La touche F6 donne accès à la gestion des comptes clients.
La fiche signalétique du client contient d'une part des renseignements sur son identité, tels son nom et son adresse et d'autre part des renseignements comptables. Il est important de bien les compléter, parce qu'ils seront réutilisés à différents endroits du logiciel : les rappels de paiements, les éditions comptables. Ils permettront aussi de différencier les clients. Enfin, ils accéléreront l'encodage des écritures. En effet, certaines valeurs telles que le code paiement, le compte d'imputation, le code TVA ... sont des valeurs par défaut et seront par conséquent proposées d'office lorsque vous imputerez une écriture sur ce client.
Les zones
Les zones 'évidentes' telles adresse, n° de téléphone, ... ne seront pas détaillées.
RÉFÉRENCE
La référence permet de rechercher un client. La référence est également l'ordre de tri par défaut dans les vues et les listes des clients. Cet ordre peut bien sûr être modifié.
Quel que soit le format adopté pour la référence des clients, il est important d'observer des règles suivantes :
La référence doit être unique : deux clients ne peuvent avoir la même référence, ce qui permet, entre autres, de distinguer des clients portant le même nom.
Une référence parlante est plus facile à utiliser, parce que plus facile à retenir
La référence doit être cohérente : ainsi si vous décidez de laisser tomber les 'de', les 'le', les 'van' ... , pensez à le faire systématiquement, ce qui facilitera les recherches et rendra les tris plus logiques.
Dans le cas de noms fréquents tels que Dupont, Lambert, ... pensez à réserver le dernier ou les deux derniers caractères en les laissant libres, ce qui vous permettra d'encoder d'autres clients avec des références similaires (ex. Dupont, Dupont/2).
Les caractères acceptés sont : des chiffres (0 à 9) et/ou des lettres (à remarquer que les lettres s'inscrivent d'office en majuscules : A à Z), espaces (sauf en première position) ainsi que les caractères / * ( ) et #.
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SOCIÉTÉ
Cette zone est destinée au nom du client ou de sa société et est obligatoire. Le nom ne doit bien sûr pas être unique. Comme la référence, le nom permet de rechercher le client. Aussi, est-il conseillé de ne pas y inclure la raison sociale ou son titre d'appellation, données peu significatives pour les tris et les recherches.
CIV
Sélectionnez dans la table des civilités la raison sociale de la société ou le titre client. Cette information pourra être reprise sur les rappels du client (dépend du paramétrage du layout).
A noter que dans les layouts le champ NOM DU CLIENT sera composé du code de civilité suivi du nom du client, encodé dans SOCIÉTÉ.
CONTACT
Il peut être utile pour la communication orale ou par écrit de disposer du nom de la personne de contact dans cette société.
CIV
Sélectionnez dans la table des civilités le titre de la personne de contact.
PAYS
Sélectionnez dans la table des pays, le pays du client. Ce code ISO précédera automatiquement le code TVA du client. Lors de l'encodage d'une écriture, le programme tiendra compte du pays dans le choix des codes TVA (codes nationaux, intracommunautaires, extracommunautaires), tout en vous laissant la possibilité de choisir un autre code TVA.
DEVISE
Sélectionnez dans la table des devises, la devise habituelle du client. Cette devise sera proposée d'office – mais pourra être modifiée - lorsque vous encoderez une facture pour ce client. Laissez cette zone vide si la devise du client est celui du dossier
N° TVA
Indiquez si le client est assujetti et - le cas échéant son numéro de TVA -, exonéré ou non assujetti. WinBooks utilise le régime de TVA pour l'élaboration du listing TVA client entre autres. Si vous avez complété le code pays, celui-ci précède le n° de TVA. Le programme contrôle la validité des codes TVA belges. Ne tapez que les chiffres du n° de TVA, les séparateurs (points, tirets, ...) étant préenregistrés. Pour les autres pays de l'U.E., WinBooks propose automatiquement le format d'encodage adéquat.
CATÉGORIE
Si vous avez décidé de vous servir de catégories pour subdiviser votre fichier des clients, il est conseillé de compléter cette information de façon systématique. Cela vous permettra de faire des sélections fiables.
BANQUE N°
Actuellement, seuls les comptes bancaires belges font l'objet d'un contrôle de validité.
Créez éventuellement une zone paramétrable pour enregistrer d'autres n° de comptes bancaires.
CODE PAIEMENT
Sélectionnez dans la table des codes de paiement le délai de paiement par défaut pour ce client. Ce délai sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce client.
CODE TVA
Sélectionnez le code TVA utilisé habituellement pour les ventes à ce client. Ce code sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce client.
COMPTE D'IMPUTATION
Sélectionnez le compte général sur lequel vous imputez habituellement les ventes pour ce client. Ce compte sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce client.
Cliquez sur l'icône dictionnaire pour associer de la même manière une écriture-type du dictionnaire à ce client.
Que voulez-vous faire ?
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Modifier les coordonnées d'un client
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