Voordat u met het ophalen van de CODA rekeninguittreksels kan beginnen, dient u de nodige parameters te definiëren :
- Selecteer het menu OPERATIES en kies vervolgens de optie RECUPERATIE VAN DE CODA BESTANDEN.
- Klik op
om de algemene parameters m.b.t. het inlezen te definiëren.
Tabblad Algemeen
Automatisch belandt u in het tabblad Algemeen
Wachtrekening
Voer het nummer in van de wachtrekening voor het boeken van de boekingen die WinBooks niet heeft kunnen matchen.
Bepaling van het financieel documentnummer
Geef de te gebruiken correspondentie in tussen het nummer van het rekeninguittreksel in het CODA bestand en het nummer van het overeenkomende boekstuk in het financiële dagboek.
Meestal gaat het om het door het jaartal te laten voorafgaan en het aantal posities of cijfers te definiëren. Voorbeeld : opdat het uittreksel 27 in het boekstuk 2010027 geboekt zou worden, voer 2010 in gevolgd door 3 posities, wat u zal toelaten 999 uittreksels per jaar te ontvangen.
Het domiciliëringsnummer als mededeling gebruiken
Zodra een domiciliëringsnummer gevonden is, zal het als mededeling bij de betaling dienen.
Tabblad Behandeling
Zoekfunctie staken als OGM gevonden is
Indien er een OGM in het CODA bestand wordt gevonden, spoort WinBooks dit nummer op in het daartoe bestemd veldje in de ingevoerde aankoop- en verkoopfacturen. Indien deze optie aangekruist is, zal WinBooks niet verder zoeken als het OGM nummer gevonden is.
Is deze optie niet aangekruist, en werd er een OGM gevonden, dan zal WinBooks de OGM trachten te ontleden om eventueel een boekstuknummer te vinden en bijgevolg de betaling te kunnen toewijzen.
Splitsing van collectieve overschrijvingen
Wanneer het CODA bestand gegevens die voortvloeien uit een collectieve betaling aan leveranciers omvat, kan u kiezen om het totale bedrag op één rekening te boeken (meestal de wachtrekening die gebruikt werd bij het aanmaken van de overschrijvingen om deze te af te punten in de historiek van de leveranciers). Doch kan u ook opteren om het betaalde bedrag te splitsen en toe te kennen aan de verschillende betaalde leveranciers.
Splitsing van collectieve domiciliëringen
Wanneer het CODA bestand gegevens die voortvloeien uit een collectieve klantendomiciliëring omvat, kan u kiezen om het totale bedrag op één rekening te boeken. Doch kan u ook opteren om het betaalde bedrag te splitsen en toe te kennen aan de verschillende betrokken klanten.
Splitsing andere soorten globale betalingen
Net zoals voor de collectieve overschrijvingen kan men in de CODA bestanden het totaal van de inningen (gegroepeerd per OGM bijvoorbeeld), evenals de detail ervan terugvinden. Deze globalisatie werd uitgevoerd door uw bank.
U kan kiezen om enkel het totaal bedrag dat door de bank wordt aangeleverd te recupereren of de detail van de inningen.
Het splitsen van globale bedragen kan enkel gebeuren indien het CODA bestand de details van deze transactie eveneens bevat. Indien dit niet het geval is, moet u een verzoek hieromtrent indienen bij uw financiële instelling.
Aantal bestanden per uittreksel
Bepaalde bedrijven ontvangen hun rekeninguittreksels slechts 1 keer per week of 1 keer per maand, afhankelijk van het contact dat werd vastgelegd met hun bank.
Zij ontvangen echter dagelijks een CODA bestand. Een CODA bestand dat elke keer hetzelfde uittrekselnummer krijgt.
Bijvoorbeeld : de eerste maand van het jaar ontvangen zij 20 CODA bestanden die hetzelfde uittrekselnummer 1 hebben.
Indien uw onderneming zich in deze situatie bevindt, vink dan de optie Meerdere Coda bestanden aan.
U kan alzo meerdere CODA bestanden inlezen die hetzelfde uittrekselnummer bevat.
WinBooks kent een sequentieel nummer toe aan elk van de geïnjecteerde bestanden.
Zie hier de structuur van de stuknummers indien u voor deze optie gekozen heeft :
De eerste twee posities zijn gereserveerd voor het jaartal dat dus van 4 tot 2 posities herleidt wordt. Bijvoorbeeld 13 voor het jaar 2013.
De volgende 6 posities zullen door WinBooks op volgende wijze gebruikt worden :
Posities 3 tot 6 : het uittrekselnummer
Posities 7 en 8 : het sequentieel volgnummer van het CODA bestand
Voorbeeld :
U injecteert twee CODA bestanden voor het rekeninguittreksel Nr 1
1ste CODA bestand : 13000101
2de CODA bestand : 13000102
Tijdens de ontvangst van de eerste CODA voor uittreksel 2, zal het stuknummer overgaan naar 13000201.
Op dit moment wordt enkel het beginsaldo van de nieuwe CODA met het eindsaldo van de vorige CODA gecontroleerd.
Tabblad Plaatsbepaling
Het CODA bestand verplaatsen na het inlezen
Na de recuperatie vanaf de bank, Isabel of CODABOX, worden de CODA bestanden in een directory geplaatst. Deze directory kan met de tijd zeer groot worden en vanaf dan kan het bijgevolg moeilijk worden om de CODA bestanden die nog verwerkt moeten worden, terug te vinden.
Door dit vakje aan te vinken, kunt u vanaf dan de weg naar de directory aangeven waar het CODA bestand moet geplaatst worden.
Dit veld is standaard ingevuld met de weg naar het boekhouddossier gevolgd door CODA\PROCESSED.
Tijdens het inlezen van het CODA rekeninguittreksel in de financiële verrichtingen, zal het ingelezen CODA bestand verplaatst worden naar deze directory. Op deze manier bevinden er zich in de ontvangstdirectory enkel CODA bestanden die nog moeten ingelezen worden.
Beheer van gescande documenten
De CODA bestanden kunnen vergezeld zijn van een PDF die het geheel van de rekeninguittreksels duidelijk weergeeft.
Elke PDF kan automatisch gelinkt worden met de financiële verrichtingen met behulp van het Virtual Invoice programma van WinBooks.
Deze PDF-bestanden worden in een specifieke directory bewaard.
Door deze optie te activeren, wordt het veld Plaatsbepaling van de bronbestanden (PDF) beschikbaar.
In dit veld kan u de weg naar de directory waar de PDF-bestanden zich bevinden, aangeven.
Tijdens het inlezen van de CODA bestanden, worden de gevonden PDF-bestanden automatisch gelinkt aan het bankrekeninguittreksel.
De naam van het PDF-bestand moet dezelfde zijn als die van het CODA bestand. Enkel de extensie van het bestand wijzigt.
Deze optie is slechts beschikbaar wanneer Virtual Invoice actief is voor dit dossier.
Standaardweg CODABOX
De PDF bestanden die door CODABOX zijn aangeleverd, worden bewaard in aparte sub-directories : een subdirectory per bankrekening.
Bijvoorbeeld : In Q:\CODABOX\Alpha zal u een subdirectory per bankrekening terugvinden voor het bedrijf Alpha.
(Q:\CODABOX\Alpha\BE27999156163074 , Q:\CODABOX\Alpha\BE27999144172075 enz …)
Om niet de lijst met alle directories te moeten vermelden, vul de weg naar de hoofddirectory in. Dit wil zeggen : Q:\CODABOX\Alpha\ Plaatsbepaling van de bronbestanden (PDF).
Vink vervolgens het vakje Standaardweg CODABOX aan. De parameters %IBAN%\pdf worden achteraan de directory toegevoegd. U bekomt dus : Q:\CODABOX\Alpha\%IBAN%\pdf
Tijdens het inlezen van de CODA bestanden past WinBooks de localisatie van de PDF-bestanden aan en vindt alzo de PDF-bestanden voor elke bankrekening terug.
Eens u met de parameters klaar bent, klik op 
om terug te gaan naar het venster om CODA bestanden in te lezen.
Het tabblad Bestanden geeft toegang tot de correspondentietabel met de bankverrichtingscodes, de correspondentietabel met de bankrekeningen, het beheer van sleutelwoorden en het beheer van kredietkaarten
#Bovenaan de pagina
