WinBooks permet d'envoyer les lettres de rappel par mail sous forme de fichier joint.
Les e-mails sont donc envoyés avec un texte figé et le document de rappel attaché à l'e-mail en format .PDF. Ce format est devenu un format fréquemment utilisé et des outils gratuits au téléchargement sont disponibles sur internet.
Il est nécessaire de paramétrer le dossier en ajoutant une zone spécifique dans les fiches clients si vous souhaitez utiliser cette fonction.
Activer la zone Adresse E-mail pour rappel
- Cliquez sur le menu DOSSIER - PARAMETRAGE - FICHIERS
- Cliquez sur l'onglet Fiches client/fournisseur
- Cochez la zone paramétrable Adresse E-mail pour rappel dans Liste des zones disponibles,
Cette zone est ajoutée dans le signalétique client et est remplie automatiquement sur base de la zone e-mail si celle-ci a déjà été installée. La longueur de cette nouvelle zone est limitée à 99 caractères.
Pour l'utilisation de cette fenêtre et les autres fonctionnalités, nous vous invitons à consulter la rubrique d'aide suivante : Activer une zone pré-paramétrée
Vous pouvez désormais vous rendre dans les fiches signalétiques de vos clients pour y insérer l'adresse e-mail pour l'envoi des rappels.
Vos fiches étant maintenant paramétrées pour les rappels par e-mail, vous devez à présent paramétrer le programme pour l'envoi des rappels.
Activer le paramétrage
- Cliquez sur le menu OPÉRATIONS - RAPPELS CLIENTS
- Cliquez sur le bouton Paramètres
- Cochez l'option Rappels par E-Mail
Dès que l'option a été activée, l'onglet E-Mail est accessible.
Dans l'onglet E-Mail à hauteur des différents onglets représentant les langues d'impression, vous pouvez insérer un texte d'introduction qui sera repris dans le mail. Vous pouvez insérer ce texte dans 4 langues : Français/Néerlandais/Anglais/Allemand. Le client recevra le mot d'introduction suivant la langue paramétrée dans sa fiche.
Si vous désirez personnaliser ce texte d'introduction pour le client, 3 variables peuvent être ajoutées dans le texte :
Objet du mail : Insérez le titre qui sera repris sur les e-mails pour les rappels. Ce titre est donc identique d'un envoi à un autre et d'un client à un autre.
Contact : pour afficher le nom de la personne de contact
Société : pour afficher le nom de la société (client)
Date : pour afficher la date du jour
Référence : Référence du client
En cliquant sur ces boutons, vous voyez les variables reprises entre crochets comme par exemple !Contact!.
Pour pouvoir insérer votre variable dans le texte, vous devez en premier lieu, cliquer dans le cadre d'insertion de texte à l'endroit souhaité pour ensuite cliquer sur les boutons Contact, Société ou Date.
PARAMÉTRAGE
Une copie des e-mails peut être envoyée à une adresse e-mail prévue à cet effet. Ce qui vous permet d'archiver les mails envoyés.
Pour cela, cochez l'option Souhaitez-vous qu'une copie de chaque rappel soit envoyé sur une autre adresse mail ?
BCC
Insérez ici l'adresse E-mail où vous souhaitez archiver les copies des e-mails envoyés.
Envoi par compte mail
Retrouvez ici le paramétrage du compte mail que l'on retrouve pour les paramétrages Internet de WinBooks Configurer la connexion internet.
Envoi par MS Outlook direct
Si vous travaillez avec Outlook, vous pouvez cocher cette case, dans ce cas inutile de paramétrer la connexion internet de Winbooks. Une copie des mails envoyés est dès lors conservée dans votre boite d'expédition.
Envoi par MS Outlook draft
Si vous travaillez avec Outlook, vous pouvez générer vos mails dans le répertoire Draft de outlook.
Joindre un duplicata des factures
Deux options permettent à l'utilisateur de définir si les duplicatas sont à joindre dans le cas où pour chaque facture mentionnée dans le rappel, un fichier PDF ne serait pas lié.
Grâce à l'option Uniquement si on a tous les PDF's concernés vous pouvez indiquer de n'envoyer de duplicata que si un fichier PDF est disponible pour toutes les factures à rappeler.
Pour éviter que la taille de certains mails ne soit trop importante, vous pouvez limiter le nombre de duplicatas joint à celui-ci. Dans ce cas, ce sont les duplicatas des dernières factures qui sont sélectionnées.
Pour que la gestion des duplicatas de facture joints aux lettres de rappel envoyées par mail soit optimum, veillez à ce que le module Virtual Invoice soit activé.
Dans l'onglet layout, vous retrouverez 4 layouts de rappel supplémentaires réservés à l'envoi par e-mail. En effet, un rappel standard peut être imprimé sur un papier pré-imprimé contenant le logo et les coordonnées de votre entreprise. Si le même layout est utilisé pour envoyer les rappels par mail, le logo et les coordonnées ne seront donc pas repris. Il vous est donc possible dans l'écran de paramétrage des layouts de mettre à jour des layouts spécifiques pour l'envoi par mail. Si vous ne modifier pas les layouts, c'est le layout classique qui est utilisé pour l'envoi des mails.
Génération des rappels
Une fois ces paramétrages effectués, vous pouvez générer vos rappels par e-mails.
Le traitement des rappels par email est identique au traitement standard de ceux-ci.
Lorsque vous demandez l'impression des rappels en pressant sur 
, WinBooks détecte le paramétrage e-mail et quelques questions vous sont alors posées.
Souhaitez-vous envoyer les rappels par mail à tous les clients pour lesquels une adresse mail est précisée dans leur fiche ?
Ceci est concrétisé par un pictogramme représentant une enveloppe accompagnée d'une flèche jaune dans la colonne @
Cliquez sur 
pour envoyer les rappels par e-mail à ces clients.
Cliquez sur 
pour lancer l'impression des rappels (un message pour confirmer l'impression est alors présenté).
Si vous avez répondu Oui lors du message précédent, vous recevez alors ce message complémentaire :
Souhaitez-vous l'impression d'une copie papier de chaque rappel envoyé par mail?
Selon votre réponse, vous recevez :
soit la fenêtre pour la confirmation Envoi par mail avec copie papier ? Confirmez-vous ?
Soit la fenêtre pour la confirmation Envoi par mail sans copie papier ? Confirmez-vous ?
Les e-mails sont donc envoyés directement aux destinataires. Le fichier joint reprend l'impression papier au format .PDF.
Il est donc important de bien paramétrer le texte d'introduction ainsi que le titre pour que vos clients puissent comprendre que l'e-mail reçu contient bien sa lettre de rappel.
WinBooks ne demande pas l'utilisation d'une licence particulière pour l'envoi des e-mails. Les e-mails sont envoyés directement depuis WinBooks. Vous pouvez donc utiliser cette fonction même si vous ne disposez pas de programme pour lire vos e-mails.
Le layout utilisé pour générer le texte des rappels, peut être différent pour l'envoi des rappels par e-mail. En effet, un rappel standard peut être imprimé sur un papier pré-imprimé contenant le logo et les coordonnées de votre entreprise. Si le même layout est utilisé pour envoyer les rappels par mail, le logo et les coordonnées ne seront donc pas repris. Il vous est donc possible dans l'écran de paramétrage des layouts de mettre à jour des layouts spécifiques pour l'envoi par mail. Si vous ne modifier pas les layouts, c'est le layout classique qui est utilisé pour l'envoi des mails.
