La finalité de l'approbation d'un document est d'en avaliser, ou non, le paiement. Lorsque le document est encodé dans la comptabilité, son statut le suit ainsi que tous les commentaires et/ou annexes de tous les personnes impliquées dans son processus d'approbation.
Activation de la gestion des approbations avec Virtual Invoice :
Dans WinBooks, il convient tout d'abord de paramétrer l'utilisation des approbations Virtual Invoice lors de la génération des virements fournisseurs. Il suffit de cocher dans le paramétrage général de la société (menu DOSSIER/PARAMETRAGE/VIRTUAL INVOICE) , sous l'onglet Divers. Cochez la case: Gérer les approbations avec Virtual Invoice.
Génération des virements fournisseurs dans WinBooks:
Dans le menu BANQUES de WinBooks, choisissez "Virements fournisseurs", la génération des virements fournisseurs est détaillé dans le manuel d' aide en ligne de WinBooks.
WinBooks analyse les différents répertoires des signataires, si des documents sont encore présents, il vous invite à exécuter une collecte des réponses d'approbation dans le but de mettre à jour les statuts.
Il n'est pas nécessaire d'activer Virtual Invoice lors de la génération des virements.
Une fois la génération terminée, l'écran ci dessous vous présente les différentes propositions de paiements.
Analysons les résultats :
Lorsque la case dans la dernière colonne est :
- Cochée : La facture est approuvée et peut être payée
- Non cochée et de couleur orange : La facture est en attente d'approbation
- Non cochée et de couleur rouge : Le paiement de la facture a été rejeté par un ou plusieurs signataires suivant les éventuelles règles définies pour ce fournisseur
En cliquant sur l'icône 
présente sur la ligne de proposition de paiement, vous aurez directement accès au document scanné dans Virtual Invoice ainsi que à ses différents cachets d'approbation, notes, annexes.
Toutes modifications apportées aux cachets d'approbation présents sur une facture(ajout, suppression,...) implique que vous exécutiez à nouveau une nouvelle génération des virements fournisseurs afin que les statuts de paiement soient mis à jour.
