Indien er met Peppol gewerkt wordt, moet je minimum Logistics versie 6.2.11 gebruiken. De vorige versies verzenden in het formaat PEPPOL V3 + PDF en Peppol aanvaard dergelijke documenten niet meer. Zie Keuze van verzendmethode
Het is aan te raden om met minimum versie 6.2.16 te werken omdat eventuele Peppol fouten getoond worden voor het effectief fysiek verzenden.
Vanaf versie 6.2.11 is een grondige revisie uitgevoerd.
Als u de documentatie wilt volgen, gebruik dan de juiste versie
Deze optie voegt de mogelijkheid toe om in Logistics een elektronische factuur aan te maken in UBL formaat. Een elektronische factuur laat een automatische verwerking toe voor zowel de ontvanger als voor de verzender. Een factuur in PDF laat dat niet toe. UBL of Universal Business Language is een bibliotheek van commerciële documenten in XML-formaat .
Het aanmaken van een factuur in UBL formaat in Logistics heeft volgende objectieven :
- het versturen van een elektronische factuur naar de klant door het verzenden van de factuur (PDF) per e-mail of via "Verzenden / Afdrukken F7"
- en/of het inlezen van de factuur in de offline boekhouding via Virtual Invoice.
Bij het kiezen voor het Peppol-formaat
- verzend uw factuur naar uw klant via het Peppol-netwerk door bij het afdrukken van het betrokken document te kiezen voor "Verzenden / Afdrukken F7"
- verzend uw factuur naar uw boekhouder via de offline verbinding met Winbooks Accounting op het Winbooks platform
Tijdens het versturen van de elektronische factuur worden twee documenten verstuurd :
- een PDF document (die elektronisch ondertekend kan zijn),
- en een XML bestand in UBL formaat (welke zelf ook de PDF bevat)
Inhoud pagina :
Parameters
Vink via de menu Dossier > Instellingen> Algemene parameters in het tabblad Opties, de optie Ectronische factuur - UBL aan om het gebruik van de UBL in dit dossier te activeren.
De PDF printer moet geïnstalleerd zijn in Logistics.
Parameterscherm
Algemene parameters
Dit scherm bevat zowel de nodige informatie als de voorkeuren voor het genereren van de UBL formaten.
Het is noodzakelijk om volgende velden in te vullen: Naam bedrijf, Adres, Plaats, Land, Website, BTW-nr., IBAN nr. en SWIFT nr.
| Opties | Omschrijving |
|---|---|
| BTW-codes koppelen aan de UBL-codes | Maakt de koppeling tussen de Logistics btw-codes en de UBL-codes |
| Bewaar geen bestanden die voor UBL zijn gegenereerd | Als deze optie is geactiveerd, worden de XML-bestanden niet bewaard in het Logistics dossier |
| Gebruik van de notities in de documenten in plaats van de referentie | De notitie die in het document wordt vermeld, wordt gebruikt in plaats van de referentie |
| Gebruik enkel de referentie van de factuur als bestelreferentie in het Peppol-formaat | Zoek voor een Peppol-document niet naar het ordernummer dat aan de factuur is gekoppeld voor de id-tag cac: OrderReference. Alleen de bestelreferentie die op de factuur wordt vermeld, kan worden gebruikt |
BTW-codes koppelen aan de UBL-codes
Specifieke btw-codes voor de elektronische facturering zijn beschikbaar door op de knop BTW-code koppelen... te klikken.
Deze UBL BTW-codes worden automatisch gekoppeld aan de standaard BTW-codes van Logistics.
Maar het is mogelijk om deze koppeling tussen de UBL BTW-codes en de Logistics BTW-codes te wijzigen.
Selecteer in het koppelingsscherm een rij die overeenkomt met een UBL-btw-code en klik vervolgens op BTW-code koppelen om er een Logistics btw-code aan toe te wijzen.
Op https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist kan je de verklaring van de gebruikte Peppol-codes bekijken. e-FFF naslagwerk is te vinden op https://www.e-fff.be/
Platform Winbooks (toegang tot het PEPPOL netwerk)
Configuratie van het Platform Winbooks
Voor de configuratie van het Platform Winbooks, zie Peppol
Voor meer informatie over de functionaliteiten verwijzen wij u naar de specifieke documentatie: Digitaliseringsplatform
Het gebruik van het Winbooks-platform geeft toegang tot het PEPPOL-netwerk voor het verzenden van UBL-documenten in PEPPOL V3-formaat.
| Opties | Omschrijving |
|---|---|
| Het Winbooks uitwisselplatform gebruiken | Activeert het gebruik van het Winbooks-platform en de functies van het Peppol-netwerk |
| Gebruiker & Wachtwoord | Gebruiker en wachtwoord gemaakt op het Winbooks-platform. |
| Dossier | Dossier dat zal worden gebruikt op het Winbooks-platform voor het verzenden van documenten. Dossier rechtstreeks aangemaakt op het Winbooks platform Als je de map hebt gemaakt via het Winbooks-platform, controleer dan of je de Codabox-peppol-module daarvoor hebt geactiveerd |
Ondertekening PDF
Om de gegenereerde PDF-bestanden te ondertekenen, vinkt u het vakje Ondertekening PDF in het tabblad Ondertekening PDF aan.
Geef vervolgens in het veld Certificaat met de knop ... de locatie van het certificaat aan. Dit certificaat moet een PFX-type bestand zijn dat de privésleutel en het certificaat bevat en dat is beveiligd met een wachtwoord.
Geef het wachtwoord op van de privésleutel die aan dit certificaat is gekoppeld, hetzij rechtstreeks in het veld Privé sleutel, hetzij door een bestand met dit wachtwoord te kiezen in het veld Bestand dat het paswoord bevat als het wachtwoord te lang is voor het eerste veld.
U kunt uw eigen certificaat genereren (via Windows Certificate Manager, OpenSSL, ...) of een certificeringsinstantie vragen die certificaten afgeeft (zoals VeriSign, CertiPost, GlobalSign).
WinBooks geeft geen certificaat uit.
Handtekening in Adobe Reader
De ontvanger van het getekende PDF-bestand kan een band met een waarschuwingsboodschap bekomen, wanneer hij het document met het programma Adobe Reader opent. 
Deze boodschap betekent dat het getekend document niet gewijzigd werd na verzending, maar dat de identiteit van zijn auteur niet kan worden goedgekeurd. Dit wordt uitgelegd door het feit dat Adobe Reader geen certificaat heeft dat gelinkt is met de handtekening van dit document in haar lijst met goedgekeurde certificaten. Per default bezit Adobe Reader enkel zijn eigen oorspronkelijke certificaat.
Er zijn twee methoden om het probleem van deze waarschuwingsboodschap op te lossen en dus een certificaat in Adobe Reader (versie 11) toe te voegen.
- De meest vlugge manier bestaat erin om het certificaat in Adobe Reader toe te voegen vanaf het getekende document. Deze methode is natuurlijk niet aanbevolen inzake veiligheid omdat de authentificatie van de auteur niet kan gecertificeerd worden vanaf een document.
- Klik op de knop Signature panel rechts in de waarschuwingsboodschap. Klik in het vak Signatures dat zich opent, via de rechtermuis op de handtekening van het document (Certified by ...) en klik in de menu op Show Signature Properties.
- Klik in het scherm Signature Properties op de knop Show Signer's Certificate....
- Klik vervolgens in het scherm Certificate Viewer in het tabblad Trust op Add to Trusted Certificates....
- Vink in het scherm Import Contact Settings de opties Use this certificate as a trusted root en Certified documents aan en klik op OK.
- De aanbevolen methode bestaat eruit het certificaat direct aan zijn eigenaar te vragen, teneinde deze in Adobe Reader te importeren.
Indien het gerecupereerde certificaat in een bestand van het type .fdf (uitwisselingsformaat van Adobe certificaten) vervat is, klik dan gewoonweg op dit bestand. Klik vervolgens op Set Contact Trust... en ga direct naar stap 5.
Indien het gerecupereerde certificaat een bestand is van het type .p7c, .p7b, .cer, of .crt, gelieve volgende stappen te volgen.- Ga in de menu van Adobe Reader naar Edit > Preferences... Kies in het scherm Preferences de categorie Signatures en klik vervolgens in het deel Identities & Trusted Certificates op de knop More...
- Kies in het scherm Digital ID and Trusted Certificate Settings, in de lijst links Trusted Certificates en klik op Import.
- Klik in het scherm Choose Contacts to Import op Browse ... en selecteer het bestand met het certificaat.
- Selecteer, nog steeds in hetzelfde scherm, in de lijst bovenaan de contact die wordt toegevoegd of die overeenstemt met de identiteit van het geïmporteerde certificaat. Selecteer vervolgens in de lijst onderaan het geïmporteerde certificaat en klik op Trust ....
- Vink in het scherm Import Contact Settings de opties Use this certificate as a trusted root en Certified documents aan en klik op OK.
- En klik, bij terugkeer in het scherm Choose Contacts to Import op Import om te eindigen.
Diverse parameters
Standaard verzendmethode van derden
Zodra de module is geconfigureerd, zijn er nieuwe opties beschikbaar voor de standaard verzendmethoden van derden
Verschillende emittenten
Het aanmaken van de elektronische factuur in UBL formaat kan op een andere naam gebeuren dan die van de algemene parameters. Dit kan U realiseren door de gegevens in te vullen zoals beschreven in Link met meerdere boekhoudbedrijven.
Gebruikte lay-out voor UBL
Standaard wordt de eerste lay-out gebruikt voor het genereren van de pdf in het UBL-bestand.
U kunt een andere configuratie definiëren door de onderstaande stappen te volgen:
- Open het dagboek-configuratiescherm.
- Tabblad Afdrukken
- Klik op het UBL-selectievakje dat overeenkomt met de lay-out die u wilt gebruiken
Gebruik van de module
Als u de documentatie wilt volgen, gebruik dan de juiste versie
Klantenscherm
Aanvaarding van een elektronische factuur
Volgens de Belgische regelgeving wordt de aanvaarding stilzwijgend gedoogd. Dit betekent dat indien de klant zich geen vragen stelt en de factuur betaalt, hij impliciet de elektronische factuur aanvaard.
Het is dus niet meer nodig om een aparte e-mail of verzending per post te verzenden naar elke klant om voorafgaand advies te vragen.
Klant met BTW- of ondernemings-nummer.
Voor een klant met een BTW nummer (en dus BTW plichtig), moet alleen het veld Land/BTW-nr. worden ingevuld met zijn BTW nummer.
Voor een klant met een ondernemingsnummer maar niet - belastingplichtig moet het veld BTW-regime de waarde 2 (Vrijgesteld) krijgen. Met de waarde 3 wordt het veld Land/BTW-nr automatisch omgevormd naar Ondernemingsnummer (vanaf versie 6.0.15) om het nummer te kunnen registreren in hetzelfde veld.
De mogelijke waarden van het veld BTW-regime die in WinBooks Accounting (vanaf versie 6.0.15) gebruikt worden, zijn:
- 1 = Belastingplichtige
- 2 = Vrijgesteld
- 3 = Niet - belastingplichtige
Keuze van verzendmethode
In het tabblad Voorwaarden van het klantenbestand kunt u de verzendmethode voor de klant definiëren.
De gedefinieerde methode wordt gebruikt bij het gebruik van de knop "Verzenden / afdrukken" in het documentafdrukscherm
De standaard werkwijze wordt in het parameterscherm bepaald.
| Opties | Omschrijving |
|---|---|
| Als de code leeg is, wordt de standaard verzendmethode, ingesteld in de algemene parameters, gebruikt. Als er geen standaardwaarde is gedefinieerd, wordt de code "Afdrukken" gebruikt | |
| Afdrukken | Het document wordt afgedrukt zonder digitale verzending naar de klant |
| Stuur via e-mail het pdf-bestand | |
| E-fff V2 | Stuur via e-mail het XML-bestand in E-fff V2-indeling |
| E-fff V2 + PDF | Stuur via e-mail het XML-bestand in E-fff V2-indeling met een kopie van het PDF bestand |
| E-fff V3 | Stuur via e-mail het XML-bestand in E-fff V3-indeling |
| E-fff V3 + PDF | Stuur via e-mail het XML-bestand in E-fff V3-indeling met een kopie van het PDF bestand |
| PEPPOL V3 | Als het gebruik van het Winbooks-platform is ingeschakeld, controleert Logistics bij het verzenden van het Logistics document of de klant aanwezig is op het PEPPOL-netwerk. Indien aanwezig,wordt het XML-document gepost op het PEPPOL-netwerk. Klant is aanwezig op het Peppol-netwerk
Klant is onbekend op het Peppol-netwerk
|
| PEPPOL V3 + PDF | Stuur via e-mail het XML-bestand in PEPPOL V3-indeling met een kopie van het PDF bestand Omdat het Peppol-netwerk geen PDF documenten aanvaardt, wordt dit formaat per e-mail naar de bestemmeling verzonden, niet naar het PEPPOL-netwerk. Indien er met Peppol gewerkt wordt, moet je minimum Logistics versie 6.2.11 gebruiken. De vorige versies verzenden in het formaat PEPPOL V3 + PDF |
Documentenscherm
Levering informatie
De gebruikte informatie komt uit het leveringstabblad van het facturatiedocument.
Gegroepeerde factuur
In het UBL-formaat kunnen geen meerdere adressen en leverdata gebruikt worden.
Als u meerdere leveringsdocumenten op één factuur wilt groeperen, groepeer dan de documenten met dezelfde leveringsinformatie.
Validatie van de documenten tijdens het onthouden
Bij het opslaan van een klantenfactuur of een klantencreditnota voor een derde wiens geselecteerde verzendmethode de verzending van een UBL XML-bestand geselecteerd is, wordt een controle uitgevoerd volgens het gevraagde formaat.
Als het aangevraagde formaat niet kan worden gegenereerd, wordt een niet-blokkerende foutmelding weergegeven met de beschrijving van de fout.
Lege lijnen, lijnen waarin geen omschrijving en geen artikelcode gebruikt wordt, worden niet aanvaard door Peppol.
Verzenden van de elektronische factuur
Door te klikken op de knop 'Verzenden / Afdrukken' wordt het document verstuurd naar het Peppol-platform. Bij fouten wordt een gepaste foutboodschap getoond.
zie ook Opvolging Peppol verwerking
Boekhouding
Offline
Toewijzen
De rekeningtoewijzingsinformatie moet handmatig worden gedefinieerd na het importeren van het UBL-document in het boekhoudprogramma.
In WinBooks Accounting:
Met een offline verbinding met Winbooks Accounting (boekhouding geïnstalleerd op een andere post) via de menu Tools > Boekhoudkoppeling > Koppeling facturen / creditnota’s, wordt de factuur naar de boekhouding verstuurd in het formaat UBL en PDF, waar Virtual Invoice deze leest en ze toevoegt in de boekhouding.
Logistics verstuurt de facturen in elektronische vorm naar de boekhouding via het portal WinBooks DEP (Data Exchange Platform).
De dossier- en gebruikersparameters invullen voor de verbinding met het platform moeten gebeuren via de knop 'Instellingen' van het scherm 'Parameters voor de boekhoudkoppeling'.
In een ander boekhoudpakket
In het documentenscherm is een extra mogelijkheid voorzien om (een selectie van) documenten te exporteren naar het XML formaat UBL
Dit menu "Exporteren naar XML (UBL)" maakt het mogelijk, zoals de naam al aangeeft, XML-bestanden in UBL-indeling voor een groep of een individueel document te genereren.
De gegenereerde bestanden zijn gegroepeerd in de DATA / UBL-submap van het dossier.
Hiermee kunt u deze bestanden bijvoorbeeld naar uw accountant sturen als hij / zij het WinBooks-assortiment niet gebruikt maar software gebruikt die compatibel is met het UBL-formaat.
Online
Met een online verbinding met Winbooks Accounting (boekhouding geïnstalleerd op dezelfde post) heeft het geen zin om een elektronische factuur te versturen omdat deze gegevens rechtstreeks in de boekhouding toegevoegd worden. Echter het is steeds mogelijk om de PDF van de factuur te exporteren (om ze te kunnen visualiseren in de boekhouding) via de optie de documenten exporteren naar Virtual Invoice in de parameters van de Boekhoudkoppeling .
