Voordat u met het ophalen van de CODA rekeninguittreksels kunt beginnen, dient u de nodige parameters te definiëren:
- Selecteer de menu BANKEN en kies vervolgens de optie RECUPERATIE VAN DE CODA BESTANDEN.
- Klik op
om de algemene parameters m.b.t. het inlezen te definiëren.
Tabblad Algemeen
Wachtrekening
Voer het nummer in van de wachtrekening voor het boeken van de boekingen die WinBooks niet heeft kunnen matchen.
Bepaling van het financieel documentnummer (Nieuwe functionaliteit, beschikbaar eind 2018)
Voorvoegsel
Het voorvoegsel van het financieel documentnummer kan op drie manieren worden aangemaakt.
Ofwel op basis van 2 of 4 posities van het kalenderjaar, dat terug te vinden is in het CODA bestand, ofwel op basis van een manueel in te vullen voorvoegsel.
Aantal cijfers na het voorvoegsel
Geef de te gebruiken correspondentie in tussen het nummer van het rekeninguittreksel van in het CODA bestand en het nummer van het overeenkomende boekstuk in het financiële dagboek.
Meestal kan men dit best door het jaartal te laten voorafgaan (voorvoegsel) en het aantal posities of cijfers te definiëren dat erop volgt. Voorbeeld: opdat het uittreksel 27 in het boekstuk 2010027 geboekt zou worden, voer 2010 in als voorvoegsel, gevolgd door 3 posities, wat u zal toelaten om 999 uittreksels per jaar te ontvangen.
Het domiciliëringsnummer als mededeling gebruiken
Zodra een domiciliëringsnummer gevonden is, zal het als mededeling bij de betaling dienen.
Tabblad Behandeling
Zoekfunctie staken als OGM gevonden is
Indien er een OGM in het CODA bestand wordt gevonden, spoort WinBooks dit nummer op in het daartoe bestemd veld in de ingevoerde aankoop- en verkoopfacturen. Indien deze optie aangevinkt is en wanneer het OGM nummer gevonden is, zal Winbooks de betrokken klant of leverancier aan de bankverrichting koppelen. Zou Winbooks geen OGM nummer terugvinden, dan gaat hij dan niet verder zoeken.
Is deze optie niet aangevinkt, en werd er een OGM gevonden, dan zal WinBooks de OGM trachten te ontleden om eventueel een boekstuknummer te vinden en bijgevolg de betaling te kunnen toewijzen.
Dit betreft slechts de communicaties die een OGM nummer hebben. In dit geval wordt er verder gezocht.
Koppeling met klantenfacturen uitsluitend via OGM
Deze optie laat u toe, wanneer deze is aangevinkt, om klantenfacturen uitsluitend te koppelen wanneer de communicatie een correcte en bestaande OGM bevat.
In tegenovergesteld geval, zal er geen behandeling of opzoeking plaatsvinden.
Splitsing van collectieve overschrijvingen
Wanneer het CODA bestand gegevens die voortvloeien uit een collectieve betaling aan leveranciers omvat, kunt u kiezen om het totale bedrag op één rekening te boeken (meestal de wachtrekening die gebruikt werd bij het aanmaken van de overschrijvingen om deze te af te punten). Doch kunt u ook opteren om het betaalde bedrag te splitsen en toe te kennen aan de verschillende betaalde leveranciers.
Splitsing van collectieve domiciliëringen
Wanneer het CODA bestand gegevens die voortvloeien uit een collectieve klantendomiciliëring omvat, kunt u kiezen om het totale bedrag op één rekening te boeken. Doch, u kunt ook opteren om het betaalde bedrag te splitsen en toe te kennen aan de verschillende betrokken klanten.
Splitsing andere soorten globale betalingen
Net zoals voor de collectieve overschrijvingen kan men in de CODA bestanden het totaal van de inningen (gegroepeerd per OGM bijvoorbeeld), evenals de details ervan terugvinden. Deze globalisatie werd uitgevoerd door uw bank.
U kunt kiezen om enkel het totaal bedrag dat door de bank wordt aangeleverd te recupereren of de details van de inningen.
Het splitsen van globale bedragen kan enkel gebeuren indien het CODA bestand de details van deze transactie eveneens bevat. Indien dit niet het geval is, moet u een verzoek hieromtrent indienen bij uw financiële instelling.
Aantal bestanden per uittreksel
Bepaalde bedrijven ontvangen hun rekeninguittreksels slechts 1 keer per week of 1 keer per maand, afhankelijk van het contact dat werd vastgelegd met hun bank.
Zij ontvangen echter dagelijks een CODA bestand. Een CODA bestand dat elke keer hetzelfde uittrekselnummer krijgt.
Bijvoorbeeld : de eerste maand van het jaar ontvangen zij 20 CODA bestanden die hetzelfde uittrekselnummer 1 hebben.
Indien uw onderneming zich in deze situatie bevindt, vink dan de optie Meerdere Coda bestanden aan.
U kunt zo meerdere CODA bestanden inlezen die hetzelfde uittrekselnummer bevatten.
WinBooks kent een sequentieel nummer toe aan elk van de geïnjecteerde bestanden.
Zie hier de structuur van de stuknummers indien u voor deze optie gekozen hebt:
De eerste twee posities zijn gereserveerd voor het jaartal dat dus van 4 naar 2 posities herleidt wordt. Bijvoorbeeld 13 voor het jaar 2013.
De volgende 6 posities zullen door WinBooks op volgende wijze gebruikt worden:
Posities 3 tot 6: het uittrekselnummer
Posities 7 en 8: het sequentieel volgnummer van het CODA bestand
Voorbeeld:
U injecteert twee CODA bestanden voor het rekeninguittreksel Nr 1
1ste CODA bestand: 13000101
2de CODA bestand: 13000102
Tijdens de ontvangst van de eerste CODA voor uittreksel 2, zal het stuknummer overgaan naar 13000201.
Op dit moment wordt enkel het beginsaldo van de nieuwe CODA met het eindsaldo van de vorige CODA gecontroleerd.
Tabblad Plaatsbepaling (Dit scherm werd herzien in de versie die eind 2018 beschikbaar is)
Beheer van een default CODA map
Wanneer u de default CODA map geactiveerd hebt, dan zal deze worden voorgesteld tijdens de opzoeking van uw CODA bestanden.
Deze map of directory wordt eveneens gebruikt voor de berekening van de Overzichtstabel voor fiduciaires en de Automate-functie.
Indien u de map tijdens het bekijken of het inlezen van een CODA bestand wijzigt, dan zal WinBooks u voorstellen om dit veld aan te passen.
Beheer van PDF bestanden
De CODA bestanden kunnen vergezeld zijn van een PDF die het geheel van de rekeninguittreksels duidelijk weergeeft.
Elke PDF kan automatisch gelinkt worden aan de financiële verrichtingen met het programma Virtual Invoice van WinBooks.
In dit veld kunt u de weg naar de map waar de PDF bestanden zich bevinden, aangeven.
Tijdens het inlezen van de CODA bestanden, worden de gevonden PDF bestanden automatisch gelinkt aan het bankrekeninguittreksel.
De naam van het PDF-bestand moet dezelfde zijn als die van het CODA bestand. Enkel de extensie van het bestand wijzigt.
Deze optie is slechts beschikbaar wanneer Virtual Invoice actief is voor dit dossier.
Een aparte map per jaar / Een aparte map per IBAN
In bepaalde structuren, kan de map die de CODA bestanden bevatten worden onderverdeeld per kalenderjaar en/of per IBAN.
Om te verhinderen dat de instellingen elk jaar moeten aangepast worden of bij de behandeling van elke IBAN rekening, vul de naam van de map in, zoals bijvoorbeeld CODA\DossierXXX.
Klik vervolgens op Een aparte map per jaar en de variabele %YEAR% wordt aan de map toegevoegd: CODA\DossierXXX\%YEAR%\
Als u vervolgens ook op Een aparte map per IBAN klikt, wordt de variabele %IBAN% aan de map toegevoegd: CODA\DossierXXX\%YEAR%\%IBAN%\
Het CODA bestand verplaatsen na het inlezen
Na de recuperatie vanaf de bank, Isabel of CODABOX, worden de CODA bestanden in een map geplaatst. Deze map kan met de tijd zeer groot worden en vanaf dan kan het bijgevolg moeilijk worden om de CODA bestanden die nog verwerkt moeten worden, terug te vinden.
Door dit vakje aan te vinken, kunt u vanaf dan de weg naar de map aangeven waarnaar het CODA bestand moet verplaatst worden.
Dit veld is standaard ingevuld met de weg naar het boekhouddossier gevolgd door CODA\PROCESSED.
Tijdens het inlezen van het CODA rekeninguittreksel in de financiële verrichtingen, zal het ingelezen CODA bestand verplaatst worden naar deze directory. Op deze manier bevinden er zich in de ontvangstdirectory enkel CODA bestanden die nog moeten ingelezen worden.
Een aparte map per IBAN
Wanneer u vraagt om het CODA bestand na het binnenlezen te verplaatsen, zal deze in een welbepaalde map worden bewaard die enkel de CODA bestanden bevat van eenzelfde bankrekening.
Aldus zullen de CODA bestanden niet meer door elkaar bewaard worden in eenzelfde map.
De submap IBAN wordt automatisch gecreëerd indien hij niet bestaat.
Tabblad Tabellen
Het tabblad Tabellen geeft toegang tot de correspondentietabel met de BVB verrichtingscodes, de correspondentietabel met de bankrekeningen, het beheer van sleutelwoorden, het beheer van kredietkaarten en het beheer van maaltijdcheques / ecocheques.
De optie Opzoeking in het commentaar van de bank, laat de opzoeking per sleutelwoord toe in het detail van de door de bank meegegeven communicatie.
Van zodra u klaar bent met de instellingen, klik op 
om terug te gaan naar het venster en om de CODA bestanden in te lezen.
De CODA bestanden parametreren (redactie tekst in uitvoering)
