PRINCIPES DES LETTRES DE RAPPEL
Pour une bonne gestion des clients débiteurs il est indispensable de tenir à l'œil les postes échus et ceux qui vont tomber à échéance : l'échéancier, que vous pouvez consulter à l'écran ou imprimer vous offre cette information. Vous pouvez à tout moment envoyer des rappels de paiement aux clients en retard de paiement. La date d'échéance d'une facture est le critère qui permet à WinBooks de déterminer si un client est en retard de paiement et de le reprendre sur la liste d'envoi des rappels. Vous pouvez aussi ajouter d'autres paramètres tels que le solde échu minimal, ou le délai entre deux rappels. Enfin, suivant vos habitudes de travail vous pouvez reprendre sur le rappel uniquement les postes échus ou tout l'extrait de compte du client.
Afin de disposer d'une vue fiable des postes ouverts échus, il est nécessaire d'encoder au préalable tous les financiers et de lettrer systématiquement les factures et leurs paiements. Sans lettrage correct, pas de rappel correct.
Dans WinBooks, la gestion des rappels s'effectue en trois étapes, regroupées sous une même fonction : Menu OPÉRATIONS - RAPPELS CLIENTS :
1.1 Paramétrer la gestion des rappels.
1.2 Générer une proposition de rappels.
1.3 Imprimer les rappels.
Vous pouvez également décider de paramétrer des fonctionnalités plus avancées pour l'envoi des lettres de rappels :
Fonctionnalités avancées
Les informations reprises dans ce chapitre vous permettent de compléter les paramétrages pour l'envoi ou l'impression des rappels. Ce paramétrage n'est pas obligatoire pour l'utilisation du module mais permet de profiter pleinement des capacités de relances de WinBooks.
2.1 Envoyer des rappels par e-mail
2.2 Envoyer des rappels par fax
2.3 Tenir compte des intérêts et ou frais administratifs sur les rappels
2.4 Tenir un historique de l'envoi des rappels
