La touche F6 donne accès à la gestion des comptes clients ou en cliquant sur dans la barre outils.

 

La fiche signalétique du client contient d'une part des renseignements sur son identité, tels son nom et son adresse et d'autre part des renseignements comptables. Il est important de bien les compléter, parce qu'ils seront réutilisés à différents endroits du logiciel : les rappels de paiements, les éditions comptables. Ils permettront aussi de différencier les clients. Enfin, ils accéléreront l'encodage des écritures. En effet, certaines valeurs telles que le code paiement, le compte d'imputation, le code TVA ... sont des valeurs par défaut et seront par conséquent proposées d'office lorsque vous imputerez une écriture sur ce client.

Les zones

Les zones 'évidentes' telles-que: adresse, n° de téléphone, ... ne seront pas détaillées.

Référence

La référence permet de rechercher un client. La référence est également l'ordre de tri par défaut dans les vues et les listes des clients. Cet ordre peut bien sûr être modifié.
Quel que soit le format adopté pour la référence des clients, il est important d'observer des règles suivantes :

La référence doit être unique : deux clients ne peuvent avoir la même référence, ce qui permet, entre autres, de distinguer des clients portant le même nom.

Une référence parlante est plus facile à utiliser, parce que plus facile à retenir
La référence doit être cohérente : ainsi si vous décidez de laisser tomber les 'de', les 'le', les 'van' ... , pensez à le faire systématiquement, ce qui facilitera les recherches et rendra les tris plus logiques.

Dans le cas de noms fréquents tels que Dupont, Lambert, ... pensez à réserver le dernier ou les deux derniers caractères en les laissant libres, ce qui vous permettra d'encoder d'autres clients avec des références similaires (ex. Dupont, Dupont/2).

Les caractères acceptés sont : des chiffres (0 à 9) et/ou des lettres (à remarquer que les lettres s'inscrivent d'office en majuscules : A à Z), espaces (sauf en première position) ainsi que les caractères / * ( ) et #.

Les icônes

Cliquez sur  pour entrer un mémo

Cliquez sur  pour bloquer le compte.

Cliquez sur  pour rendre un compte inactif ou en sommeil.

Cliquez sur  pour obtenir l'identité de votre client et remplir automatiquement sa fiche signalétique.

Cliquez sur pour accéder à la Centrale des bilans de la Banque Nationale de Belgique et consulter les bilans de votre client. Ceci, uniquement pour les clients belges.

Cliquez sur  en regard du N° d'entreprise pour accéder, pour autant que le N° d'entreprise soit renseigné, aux données signalétiques de ce compte auprès de la banque carrefour des entreprises.

Les abonnements

Société

Cette zone est destinée au nom du client ou de sa société et est obligatoire. Le nom ne doit bien sûr pas être unique. Comme la référence, le nom permet de rechercher le client. Aussi, est-il conseillé de ne pas y inclure la raison sociale ou son titre d'appellation, données peu significatives pour les tris et les recherches.

Civ

Sélectionnez dans la table des civilités la raison sociale de la société ou le titre client. Cette information pourra être reprise sur les rappels du client (dépend du paramétrage du layout).

A noter que dans les layouts le champ Nom du client sera composé du code de civilité suivi du nom du client, encodé dans société.

Contact

Il peut être utile pour la communication orale ou par écrit de disposer du nom de la personne de contact dans cette société.

Civ

Sélectionnez dans la table des civilités le titre de la personne de contact.

Pays

Sélectionnez dans la table des pays, le pays du client. Ce code ISO précédera automatiquement le code TVA du client. Lors de l'encodage d'une écriture, le programme tiendra compte du pays dans le choix des codes TVA (codes nationaux, intracommunautaires, extracommunautaires), tout en vous laissant la possibilité de choisir un autre code TVA.

Devise

Sélectionnez dans la table des devises, la devise habituelle du client. Cette devise sera proposée d'office, mais pourra être modifiée, lorsque vous encoderez une facture pour ce client. Laissez cette zone vide si la devise du client est celle du dossier

N° TVA

Indiquez si le client est assujetti et - le cas échéant son numéro de TVA -, exonéré ou non assujetti. WinBooks utilise le régime de TVA pour l'élaboration du listing TVA client entre autres. Si vous avez complété le code pays, celui-ci précède le n° de TVA. Le programme contrôle la validité des codes TVA belges. Ne tapez que les chiffres du n° de TVA, les séparateurs (points, tirets, ...) étant préenregistrés.

Pour les autres pays de l'Union Européenne, WinBooks propose automatiquement le format d'encodage adéquat. Vous pouvez également contrôler la validité du N° de TVA intracommunautaire en cliquant sur . WinBooks contrôlera la validité de ce N° en liaison avec le système VIES qui est le site internet officiel de l'Union Européenne de validation des numéros de TVA.

Catégorie

Si vous avez décidé de vous servir de catégories pour subdiviser votre fichier des clients, il est conseillé de compléter cette information de façon systématique. Cela vous permettra de faire des sélections fiables.

Facture

Cette zone n'est présente que si la facturation électronique a été activée. Par défaut, les clients reçoivent une facture sous format électronique (Voir paramétrage du module Facturation)

Pour chaque client, vous avez la possibilité de spécifier le type de facture (papier ou électronique par format) que celui-ci désire recevoir. 

Les zones pré-paramétrées

Les zones définies ci-après, doivent avoir préalablement été ajoutées dans le paramétrage des fichiers. Voir chapitre : Insérer une zone paramétrable.

Banque N°

Actuellement, seuls les comptes bancaires belges font l'objet d'un contrôle de validité. Si les zones IBAN et BIC ont été activées, vous n'êtes plus obligé d'afficher cette zone.

IBAN et BIC

Introduisez ici, le numéro de compte IBAN et le BIC associés à votre client. Si vous introduisez un compte IBAN belge, WinBooks retrouvera automatiquement le code BIC. Pour les autres pays faisant partie de la zone SEPA, le code BIC doit obligatoirement être renseigné dès qu'un compte IBAN a été encodé, un contrôle de validité sur le contenu des zones IBAN et BIC est toutefois effectué lors de l'enregistrement des données.

Si vous décidez de continuer à afficher le N° de compte bancaire après l'activation des zones IBAN et BIC, vous constaterez que pour les comptes belges, si vous introduisez un N° de compte bancaire, le compte IBAN et le code BIC seront remplis automatiquement et inversement

Code paiement

Sélectionnez dans la table des codes de paiement le délai de paiement par défaut pour ce client. Ce délai sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce client.

Code TVA

Sélectionnez le code TVA utilisé habituellement pour les ventes à ce client. Ce code sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce client.

Compte d'imputation

Sélectionnez le compte général sur lequel vous imputez habituellement les ventes pour ce client. Ce compte sera proposé d'office – mais pourra être modifié - lorsque vous encoderez une facture pour ce client.
Cliquez sur l'icône dictionnaire pour associer de la même manière une écriture-type du dictionnaire à ce client.

Email

Adresse mail de votre client.

Adresse Email pour les rappels/factures

Cette zone est exclusivement réservée aux fiches clients, lorsqu'elle est remplie, vous pouvez envoyer les lettres de rappel ainsi que les factures par mail.

En regard de la zone vous avez les   qui permettent de créer plusieurs adresses mail différentes


Vous pouvez donc si vous le désirez :

  • Renseigner une adresse mail pour les rappels et une autre pour les factures.
  • Renseigner une ou plusieurs adresses mail pour les rappels
  • Renseigner une ou plusieurs adresses mail pour les factures
Rappels/Virements bloqués

Cochez cette zone si vous ne voulez pas envoyer des rappels à ce client.

Code marchandise

Renseignez un code marchandise de la nomenclature Intrastat. Il sera automatiquement repris comme valeur par défaut dans la fenêtre des données Intrastat lors de l'encodage d'une facture.
Bien entendu, cette zone ne sert que pour les clients ou fournisseurs intracommunautaires pour lesquels des factures de marchandises doivent régulièrement être comptabilisées.

Que voulez-vous faire ?