Après avoir encodé l'en-tête de votre opération financière, le curseur se positionne automatiquement dans la première ligne d'imputation.

Les zones

Date Opération

Il s'agit de la date à laquelle votre compte bancaire a été débité ou crédité (cette date figurant sur l'extrait), ou de la date à laquelle vous avez entré ou sorti l'argent de la caisse. Elle est automatiquement copiée à partir de la date du document.

À ne pas confondre avec la date de la pièce comptable. Dans le cas d'un extrait récapitulatif mensuel, la date de la pièce comptable est la date de l'extrait (unique), soit le 30 (ou 31) du mois, et les dates opérations sont les dates des différentes opérations effectuées durant le mois.

Type

En passant avec votre curseur dans cette zone, le tooltip suivant est affiché : 

Indiquez ici le type de compte sur lequel vous voulez imputer le montant de l'opération financière : trois types sont possibles, un compte Client (tapez C ou 1), un compte Fournisseur (tapez F ou 2), ou un compte Général (tapez G ou 3).

Si vous ne disposez pas de cette information, vous pouvez également

  • Effectuer une recherche sur le numéro de la facture. Pour ce faire, tapez le chiffre 4 ou un * dans la zone Type et le numéro de la facture dans la zone Référence.
  • Effectuer une recherche rapide par montant en tapant le signe '5', '-' dans la zone Type et le montant dans la zone Référence.
  • Effectuer une recherche avancée en entrant plusieurs critères de recherche. Pour ce faire, tapez le chiffre 6 ou le signe '%' dans la Zone type.
Référence

Recherchez  ou tapez la référence correspondant au type de compte sélectionné.
Si dans cette dernière zone, vous avez tapé un '*', entrez maintenant le numéro de la facture ou si vous avez tapé un '-', entrez le montant à rechercher.

Si une seule facture correspond à la recherche, la référence est remplacée par le client ou le fournisseur correspondant. La zone Montant est dans ce cas, également automatiquement remplie.

Dans le cas contraire, l'écran de recherche avancée reprenant toutes les pièces portant le même numéro ou toutes les factures du même montant est affiché.

Si vous effectuez un transfert entre financiers, vous devez obligatoirement passer par un compte de transfert. Vous devez en effet entrer deux écritures, une dans le journal financier débité et une dans le journal financier crédité. Il est d'ailleurs impossible de sélectionner le compte centralisateur associé au journal financier concerné.

Pour lettrer immédiatement le paiement avec la facture ou les factures auxquelles il se rapporte, ce que nous vous conseillons fortement si vous désirez disposer d'une gestion correcte de vos paiements fournisseurs et rappels de paiement, procédez comme suit : tapez un espace ou double-cliquez pour accéder aux documents susceptibles d'être lettrés et sélectionnez-le ou les documents à lettrer.

Dès que vous terminez la ligne et à condition que le montant de la ligne corresponde au document lettré, l'icône  s'inscrit dans cette colonne. S'il reste un solde, l'icône  restera affichée lors du passage à la ligne suivante, le document n'est pas apuré. Ce sera notamment le cas si vous avez modifié le montant payé (colonne Montant ou Montant devise). A contrario, si le document est totalement apuré, l'icône  sera affiché lors du passage à la ligne.

Devise

Si le paiement a été effectué en Devises, entrez la devise. Si vous avez entré un numéro de facture ou un montant de facture qui correspond à une facture en devises, la devise de la facture s'affiche automatiquement. (Cette colonne s'affiche uniquement si vous avez activé la gestion des devises).

Montant Dev.

Cette zone n'est accessible que si vous avez entré une devise. Entrez dans ce cas le montant en devises. (Cette colonne s'affiche uniquement si vous avez activé la gestion des devises)

Montant

Entrez le montant du mouvement. Faites-le précéder du signe '-' s'il s'agit d'une sortie d'argent.

Le solde de la caisse ne peut jamais être négatif : en effet, la caisse représentant de l'argent liquide, il est impossible d'en sortir de l'argent qui ne s'y trouve pas. Aussi, WinBooks On Web vous signale si le solde est négatif en cours d'encodage et vous empêche de quitter l'encodage tant que le solde final (affiché en bas de la colonne montant) n'est pas égal ou supérieur à 0.

Si vous avez lettré un document, le montant du document lettré s'affiche automatiquement, mais vous pouvez le modifier, si la facture n'a pas été entièrement réglée.
Si vous avez entré un montant en Devises, WinBooks On Web le convertit automatiquement en EUR.

Dans le cas d'un montant en devise (ex. USD), vous pouvez encore modifier ce montant converti en EUR.

#

Tapez un espace ou cliquez dans cette zone si vous voulez forcer l'apparition de la fenêtre de différence de paiement pour ajouter par exemple des frais ou d'éventuelles autres différences de paiement.  s'inscrit dans la colonne # dès que vous avez imputé une différence de paiement.

La fenêtre de différence de paiement apparaît automatiquement si vous avez lettré un document et que le montant encodé dans le financier ne solde pas le document lettré.

S'il s'agit d'un paiement partiel d'une facture, cliquez simplement sur Annuler pour valider sans indiquer de différences de paiement.

Si le journal financier est tenu en Devises, la deuxième colonne aura trait aux montants en devises (la devise sera affichée au-dessus de la colonne).

S'il y a une différence entre le montant à payer et le montant payé, vous pouvez dans la boîte déroulante, sélectionner l'origine de la différence. WinBooks On Web propose les choix suivants :

Entrez ensuite le montant à imputer. Il sera comptabilisé sur le compte centralisateur correspondant à votre sélection.
Enregistrez ensuite votre imputation ou annulez pour quitter sans imputer les différences de paiement.

Si vous avez imputé une différence de paiement, un  s'inscrit dans la colonne # de la ligne d'encodage.

Commentaire

Entrez éventuellement un commentaire explicatif relatif au mouvement. Vous retrouverez ce commentaire dans l'historique du compte d'imputation de la ligne en question.

La commande <F2> recopie l'information de la ligne précédente en fonction de la zone ou vous vous trouvez. Par exemple, le commentaire de la ligne précédente sur la ligne courante si vous vous trouvez dans la zone commentaire.

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