De dagboekcodes

Voor het dagelijks boeken heeft WinBooks zes dagboektypes voorzien : verkopen, creditnota's op verkopen, aankopen, creditnota's op aankopen, financiële dagboeken en diverse dagboeken.

Standaard aangemaakte dagboeken

Opdat u snel van start zou kunnen gaan, heeft WinBooks bij het aanmaken van het dossier een tabel met de dagboeken die elk bedrijf nodig heeft reeds geïnstalleerd :

Een verkoopdagboek
Een dagboek creditnota's op verkopen
Een aankoopdagboek
Een dagboek creditnota's op aankopen

U kan andere dagboeken aanmaken, in functie van uw behoeften : verschillende verkoopdagboeken voor binnenlandse en buitenlandse verkopen bv.
Wat de financiële dagboeken betreft, dient u evenveel dagboeken aan te maken dan dat er financiële rekeningen zijn in het bedrijf.

Tijdens het aanmaken van een nieuw dossier installeert WinBooks automatisch vier diverse dagboeken :

In functie van de aard van de verrichting, is het nodig meerdere diverse dagboeken te gebruiken.

HEROPE Heropening van de rekeningen

Een openingsdagboek waarin - bij het aanmaken van het dossier - de openingsbalans opgenomen wordt (enkel beschikbaar in de openingsperiode).

DIVPOS Diverse posten

Een dagboek waarin alle diverse verrichtingen van het lopende boekjaar (rechtzettingen na foutieve boekingen bv,...) opgenomen worden.

OVSCHR Uitgeschreven overschrijvingen

Een dagboek waarin de uitgevoerde overschrijvingen (betalingen onder weg) opgenomen worden, indien u dit aangevraagd hebt.

AFSLUI Afsluiting van het boekjaar

Een afsluitingsdagboek waarin de diverse eindejaarsverrichtingen (provisie, voorraad,...) opgenomen worden (enkel beschikbaar in de afsluitingsperiode).

Bovendien gebruikt WinBooks een intern dagboek REOPEN voor het automatisch beheer van de heropeningsboekingen.

Indien de module vaste activa actief is, installeert WinBooks ook een divers dagboek voor afschrijvingen (DPAFSC).

Klik op om een dagboek te vergrendelen.

Om een dagboek toe te voegen

In het menu BESTAND : klik op de optie TABELLEN.
Klik op de optie DAGBOEKCODES.
Selecteer het toe te voegen dagboektype in TYPE.
Klik op .
Ken het dagboek een unieke referentie toe.
1. Voer een omschrijving in die u zal toelaten het dagboek te identificeren en, eventueel, het van een ander dagboek van hetzelfde type te onderscheiden.

Aankoop- en verkoopdagboeken

Bij het aanmaken van een aankoop- of verkoopdagboek dient u enkel de referentie en de omschrijving aan te duiden. Dit geldt eveneens voor de dagboeken voor de creditnota's. Tevens kan u aanduiden of het al dan niet om een vertrouwelijk dagboek gaat. Zo ja, zal deze door de gebruikers die niet over de nodige rechten beschikken noch geraadpleegd noch afgedrukt kunnen worden..

Financiële dagboeken

Tabblad Algemeen

Indien u een gewoon financieel dagboek aanmaakt, dit is een dagboek m.b.t. een bankrekening, dient u bovendien gegevens in te vullen voor het uitvoeren van de betalingen of het afhandelen van CODA bestanden.

Vul de dagboekcode en de omschrijving in.

Indien u een financieel dagboek van het type KASDAGBOEK voor het boeken van ontvangsten en uitgaven aanmaakt, zal WinBooks u waarschuwen indien het saldo negatief is.

Tenslotte dient u voor alle financiële dagboeken (gewoon financieel dagboek en kasdagboek) een Centralisatie rekening - opdat WinBooks de tegenboeking bij het boeken van een financiële verrichting zou kunnen genereren - alsook de Valuta in te geven.
Met een financiëel dagboek gedefiniëerd in vreemde valuta wordt het invoerscherm aangepast om de bedragen zowel in vreemde valuta als in de munteenheid van het dossier te tonen.

Tabblad bankgegevens (Bank. Id.)

Vul het Rekeningnummer,de IBAN en BIC codes, het Nr code bankinstelling in.

Het veldje Business Account dient u enkel in te vullen indien u over dergelijke rekeningen beschikt voor dit bedrijf. Deze code bekomt u via uw bank. De CODA bestanden die gekoppeld zijn aan een dergelijke rekening bevatten zowel transacties m.b.t. de klassieke bankrekening als transacties aangaande de Business Account.

U dient, in een dergelijk geval, twee financiële dagboeken gekoppeld aan hetzelfde bankrekeningnummer aan te maken. Het ene dagboek zal voorgehouden zijn voor de gewone banktransacties. In het andere dagboek, waarvoor u het veldje Business account hebt ingevuld, zullen de specifieke transacties opgenomen worden.

Tabblad Overschrijving/Coda

De velden van dit tabblad dient u enkel te vervolledigen indien u de module 'overschrijvingen' en/of 'inlezen Coda bestanden' gebruikt.

De instelling Collectieve overschrijvingen dient enkel voor de SEPA betalingen. Zodra u dit veldje aankruist, zullen de betalingen SEPA als één betaling verwerkt worden. Op uw bankafschrift (Papier of Coda) zal er dus ook maar één globale betaling vermeld zijn.

Indien u een algemene rekening heeft gedefinieerd in het veld "Autom. boeking coda" van een financieel dagboek, dan zullen alle boekingen van uw bankafschrift rechtstreeks op deze algemene rekening geboekt worden zonder enige vorm van opzoeking.

Indien u met Isabel 6 wenst te werken, dient het vakje De synchronisatie met Isabel 6 aangevinkt te zijn. Dit op voorwaarde dat u beschikt over het abonnement ISABEL Go dat u toelaat om bankbestanden (overschrijvingen en CODA) met uw bank uit te wisselen vanuit uw boekhoudpakket. Indien u een ontvangstbevestiging wenst te ontvangen nadat u een overschrijvingbestand naar uw bank hebt verstuurd, dient u het vakje Mailadres in te vullen. Deze optie dient u enkel voor de rekeningen die in uw contract ISABEL Go vermeld zijn, te activeren.

Tabblad Opties

In het tabblad Opties kan u de volgende instellingen vervolledigen.

Of dit dagboek al dan niet vertrouwelijk is waardoor enkel de gebruikers die over de nodige rechten beschikken de betrokken boekingen zullen kunnen raadplegen en/of afdrukken.

De standaard voorgestelde invoermethode : worden de boekingen doorlopend ingegegen of per uittreksel (kruis het vakje aan).

Indien u boekingen met btw uitsplitsing in een financieel dagboek wenst in te geven, dient u de optie Beheer van de BTW aan te kruisen. Deze instelling is onomkeerbaar.

En tenslotte kan u de Kredietlimiet.vervolledigen. Op basis van het ingegeven bedrag wordt er een controle uitgevoerd bij het aanmaken van de betalingsvoorstellen.

Diverse posten

Indien u een divers dagboek aanmaakt, dient u bovendien aan te geven voor welk type diverse verrichtingen het bedoeld is daar diverse openings-/heropenings- en afsluitingsboekingen in specifieke dagboeken en periodes ingevoerd worden. Indien nodig, krijgt u ook de mogelijkheid om een nieuw dagboek voor de afschrijvingen, voor de herwaardering van financiële dagboeken in valuta, voor de uitgeschreven overschrijvingen, het boekingsverschil weg te schrijven bij het afpunten, alsook voor simulatieverrichtingen aan te maken.