Het WinBooks platform opzetten (DEP)

Dit gedeelte geeft een overzicht van de stappen die nodig zijn voor de configuratie van een dossier op het digitalisatieplatform van WinBooks.

Meer informatie over de functionaliteiten vindt u in de speciale documentatie van het Digitalisatiesplatform.

Vooraf moet u een gebruiker aanmaken op het platform zodat Logistics zich hier kan identificeren.

Aanmaken van een gebruiker (WinBooks ID)

U moet naar https://customers.winbooks.be gaan en daar uw verdelergegevens invullen.

Vervolgens maakt u een nieuwe gebruiker aan via de knop 'Een gebruiker aanmaken'.

• Het WinBooks ID is het e-mailadres van de klant.
• Er zijn verschillende niveau's van gebruikers:
  • Gebruiker: Laat enkel toe om dossiers te bekijken en documenten te verzenden.
  • Power User: Zoals Gebruiker, maar deze kan een dossier aanmaken via het platform of via Logistics.
  • Licence Admin: Zoals de Power User maar deze kan ook de licentie-informatie wijzigen.

• 'Geef de gebruiker toegang tot de dossiers' laat toe om - zoals de benaming aangeeft - om een gebruiker te koppelen aan een dossier.

Toevoegen van de module codabox-peppol

Als u het dossier aanmaakt via het platform, moet u ook de module 'codaBox-peppol' toevoegen:

Bovenaan de pagina

Instellen van een e-mailadres voor het retourneren van fouten van codabox (verplicht!)

Als er een fout optreedt bij het doorgeven van een document aan het peppol-netwerk, wordt er een e-mail met de beschrijving van het probleem verzonden naar het e-mailadres dat in dit menu is opgegeven.

Kies uw licentie en klik in tabblad 'Modules' op de module CODABOX-PEPPOL (LIC) en vervolgens op het tabblad 'INSTELLINGEN'. Hier vindt u het veld om dit mailadres in te geven.

Opgelet! Dit e-mailadres is verplicht!

Hoeveelheid facturen: geschat aantal documenten dat u naar Peppol gaat versturen.

Beschikbare loginformatie in het DEP

In de licentie-informatie is er een apart tabblad voorzien met loginformatie.

Bovenaan de pagina

Instellingen van Logistics 

Raadpleeg hiervoor Elektronische factuur - UBL.

Bovenaan de pagina

Opvolging Peppol - verwerking

Door te klikken op de knop 'Verzenden / Afdrukken' wordt het document verstuurd naar het platform. Bij fouten wordt een gepaste foutboodschap getoond.

Ons platform verstuurd vervolgens uw document naar uw klant via het Codabox-netwerk.

Het opvolgen van de status van de verzending kunt u doen via ons platform op https://customers.winbooks.be. In uw dossier, kies via ADMINISTRATIE >MODULES > codabox-peppol (lic) > DOSSIERS → juiste dossiernaam > MODULES > codabox-peppol > PEPPOL-CODABOX HISTORIEK om de historiek van verzonden documenten en hun status (toestand) te zien.

Een status 'Not sent' betekent dat het document verzonden is naar het platform van WinBooks maar dat het nog niet werd doorgestuurd naar CodaBox.

Eénmaal het is doorgestuurd, verandert de status in 'Sent'. Soms kan het zijn dat dit enkele uren duurt (+/- 4 uur) voordat de status verandert. Als er ergens een fout gebeurt, wordt u hiervan op de hoogte gebracht via het e-mailadres dat u hierboven hebt ingevuld.

Externe controle van het Peppol-resultaat

Dit kunt u doen met de Peppol validator op https://ecosio.com/en/peppol-and-xml-document-validator/. 

Zie ook Beschikbare loginformatie in het DEP voor interne info.

Controle of een bedrijf een Peppol-ontvanger is.

Vanaf Logistics 6.2.11 kunt u dit controleren in de klantenfiche, tabblad 'Voorwaarden'.

Extern kunt U op https://directory.peppol.eu/public/locale-en_US/menuitem-search de ontvangers opzoeken.

Bovenaan de pagina

Gegroepeerd verzenden

Het is ook mogelijk om uw documenten in groep te verzenden via de menu Afdrukken > Documenten > Reeks van documenten.

Verzenden / Afdrukken (F7) verwerkt alle documenten, inclusief het verzenden naar het Peppol-netwerk, indien nodig.

Bovenaan de pagina