Dans WinBooks, vous pouvez paramétrer le calcul des rappels de façon à tenir compte d'intérêts moratoires et/ou de frais considérés comme administratifs.
Pour activer le calcul des intérêts et/ou des frais administratifs, vous devez cocher l'option dans le paramétrage des rappels.
Pour ce faire :
- Cliquez sur le menu OPÉRATIONS
- Cliquez sur le menu RAPPELS CLIENTS
- Cliquez sur
- Cochez l'option désirée dans l'onglet Intérêts selon vos besoins
Vous pouvez donc cumuler les deux calculs sur les rappels.
INTÉRÊTS
Niveau initial pour le calcul d'intérêts
Vous devez sélectionner le niveau de rappel à partir duquel le calcul des intérêts sera effectué.
Taux d'intérêt annuel
Vous indiquez ici le % pour le calcul des intérêts
Ce calcul peut se faire soit sur un base quotidienne, soit mensuelle.
Le résultat peut être expliqué de la façon suivante :
Sur une base quotidienne, le premier jour qui suit l'échéance de la facture est considéré comme le 1er jour de calcul d'intérêts. Il est alors considéré comme une fraction de l'année pour avoir le ratio de calcul.
Par exemple, une facture de 1000 Euros qui est échue depuis 1 jour à un taux d'intérêt de 10 % nous donnera comme intérêts : 0,27 Euros. Détail du calcul : 1000 Euros * 10 pour cent * 1/365 = 0,27 Euros
Sur une base mensuelle, le mois dans lequel la date d'échéance est atteinte sert déjà de base au calcul d'intérêts.
Reprenons notre exemple : 1000 Euros * 10 pour cent * 1/12 = 8,33 Euros
Min à appliquer
Introduisez ici le montant minimum que vous souhaitez voir appliquer par facture sur le rappel. Si les intérêts calculés n'atteignent pas le montant minimum, WinBooks appliquera ce montant minimum. N'indiquez aucune valeur si vous ne souhaitez pas de minimum appliqué.
Max à appliquer
Introduisez ici le montant maximum que vous souhaitez voir appliquer sur le rappel.
Si les intérêts calculés pour cette lettre de rappel dépassent le montant maximum, WinBooks appliquera ce montant sur le rappel.
FRAIS ADMINISTRATIFS
Niveau initial pour le calcul des frais administratifs
Vous devez sélectionner le niveau de rappel à partir duquel le calcul des frais administratifs sera effectué.
Vous pouvez opter pour un montant fixe ou un montant variable.
Montant fixe
Introduisez le montant des frais administratifs qui sera repris sur le rappel.
Vous devez ensuite préciser si le calcul se fait par facture échue ou par rappel.
Calcul par facture
Ce mode indique au programme que vous souhaitez multiplier le nombre de factures échues par la valeur des frais fixes.
Calcul par rappel
Ce mode indique au programme que vous souhaitez recevoir la valeur des frais fixes une seule fois sur le rappel. Le fait d'envoyer un second rappel ne doublera pas le montant des frais fixes.
Montant variable
Pourcentage du montant échu
Introduisez le pourcentage qui servira de base de calcul pour WinBooks pour la valeur des frais administratifs. Le calcul est ici fait sans tenir compte du nombre de jours depuis l'échéance des factures.
Min à appliquer
Introduisez ici le montant minimum que vous souhaitez voir appliquer sur le rappel. Si les frais administratifs calculés pour ce rappel n'atteignent pas le montant minimum, WinBooks appliquera ce montant minimum. N'indiquez aucune valeur si vous ne souhaitez pas de minimum appliqué.
Max à appliquer
Introduisez ici le montant maximum que vous souhaitez voir appliquer sur le rappel.
Si les frais administratifs calculés pour ce rappel dépassent le montant maximum, WinBooks appliquera ce montant sur le rappel.
La proposition de rappels indique le montant des intérêts et/ou frais administratifs calculés en fonction des paramétrages.
Si vous deviez modifier votre paramétrage, n'oubliez pas de générer une nouvelle proposition de rappels.
Afin que les intérêts soient repris sur votre lettre de rappel, vous devez également avoir paramétré cette dernière (on parle du paramétrage du layout de rappel).
Nous vous invitons à consulter la rubrique d'aide pour les modifications de layout pour l'utilisation de la fonctionnalité.
Vous trouvez ci-dessous la liste des champs prévus pour l'indication des intérêts et/ou frais administratifs.
Au niveau de l'entête/pied de page de la lettre de rappel :
- TOTAL AVEC FRAIS ET INTERETS DE RAPPELS (TOTALINTEREXPINC)
- TOTAL DES FRAIS DE RAPPEL (EXPENSETOTAL)
- TOTAL DES INTERETS (INTERESTTOTAL)
- TOTAL ECHU AVEC FRAIS ET INTERETS DE RAPPELS (TOTALDUEINTEREXPINC)
Au niveau du corps du document de la lettre de rappel :
- FRAIS DE RAPPEL (EXPENSEAMOUNT)
- INTERETS (INTERESTAMOUNT)
- TOTAL AVEC FRAIS ET INTERETS DE RAPPELS (INTEREXPINC)
Veuillez noter que les intérêts et/ou frais administratifs calculés et repris sur les lettres de rappels ne sont pas directement portés en compte des clients.
Si vous désirez porter en compte un calcul de frais fixe par envoi, vous devez encoder une écriture comptable pour reprendre les frais dans l'historique du client.
WinBooks vous permet de porter en compte les intérêts et/ou frais administratifs sur un compte centralisateur prévu à cet effet lors de l'imputation du paiement du client (Ecarts de paiement).
N'oubliez pas d'enregistrer vos paramètres à la fin de votre mise à jour 
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