gegroepeerde facturen in de dagboekinstellingen.

Met deze functie kunt u een reeks verzendingsnota's factureren, al dan niet gegroepeerd op een factuur per klant.

Standaard gebeurt de groepering op basis van de klant, op voorwaarde dat de te groeperen documenten dezelfde valuta en vertegenwoordiger hebben. Om 1 factuur per verzendingsnota te genereren, deselecteer Hergroepering per derde in het tabblad 'Opties'.

Veld

Beschrijving

Brondocumenten

= verzendingsnota's

Code derde

Selecteer eventueel de code van de te factureren klant. Laat u dit veld leeg, dan worden alle verzendingsnota's die beantwoorden aan de overige criteria voorgesteld.

Van de dagboeken

Selecteer het (de) te factureren verzendingsnota-dagboek(en).

Statuut

Werkt u met statuten, geef dan aan welk statuut de te factureren verzendingsnota's moeten hebben (vb. enkel de verzendingsnota's met statuut TI: To invoice = Te factureren) en welk hun nieuw statuut moet worden na facturatie (vb. IN = invoices, Gefactureerd).

Als u de status van het brondocument leeg laat, zullen alle verzendingsnota's die nog niet gefactureerd werden ter facturering worden voorgesteld. Door een filter op de status toe te passen, kunt u bijvoorbeeld enkel de daadwerkelijk uitgeleverde verzendingsnota's factureren (vb. met status TI nadat ze werden afgedrukt).

Documenten tussen

Geef eventueel een selectie van data op.

Dossier

Maak eventueel een selectie op het analytisch plan van de klanten (vb. de regio om enkel factureren te genereren voor verzendingsnota's gericht aan klanten van die regio).

Filter

U kunt de alias [dochead] in de filter gebruiken. Bijvoorbeeld, dochead.agent='LUC'. 

Via de knop kunt u een eigen filter maken en bewaren.

Via de knop bekomt u een shortlist met de bewaarde filters die u kunt gebruiken. 

Zo kunt u bij voorbeeld de verzendingsnota's van vertegenwoordiger LUC omzetten in facturen.

Gegenereerde documenten

= facturen

Het gekoppelde dagboek gebruiken

De facturen worden gegenereerd in het door u geselecteerde dagboek of in het voorgestelde dagboek op basis van de instellingen in het verzendingsnota-dagboek.
U kunt enkel kiezen uit factuurdagboeken met dezelfde eigenschappen als het verzendingsnota-dagboek.

Voorbeeld: als het verzendingsnota-dagboek een dagboek BTW excl. is, worden alleen facturatiedagboeken BTW excl. weergegeven.

Nieuw statuut

Vul hier het nieuwe statuut in van de verzendingsnota na de facturatie (vb. IN = Invoiced = Gefactureerd).

Datum gegenereerde documenten

Wijzig eventueel de datum van de factuur.

Vervaldatum indien termijn ontbreekt

Als u geen vervaldatum invult, zal deze berekend worden op basis van de betalingstermijn gedefinieerd in de derdenfiche.

Opties

Veld

Beschrijving

Defaultgroepering


Groeperen per artikel

Vink het vakje Groeperen per artikel aan om de identieke regels (zelfde artikel, zelfde eenheidsprijs, zelfde valuta, zelfde btw-code en zelfde kortingspercentage) te totaliseren op 1 factuurregel. Zie de algemene parameter: De groepering per artikel toelaten voor de facturatie.

Hergroepering per derde

Vink het vakje Hergroeperen per derde uit om een factuur te genereren per verzendingsnota.
Als u met groeperingswijzen per klant werkt (zie de Algemene parameters > tabblad Klanten/leveranciers > Beheer van groeperingswijze van leveringen op verkoopfacturen), heeft de groeperingswijze (tabblad Voorwaarden) gekoppeld aan de klant voorrang.

De groepering per derden gebeurt alleen voor documenten met dezelfde klant, dezelfde vertegenwoordiger, hetzelfde kortingspercentage en dezelfde betalingstermijn.

Opties


Met nuldocumenten

Vink deze optie aan om nuldocumenten om te zetten naar facturen.

Met artikels waarvan het aantal nul is

Vink deze optie aan om rekening te houden met artikelen met hoeveelheid nul tijdens het omzetten naar factuur.

Geattacheerde bestanden kopiëren

Als er een bestand aan een document is gekoppeld, kan deze al dan niet worden gekopieerd. Zie bestanden koppelen aan documenten. 

2. Druk op de knop of F7 om de te factureren verzendingsnota's te selecteren

Het bovenstaande deel van het venster toont de verzendingsnota's die voldoen aan de opgegeven criteria.
De knoppen (of dubbelklik), en  maken het mogelijk om verzendingsnota's om te zetten naar het onderste deel van het venster (= Te factureren).

Sorteervolgorde van de verzendingsnota's:

  • Geen: de lijst is gesorteerd op nummer van de verzendingsnota.
  • Code klant
  • Naam klant
  • Vertegenwoordiger
  • Datum
  • Dagboek+Nummer
  • Referentie
  • Volgorde facturatie: de lijst is gesorteerd in functie van de facturen die zullen gegenereerd worden.

    In het voorbeeld hierboven: alle klanten zijn geselecteerd en we groeperen per klant. Aangezien de klant Alpha een groeperingswijze per leveringsadres heeft en de verzendingnota 2023015 naar een tweede leveringsadres werd gestuurd, zullen er 2 facturen gegenereerd worden, 1 factuur voor de verzendingsnota 2023015 en 1 factuur voor de verzendingsnota's 2023013 en 2023014.

Het onderste deel van het scherm toont de verzendingsnota's die zullen gefactureerd worden wanneer u op de knop of op F7 drukt.

Met de knoppen en kunt u de documenten van het onderste deel terugzetten naar het bovenste deel van het venster. Deze verzendingsnota's zullen dan niet gefactureerd worden.

De knop opent het geselecteerde document. 

Sorteervolgorde resultaat bijsturen

Om de sorteervolgorde van het resultaat te wijzigen, is de parameter 'JNLGROUP_ORDER_ONLY' beschikbaar. Indien deze wordt gebruikt, heeft deze voorrang op alle andere instellingen.

3. Klik op de knop of F7 om de factureren te genereren. Met de knop  of de escape-toets kunt u annuleren: er zal dan geen factuur gemaakt worden.
4. De factuurnummers die zijn aangemaakt worden getoond (in ons voorbeeld de factuurnummers 2023011 tot en met 2023015).

5. Klik op de knop  of F4 om af te drukken. Als u later wil afdrukken of eerst nog wijzigingen wil aanbrengen, klik op de knop .
Wanneer u een factuur verwijdert die op deze manier gemaakt is, worden de gekoppelde verzendingsnota's terug factureerbaar.


Begin van de pagina

Switchen tussen een verzendingsnota en een factuur

Het is heel makkelijk om de verzendingsnota's te traceren die aanleiding hebben gegeven tot een factuur en omgekeerd, welke factuur correspondeert met een verzendingsnota.

  1. Ga naar het menu Invoeren > Documenten.
  2. Haal de verzendingsnota/factuur op door ze op te zoeken en druk dan op  of druk op Alt+L om te switchen naar de gekoppelde factuur/verzendingsnota.

  3. Druk Enter of dubbelklik op een document om het weer te geven.

Begin van de pagina