U kunt een aantal instellingen definiëren m.b.t. de werking van de module Beheer van vaste activa: instellingen m.b.t. de berekening van de afschrijvingen, standaard voorgestelde waarden bij het boeken of boekingsrekeningen.

Om de instellingen m.b.t. de vaste activa te bepalen:

1. Ga naar de menu VASTE ACTIVA
   Kies de optie INSTELLINGEN

Tabblad 'Berekening van de afschrijvingen'

• Standaard wordt de optie Automatische overgang van degressief naar lineair geactiveerd. Desactiveer die indien nodig.
• Standaard wordt 40 % van de aanschaffingswaarde beschouwd als het maximale tarief voor degressieve afschrijvingen. Wijzig dit tarief indien nodig.
• Standaard beschouwt WinBooks dat 1 % van de aanschaffingswaarde de minimumwaarde van het af te schrijven saldo is. Indien het saldo kleiner is dan deze waarde (n.a.v. afrondingen bv.), wordt het automatisch aan de laatste annuïteit toegevoegd. Wijzig deze waarde indien nodig.
• Duid vervolgens aan welke commentaar u standaard wenst terug te vinden bij de diverse post die automatisch zal worden aangemaakt bij het berekenen van de af te schrijven bedragen (geen, referentie van het goed, omschrijving van het goed of de aanschaffingsgegevens).
• Alternatieve berekening van de eerste periode
  Indien u opteert voor het afschrijven van een Volledige annuïteit het eerste jaar, kunt u de wijze waarop de dotatie m.b.t. deze eerste afschrijvingsperiode zal berekend worden, nader bepalen. 
• Standaard methode: het jaarlijkse dotatiebedrag wordt gelijk verdeeld over de resterende maanden (vanaf de begindatum van afschrijving).
• Alternatieve methode: het totaal van de dotaties van de maanden die de aankoop voorafgaan worden opgeteld en geboekt in de eerste maand waarin het goed zal afgeschreven worden. Om deze optie te activeren, dient u het vakje Alt. berek. van de eerste periode aan te vinken.
• Voorbeeld :
• Aanschaffingswaarde: 12000 EUR (lineair op 10 jaar --> jaarlijkse dotatie = 1200 EUR)
• Begindatum van de afschrijvingen: 12/05/2013 (er blijven dus nog 8 maanden over waarin er afschrijvingen kunnen geboekt worden)
• Berekening van het af te schrijven bedrag in de maand Mei 2013:
• Standaard methode: 1200 EUR / 8 = 150 EUR
  Het totaal bedrag van de dotaties wordt gedeeld door het aantal resterende maanden. Iedere maand vanaf de maand mei zal er dus 150 EUR afgeschreven worden.
• Alternatieve methode: (1200 EUR / 12)* 5 =500 EUR 
  Hier wordt de jaarlijkse dotatie gedeeld door 12 (12 maanden) en vervolgens wordt het zo bekomen bedrag vermenigvuldigd door het aantal maanden die de aankoop voorafgingen (5 in ons voorbeeld). In de volgende overige maanden zal er 100 EUR (1200 EUR / 12) afgeschreven worden.

• Oprichtingsdatum van het bedrijf
  Deze datum dient enkel ingevuld te worden indien u met de module Beheer van de vaste activa begint te werken gedurende het jaar waarin u uw bedrijf hebt opgericht. Het is namelijk zo dat wanneer een bedrijf pas in maart is opgericht bijvoorbeeld, en het boekjaar op 31/12 eindigt, u maar 10 maanden dit jaar zult mogen afschrijven. Dit zelfs indien u kiest om een volledige annuïteit af te schrijven.
  
  

• Tegenboeking afschr. lopende bkj. bij de overdracht

  
  

  • Deze parameter is standaard aangevinkt. Indien deze optie niet is aangevinkt, zullen de afschrijvingen van het huidige boekjaar niet worden tegengeboekt en bijgevolg in rekening gebracht worden bij het berekenen van de meer- (of) minwaarde.

  • Deze parameter kan niet worden gewijzigd als er reeds gedeeltelijke overdrachten werden geboekt.
    

    
    

Tabblad 'Invoeren' (default opties)

• Standaard stelt WinBooks voor de fiche van de vaste activa afzonderlijk van de aankopen in te voeren. Om de basisgegevens van de vaste activa in te voeren, dient u in dit geval de optie INVESTERINGEN van de menu VASTE ACTIVA te activeren.
  Opdat het venster voor het invoeren van de basisgegevens van de vaste activa automatisch geopend zou worden tijdens het boeken van een aankoop, dient u het vak Automatisch bij het invoeren van een aankoop/cn op aankoop aan te vinken.
• Tevens kunt u instellen dat het scherm voor het ingeven van een overdracht automatisch wordt geopend bij het boeken van een verkoop op de centraliserende rekening Resultaat bij overdracht. Zo zal de Historiek van een vast activum vervolledigd worden en zal de diverse post met toewijzing van de meer- of minwaarde op realisatie aangemaakt worden in de boekhouding van zodra de verkoopfactuur wordt ingegeven.
• Vink het vak Numerieke referentie met automatische incrementatie aan indien u met numerieke referenties wenst te werken. Wanneer u een nieuwe fiche aanmaakt, zal het laatst gebruikte nummer automatisch met 1 worden verhoogd.
  Indien u deze optie activeert nadat u reeds gebruik maakte van de module 'beheer van de vaste activa', zal de volgende melding verschijnen: "Indien u deze optie aankruist, zal de huidige nummering van de vaste activa aangepast worden. Bijgevolg zult u de reeds geboekte afschrijvingsverrichtingen niet meer kunnen wissen. Doorgaan?"
  Indien er reeds investeringen met een numerieke referentie bestaan, zal WinBooks enkele '0' vóór de huidige referentie toevoegen.
• Naargelang de evalutatieregels die voor uw bedrijf werden bepaald, vink al dan niet de optie Afschrijving Pro rata het eerste jaar aan. Wanneer een nieuwe fiche wordt aangemaakt zal deze instelling automatisch worden voorgesteld.
• Vink het vak Beheer van de kapitaalsubsidies aan indien u subsidies wenst te beheren.
• Vink het vak Voertuigenbeheer aan als u de voertuigen wilt beheren voor de berekening van de VU.
• Herwaard. m.w. rek. : Duid hier de rekening Herwaarderingsmeerwaarde (2xxxxxx8) aan die standaard zal voorgesteld worden bij het aanmaken van een nieuwe fiche.
• Dot. rek : Duid hier de rekening Dotatie (rekening uit de klasse 6) aan die standaard zal voorgesteld worden bij het aanmaken van een nieuwe fiche.
• Default afschrijvingsfrequentie (Jaarlijks / Maandelijks / Driemaandelijks)
  Kies hier de default frequentie waarop de diverse posten m.b.t. de afschrijvingen gegenereerd dienen te worden.  Deze zal standaard voorgesteld worden bij het aanmaken van een nieuwe fiche.
  Indien u voor Jaarlijks kiest, wordt één enkele diverse afschrijvingspost gegenereerd voor het gehele boekjaar. Indien u voor Driemaandelijks kiest, zal een diverse afschrijvingspost per kwartaal gegenereerd kunnen worden. Indien u voor Maandelijks kiest, zal een diverse afschrijvingspost per maand gegenereerd kunnen worden.
• Default afschrijvingswijze (Versneld / Degressief / Lineair)
  Selecteer hier de berekeningswijze die standaard voorgesteld dient te worden bij het invoeren van de basisgegevens van een nieuw vast activum.

• Subklassen van het rekeningstelsel waaruit de boekgegevens moeten opgehaald worden

  Deze rubriek heeft enkel nut als het vak Automatisch bij het invoeren van een aankoop aangekruist is.  Het venster voor het invoeren van de vaste activa zal in dit geval automatisch geopend worden telkens als u een aankoop boekt op één van de rekeningen die tot de hier gedefinieerde subklassen behoren.

  Standaard worden alle subklassen van 20 tot 27 betrokken door het beheer van vaste activa.
  

Tabblad 'Centraliserende rekeningen'

• U kunt hier de boekingsrekeningen definiëren die bij de specifieke operaties dienen te worden gebruikt.

  Gelieve deze tabel met zorg te vervolledigen. Duid zelfs de rekeningen aan die u momenteel nog niet nodig acht. WinBooks zal nagaan of de nodige rekeningen zijn ingevuld wanneer u  specifieke bewerkingen wenst uit te voeren.

Tabblad 'Boekingsrekeningen'

• Via deze tabel kunt u een afschrijvingsrekening, een meerwaarde rekening en een dotatie rekening koppelen aan iedere investeringsrekening. Bij het aanmaken van een nieuwe fiche, zullen deze rekeningen automatisch worden voorgesteld zodra u de investeringsrekening aanduidt.
• Indien u de optie Automatisch  toevoegen bij het ingeven van de fiches aanvinkt, zal deze tabel automatisch vervolledigd worden wanneer er een nieuwe investeringsrekening wordt gebruikt in een fiche.
  Indien deze optie niet is aangevinkt, zal WinBooks u vragen of u deze tabel wenst bij te werken.
• Indien u op   klikt  zal WinBooks de reeds bestaande fiches doorlopen, en aan de hand van de gevonden informatie, deze tabel invullen.
  Deze tabel kan uiteraard ook manueel vervolledigd of aangepast worden. U dient enkel in de betrokken kolom te klikken. Tevens kunt u nieuwe regels  of bestaande regels
  
  

Tabblad 'Divers'

• Zich baseren op basis de begindatum van de afschrijving
  Het overzicht van de vaste activa baseert zich voortaan op de aanschaffingsdatum. Voor release 6.0 baseerde deze tabel zich op de begindatum van de afschrijving.  
  Door deze optie aan te vinken kunt u uw tabel nog afdrukken op basis van de begindatum van de afschrijving.
• De slapende vaste activa niet afdrukken
  Het is mogelijk om de slapende vaste activa niet meer af te drukken op de lijsten. (Uitgezonderd de afschrijvingstabel en de fiches 275 - 276)
• Slapend maken van een vast actief dat volledig gerealiseerd is
  U kunt beslissen om een vast actief slapend of inactief te maken op het moment van de realisatie ervan. (Volledige realisatie)