Les OD automatiques

WinBooks permet de générer de manière automatique plusieurs type d'opérations diverses.

1. Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE / GÉNÉRAL / OD Automatiques / OD Automatiques
2. Sélectionnez l'onglet adéquat (OD TVA, Factures à recevoir, Ecart de lettrage...).

Onglet OD TVA

Si vous désirez générer automatiquement l'O.D. de TVA, renseignez les comptes généraux à utiliser pour générer cette O.D. :

Compte/courant TVA à payer
Compte/courant TVA à recevoir
Compte correction TVA à payer
Compte correction TVA à recevoir

Les deux comptes généraux compte/courant vont servir à recevoir la contrepartie de l'écriture de TVA suivant le solde de celle-ci.
Les deux comptes généraux correction reprennent les éventuelles imputations enregistrées lors d'opérations de corrections (od, rectification de facture etc) et donc les montants ont été manuellement introduits dans la déclaration TVA en cases 61 et 62 (bouton modifier). Ces montants seront ainsi pris en compte dans l'opération de TVA.

Journal : Journal d'opération diverse spécifique dans lequel l'opération diverse de TVA sera comptabilisée.

Onglet Factures à recevoir

Si vous désirez générer automatiquement une opération diverse du type 'Factures et/ou produits à recevoir, charges et/ou produits à reporter', renseignez les comptes généraux qui seront à l'origine de cette opération diverse. Ainsi que les journaux dans lesquels ces opérations diverses seront comptabilisées.

Compte factures à recevoir
Compte produits à recevoir

Code journal de type clôture : Les opérations diverses liées aux comptes factures/produits à recevoir ne peuvent être comptabilisées que dans un journal d'OD de type clôture.

Compte charges à reporter
Compte produits à reporter

Code journal de type ouverture : Les opérations diverses liées aux comptes charges/produits à reporter ne peuvent être comptabilisées que dans un journal d'OD de type réouverture.

Onglet Ecart de lettrage

Pour activer la génération automatique d'une opération diverse d'écart de lettrage lors du lettrage à postériori de plusieurs écritures d'un compte client ou fournisseur, vous devez préalablement créer un journal d'opération diverse de type Ecart de lettrage.
Si le code journal existe, il est automatiquement repris en regard de la zone Journal d'écart de lettrage.
La Différence Max correspond au montant d'écart maximum autorisé lors du lettrage pour générer cette opération diverse. Si l'écart de lettrage dépasse ce montant, WinBooks ne proposera pas la génération automatique de l'OD d'écart de lettrage.
Définissez ensuite le compte de gain et le compte de perte sur lequel l'écart de lettrage va être comptabilisé.
Cochez la gestion des comptes de différences de change si vous désirez également gérer ce genre d'écart lors du lettrage à postériori.
Définissez ensuite le compte de gain et le compte de perte sur change.
Cochez la gestion d'autres comptes si vous vous voulez pouvoir choisir le compte général au moment de la génération de l'OD d'écart de lettrage.

Onglet OD virements

Cet onglet reprend, le code journal des virements et le compte centralisateur "Virements émis" déjà paramétrés

Cochez l'option Génération OD autres bénéficiaires si vous désirez autoriser la génération de l'OD de virements lors des virements automatiques aux autres bénéficiaires.

Onglet A répartir (Disponible à partir du release 8)

 

Cet onglet ne s'affiche que si l'option A répartir a été activée dans la paramétrage fichier

Pour la répartitions des charges , renseigner un journal d'opérations diverses de type "Répartition" et un compte de régularisation 

OD salaires

1. Dans le menu DOSSIER, cliquez sur l'option PARAMÉTRAGE / GÉNÉRAL / OD Automatiques / ODSalaires

     

Format fichier

Sélectionnez le type de fichier que vous désirez importer. Soit Standard e-FFF SocSec, soit SODA

Traitement

Définissez la manière dont l'opération diverse doit être générée. Soit globalisée ou, détaillée par travailleur.

Pour autant que l'information soit disponible dans le fichier.

Gérer les sections analytiques

Si vous exploitez la comptabilité analytique vous pouvez sélectionner un plan analytique par défaut.

Vous pourrez ainsi définir les comptes analytiques à utiliser par département par exemple.

Table des associations

Cliquez sur   afin d'accéder à la table de concordance des comptes généraux  (e-FFF SocSec)

Cliquez sur   afin d'accéder à la table de concordance des comptes généraux  (SODA)

Cliquez sur   afin d'accéder à la table de concordance des comptes analytiques (SODA)

Compte d'attente

Introduisez le numéro du compte général d'attente sur lequel sont passées toutes les écritures que WinBooks n'aura pas pu réconcilier.

Déplacer les fichiers après injection

En activant cette option, les fichiers injectés en comptabilité sont déplacés dans le sous-répertoire Processed

Transport

Réception des fichiers OD Salaire 

Manuelle

1° Si vous avez opté pour le format e-FFF SocSec

Indiquez dans cette zone, le chemin du répertoire dans lequel se trouvent les fichiers e-FFF SocSec de ce dossier.  (C:\eFFFSoc\Parfilux\ dans notre cas)

C'est dans ce répertoire que vous devez placer les fichiers reçus de votre secrétariat social.

Si des fichiers PDF sont joints, ceux-ci doivent alors être placés dans le sous-répertoire pdf (C:\eFFFSoc\Parfilux\pdf dans notre exemple) 

2° Si vous avez opté pour le format SODA

Indiquez dans cette zone, le chemin du répertoire (début de l'arborescence) dans lequel se trouvent les fichiers SODA. (c:\SODA\  par exemple)

Le répertoire dans lequel les fichiers SODA sont placés respecte une certaine structure définie par Codabox. Votre répertoire SODA contient un sous répertoire par dossier comptable. Chacun des sous répertoire est subdivisé par exercice comptable.

Exemple  c:\SODA\Parfilux\2018
Ce répertoire est lui-même encore subdivisé comme suit :
1° PROCESSED : ce répertoire est automatiquement créé et reprend les fichiers SODA déjà injectés en comptabilité
2°  soda_from_XXX : un répertoire est créé par secrétariat social (Où XXX représente le nom du secrétariat social, soda_from_sdworx)
C'est dans le répertoire c:\SODA\Parfilux\2018\soda_from_XXX que se trouvent les fichiers SODA de type XML qui doivent être injectés en comptabilité.
Les fichiers SODA peuvent être accompagnés d'un PDF reprenant en clair les informations contenues dans le fichier SODA. Chaque PDF est  attaché automatiquement aux opérations diverses avec le programme Virtual Invoice de WinBooks.

Ces fichiers PDF sont stockés dans le sous répertoire répertoire pdf du répertoire c:\SODA\Parfilux\2018\soda_from_XXX