Open het scherm voor het maken van een nieuwe actie via:
- de menu Invoeren > Een nieuwe actie invoeren
- de knop
in de werkbalk - de knop
in het scherm Raadplegen acties.
Op deze pagina:
Een actie coderen
Het opzoeken van een bedrijf en een klant gebeurt op dezelfde wijze als in het Raadplegen acties. scherm.
- Met de knop
kunt u de fiche bewerken van de derde partij die in het actieblad is geselecteerd. - Met de knop
opent de webbrowser de Google Maps-pagina met de route tussen het adres van het bedrijf (de Logistics gebruiker) en het adres van de derde partij dat is geselecteerd in het actieblad.
De in te voeren velden zijn :
- Het type actie
- Het statuut
- De prioriteit
- De gebruiker die de actie opvolgt
- Het dossier
- De limietdatum
- Het onderwerp en de inhoud van de actie
Een koppeling maken met een document van het commercieel beheer
Als u het nieuwe 5.0-documentscherm gebruikt en u wilt Een koppeling maken met een document van het commercieel beheer (veld Gekoppeld document ) door op de knop 
in het actie-scherm te klikken, is het noodzakelijk om in de algemene parameters, Tabblad Documenten, instelling Invoerscherm documenten, de optie Het versie 5.0 scherm gebruiken met toegang tot het versie 4.2 scherm aan te vinken.
Documenten gekoppeld aan een actie
Hier is het gedeelte van het scherm dat de lijst met de documenten van de actie bevat.
U kan meerdere documenten koppelen aan een actie.
De volgende mogelijkheden zijn beschikbaar :
| Knop | Omschrijving |
|---|---|
| Met deze knop kan u een document importeren : d.i. het bestand opzoeken en het importeren in de gegevensdirectory van het programma (in de subdirectory DOCUMENT van de directory DATA van het dossier). |
| Met deze knop kan u een bestand opzoeken en een link leggen naar het opgezochte bestand. In dit geval zal het programma geen kopie maken van het originele bestand. Zolang als het bestand op dezelfde plaats opgeslagen blijft, zal ook de koppeling geldig zijn en kan u het bestand openen via de actie die u aan dit bestand gekoppeld heeft. |
| Met deze knop kan u een nieuw document aanmaken op basis van een « template »-document. Deze optie zal voornamelijk gebruikt worden voor Word documenten die samenvoegingsvelden bevatten (zie verder voor uitgebreide uitleg over samenvoegdocumenten). Het principe is dat een « template »-document gekopieerd en samengevoegd wordt. Het samengevoegd document wordt vervolgens gekopieerd naar de directory DOCUMENT van het dossier. |
| Met deze knop kunnen via een contextueel menu de volgende 3 acties worden uitgevoerd:
|
| Met deze knop kan u een document wissen. Indien dit een geïmporteerd document betreft, zal de kopie van het document die zich in de directory DOCUMENT bevindt uit deze directory gewist worden, wat inhoudt dat ook de koppeling gewist wordt : het oorspronkelijke document zal nooit gewist worden. |
| Met deze knop kan u een Word document dat samenvoegingsvelden bevat, aanpassen. (zie verder voor uitgebreide uitleg over samenvoegdocumenten). Deze knop heeft dus geen enkel effect indien u een ander soort document probeert te openen. |
| Met deze knop kan u een document openen. Indien het een Word-document betreft dat samenvoegingsvelden bevat, zal het programma de samenvoeging uitvoeren. Opgelet, het samengevoegde document is een tijdelijk document : elke wijziging in dit document zal verloren gaan. Om een samengevoegd document te wijzigen, kies de optie« Nieuw document» op basis van een « template » die samenvoegingsvelden bevat. Een dergelijk document zal eenmaal samengevoegd, bewaard worden in de directory DOCUMENT en kan dan aangepast worden. Indien het een ander soort document betreft (XLS, PDF,...) zal het programma het bestand openen zoals gewoonlijk. Opgelet, indien u een gekoppeld document opent, wijzigt u het origineel document. U krijgt dan ook een waarschuwing die u hieraan herinnert. |
| Met deze knop kan u een geselecteerd document afdrukken. Indien het een koppeling betreft naar een Word document met samenvoegingsvelden, zal het programma het resultaat van de samenvoeging afdrukken. Om een « bron »-document dat samenvoegingsvelden bevat af te drukken, dient u de wijzigingsknop voor dat soort documenten te gebruiken; u kan het document dan afdrukken via Word. |
| Met deze knop kan u het geselecteerde document bewaren in een directory naar keuze (de doeldirectory wordt opgeslagen in functie van de gebruiker). Het brondocument blijft uiteraard op zijn oorspronkelijke plaats bewaard (of het nu gaat om een geïmporteerd document of om een link). Deze optie is dus nuttig om een document uit een actie te halen en te kopiëren naar een andere plaats. |
Opmerkingen
- Een gekoppeld document wordt in de lijst van de documenten in het vet weergegeven.
- Dubbelklik op de naam van een bestand in de lijst om het document te bekijken (zelfde effect als een klik op de knop
. - De interne omschrijving is wijzigbaar (kolom 1 in de lijst)
- Hieronder de waarschuwing indien u een origineel document opent (link naar een bestand) :
U heeft de mogelijkheid om deze melding niet meer te zien tijdens de duur van een werksessie. Zodra u de applicatie terug opstart, is de melding terug actief.
Knoppen in een actie-fiche
Indien u een actie raadpleegt:
In bewerkingsmodus:
Indien u een nieuwe actie toevoegt, bent u automatisch aan het wijzigen.
De knop 
laat u dan toe om de actie te bewaren.
Nadat u een actie bewaard heeft, beschikt u over de volgende mogelijkheden :
| Knop | Omschrijving |
|---|---|
| Met deze 2 navigatieknoppen kunt u van het ene formulier naar het andere gaan, vanaf het moment dat het scherm is geopend vanuit de consultatielijst. |
| Terugkeren naar de wijzigingsmodus |
| Een nieuwe gekoppelde actie aanmaken |
| De actie afdrukken. Zie Een actie afdrukken |
| De actie versturen via e-mail. Zie Een actie per e-mail versturen |
| De actie inplannen. Zie De actie plannen als de M2-add-on niet is geactiveerd, zie anders Planningmodule als deze M2-module is geactiveerd. |
| De actie factureren |
| De actie wissen |
Een actie afdrukken
- Als u de inhoud van een actieblad met een standaardrapport wilt afdrukken, schakelt u de optie Rapport gebruiken om het actieblad af te drukken in.
- En om af te drukken via een merge-document, vinkt u de optie Een samenvoegdocument gebruiken om de actiefiche af te drukken aan. (zie Aanmaken van een samenvoegdocument in « WORD »)
U kan een Word samenvoegingsdocument gebruiken om de inhoud van de actie af te drukken : dit document dient dan als « layout »
Indien u ook het vak De documenten hernomen voor deze actie afdrukken aanklikt, kan u ook deze afdrukken.
Voorbeeld van een samengevoegd document voor een type actie : 
Bovenaan de pagina
Een actie per e-mail versturen
U kan een aantal instellingen definiëren voor het versturen van een e-mail :
| Knop | Omschrijving |
|---|---|
Een persoon toevoegen voor het versturen in kopie | |
| E-mail kopie | Een persoon toevoegen voor het versturen in verborgen kopie |
| Onmiddellijk versturen van de boodschappen | In dit geval zijn er twee mogelijkheden:
|
| Verzending 'groot belang' | Versturen als belangrijk bericht |
| Verzending met aanvraag van afleveringsrapporten | Versturen met vraag van ontvangstbevestiging |
| Attachments in de verzending insluiten | Documenten van de actie mee versturen als attachments aan de mail. Indien één van de documenten een HTML document is, zal het eerste document uit de lijst gebruikt worden als inhoud van de e-mail (een dergelijk email zal dus steeds verstuurd worden in HTML formaat). Indien er geen HTML bestand is, zullen de standaardinstellingen van Outlook bepalen of de e-mail verstuurd wordt in « Plain text » of in « HTML » formaat. |
| Onderwerp en inhoud van de persoonlijke mail | In dit stadium kan u nog de inhoud van het onderwerp en van de e-mail wijzigen, die standaard opgehaald worden uit het onderwerp en de inhoud van de actie. |
Resultaat in uw OUTBOX : 
De naam van de bestanden in de bijlagen komt overeen met het label (is aanpasbaar) dat u eraan hebt gegeven (kolom Label in de lijst met documenten van de actie).
Een actie inplannen
Zonder de M2-Planningsmodule is het mogelijk om deze actie in uw Outlook-agenda te plannen (zie Planningsmodule voor planning met de M2-module).
de eerste interactie met de kalender van Outlook kan wat langer duren
Ziehier een afspraak gegenereerd in uw Outlook kalender : 
De begin- en einddatum zijn opgehaald uit de actie (zie blok « Planning » in de fiche van de actie).
Indien niets gedefinieerd is in de actie, worden de huidige dag en uur gebruikt; u kan dit nog wijzigen in Outlook. Wijzigingen van datum en/of uur in Outlook passen automatisch de datum en uur van de actie in de CRM aan.
De « reminder » is standaard ingesteld op 1 uur, maar is wijzigbaar via een algemene instelling in de CRM module. U kan de parameters voor de « reminder » ook instellen op het niveau van het type actie (zie De tabel met de « type historieken» bijwerken).
Planningsmodule.
Met de bijkomende module « M2 », is het beheer van de planning nog vollediger en biedt de CRM nog meer mogelijkheden aangezien het programma in dat geval toegang geeft tot het volgende scherm : 
U kan hier :
- De geselecteerde actie plannen
- De planning van de andere acties en dit per gebruiker (« opgevolgd door ») raadplegen door u te verplaatsen van week tot week met de 2 sturingstoetsen.
- Direct, vanuit de « toolbar » een nieuwe actie plannen.
Om de tijdszone te plannen, dient u het beginuur te selecteren (enkele klik in de overeenkomstige cel), vervolgens met de muis neerwaarts te glijden en opnieuw te klikken in de cel die overeenstemt met het einduur. 
Opmerkingen
- De datum van de dag is in het geel weergegeven in de titel van de kolom.
- Een rechtermuisklik op een geplande actie biedt u de volgende mogelijkheden :
- Een actie die is gepland door gebruiker "A" maar die wordt opgevolgd door gebruiker "B" wordt gepland in de CRM maar wordt niet overgedragen naar de lokale Outlook van gebruiker "A". Het synchronisatieprogramma dat ook beschikbaar is via de M2-module, synchroniseert acties die aanwezig en gepland zijn in CRM maar niet aanwezig in Outlook, en acties gepland in Outlook maar niet aanwezig in CRM.
Zie verder de volledige uitleg van De planning synchroniseren met Outlook
