Dès que le nombre de factures à approuver et de fournisseurs augmentent, il est intéressant, plutôt que de générer manuellement des demandes d'approbation en apposant des cachets, de programmer les règles d'approbation en fonction des fournisseurs et de demander à Virtual Invoice de générer automatiquement des demandes d'approbation sur base de ces règles.

Pour paramétrer les règles d'approbation par fournisseur, votre dossier comptable WinBooks doit être ouvert. Ensuite vous accédez à l'écran de paramétrage dans Virtual Invoice via le menu Approbation/Paramétrage fournisseur.

Un accès administrateur est requis pour toutes modifications.

 

Par fournisseur, vous pouvez définir une règle pour validation du paiement OU un premier signataire accompagné d'une règle pour validation du paiement.

La notion de premier signataire est surtout exploitée lorsque une ou plusieurs personnes doivent également signer le document après le premier signataire (Workflow) tandis que la règle pour le paiement sert à définir le ou les signataires qui doivent approuver pour que le paiement puisse être sélectionné dans les virements fournisseurs de Winbooks.

A noter que la colonne premier signataire peut être laissée vierge

Diverses possibilités:

S'il est mentionné, le premier signataire reçoit la facture pour approbation et elle est ensuite passée au suivant si une clause FORWARDTO a été définie pour ce signataire. A défaut, la règle pour le paiement est examinée.

La colonne "Premier signataire" peut être complétée avec les valeurs suivantes :

  1.  Un SIGNATAIRE précis
  2.  Une REGLE (Exemple : si montant TTC > 1000€ alors demande d'approbation envoyée à X et Y)   
  3.  "ENVOI MANUEL" Il n'existe pas un signataire précis pour les factures de ce fournisseur, dans ce cas, la génération automatique n'apposera aucun cachet et vous laissera le soin à l'administrateur des approbations de faire les demandes aux personnes concernées.

La colonne "Règle pour le paiement" peut être complétée avec les valeurs suivantes:

  1. PAS D'APPROBATION : Cela signifie que les factures de ce fournisseur pourront être payées sans aucune approbation.
  2. ENVOI MANUEL :Voir description ci dessus. Toutefois la facture ne pourra être considérée comme approuvée si aucun cachet d'acceptation n'est présent.
  3. REGLE PAR DEFAUT : Cette rège, simple ou plus complexe, sert à définir un ou des signataires qui en principe doivent toujours signer au bout du processus, par exemple, le directeur financier. A noter que cette règle est assignée d'office aux éventuels nouveaux fournisseurs pour lesquels aucune règle précise n'a encore été définie. Le but étant que les factures de ce nouveau fournisseur ne puissent être payées sans aucune approbation.

    La définition d'une règle par défaut est obligatoire sans quoi la génération automatique ne peut être initiée.

    Pour un nouveau fournisseur pouvoir spécifier la règle à utiliser à la place de la règle par défaut

    Comme vous le savez, une "règle par défaut" pour les approbations doit être définie.

    Comme son nom l'indique, c'est la règle qui est reprise d'office si aucune autre règle n'est spécifiée pour un fournisseur.

    Néanmoins, il se peut que lors de la création d'un nouveau fournisseur, ce n'est pas cette règle par défaut qui doit être spécifiée.

    Par exemple, vous désirez que le cachet de demande d'approbation soit apposé manuellement pour les nouveaux fournisseurs dans l'attente de l'attribution d'une règle (Règle par défaut ou une autre règle)

    Vous pouvez donc, si c'est nécessaire, proposer une règle à attribuer aux nouveaux fournisseurs et la modifier par après. 

Vous pouvez modifier chaque fournisseur en particulier. Mais vous pouvez également décider de sélectionner une série de fournisseurs (ou tous les fournisseurs en une fois) et de leur appliquer une même règle. Pour ce faire utiliser les touches CTRL ou SHIFT, la combinaison des touches CTRL+A provoque la sélection de tous les fournisseurs.

Le bouton imprimer vous permet d'éditer un listing de votre paramétrage.

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