L'édition des règles d'approbation repose sur une syntaxe composée de mots réservés tels que FORWARD TO, OR, AND,.....Ce puissant outil vous permet ainsi d'élaborer des stratégies complexes pour votre processus d'approbation et de répondre aux exigences de l'organisation de votre société.
Liste des mots réservés :
Comment créer une nouvelle règle ?
Vous accédez à la boite de dialogue d'édition des règles en cliquant sur le bouton "Règles" du Paramétrage des demandes par fournisseur.
Tout d'abord, sélectionnez un élément dans la liste (soit un signataire, soit une marque reconnue), dans le cas d'une marque reconnue, il vous faudra spécifier un opérateur ( =, <>,contient,....) et une valeur correspondante, ensuite cliquez sur Ajouter, la zone blanche d'édition est mise à jour. N'oubliez pas de donner un nom explicite à votre règle.
Si votre règle inclut plusieurs signataires, il vous faudra insérer un opérateur de type OR ou AND entre les FORWARDTO.
L'utilisation des parenthèses est requise pour que la préséance des expressions situées entre divers opérateurs soit respectée.
Quelques exemples de règles :
FORWARDTO chief executive officer : Une demande d'approbation sera transmise au signataire chief executive officer sans condition.
FORWARDTO chief executive officer OR FORWARDTO production : Une demande d'approbation sera transmise à chief executive officer et production , la facture sera considérée comme approuvée si un des deux signataires l'approuve.
IF AMOUNTTTC > 2000 € THEN FORWARDTO chief executive officer AND FORWARDTO production : Si le montant total est supérieur à 2000 euros, La facture sera considérée comme approuvée si et seulement si ces deux signataires l'approuve.
IF REFERENCE = F44444 THEN FORWARDTO chief executive officer ELSE IF REFERENCE = F45888 THEN FORWARDTO production ELSE FORWARDTO sales : On analyse le contenu de la marque reconnue REFERENCE (Zone paramétrable) qui correspond par exemple à une référence de chantier, en fonction de la valeur de cette dernière, on demande l'approbation du responsable chantier concerné.
IF REFERENCE = F44444 THEN FORWARDTO chief executive officer ELSE IF REFERENCE = F45888 THEN FORWARDTO production ELSE FORWARDTO sales
END IF REFERENCE2 = G55555 THEN FORWARD TO chief executive officer ELSE IF REFERENCE2 = G55888 THEN FORWARDTO marketing
Virtual Invoice analyse chaque condition séparée par le mot clef ENDIF puis il envoie des demandes d'approbation pour chaque condition validée. Dans le cas présent si les champs REFERENCE et REFERENCE2 contiennent les valeurs F45888 et G55888 alors production et marketing recevront des demandes d'approbation.
Veillez toujours à ce qu'une règle qui commence par une clause de condition IF contienne une clause ELSE à la fin de l'expression. Sinon, au cas où la condition évaluée dans la clause IF n'est pas remplie, aucune demande ne sera transmise.
