L'édition des règles d'approbation repose sur une syntaxe composée de mots réservés tels que FORWARD TO, OR, AND,.....Ce puissant outil vous permet ainsi d'élaborer des stratégies complexes pour votre processus d'approbation et de répondre aux exigences de l'organisation de votre société.
Pour un descriptif complet des mots réservés, reportez vous au manuel d'installation de Virtual Invoice
Comment créer une nouvelle règle ?
Vous accédez à la boite de dialogue d'édition des règles en cliquant sur le bouton "Règles" du Paramétrage des demandes par fournisseur.
Tout d'abord, sélectionnez un élément dans la liste(soit un signataire, soit une marque reconnue), dans le cas d'une marque reconnue, il vous faudra spécifier un opérateur ( =, <>,contient,....) et une valeur correspondante, ensuite cliquez sur Ajouter, la zone blanche d'édition est mise à jour. N'oubliez pas de donner un nom explicite à votre règle.
Si votre règle inclut plusieurs signataires, il vous faudra insérer un opérateur de type OR ou AND entre les FORWARD TO.
L'utilisation des parenthèses est requise pour que la préséance des expressions situées entre divers opérateurs soit respectée.
Quelques exemples de règles :
FORWARDTO Defrade : Une demande d'approbation sera transmise au signataire Defrade sans condition.
FORWARDTO Defrade OR FORWARDTO Verdier : Une demande d'approbation sera transmise à Defrade et Verdier, la facture sera considérée comme approuvée si un des deux signataires l'approuve.
IF AMOUNTTC > 2000 € THEN FORWARDTO Defrade AND FORWARDTO Verdier : Si le montant total est supérieur à 2000 euros, La facture sera considérée comme approuvée si et seulement si ces deux signataires l'approuve.
IF REFERENCE = F44444 THEN FORWARDTO Defrade ELSE IF REFERENCE = F45888 THEN FORWARDTO Verdier ELSE FORWARDTO Admin : On analyse le contenu de la marque reconnue REFERENCE (Zone paramétrable) qui correspond par exemple à une référence de chantier, en fonction de la valeur de cette dernière, on demande l'approbation du responsable chantier concerné.
Veillez toujours à ce qu'une règle qui commence par une clause de condition IF contienne une clause ELSE à la fin de l'expression. Sinon, au cas où la condition évaluée dans la clause IF n'est pas remplie, aucune demande ne sera transmise.
