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Descriptif de l'écran des tiers
Opérations de mise à jour :
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Opérations relatives aux documents :
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Ajouter un tiers
- Cliquez sur ou appuyez sur F9.
- Tapez un nouveau code unique et cliquez sur ou appuyez sur Ctrl+Enter.
- Indiquez s'il s'agit d'un client ou d'un fournisseur en cochant la case correspondante.
La case Client/fournisseur est automatiquement cochée :- si vous avez appelé les tiers via les icônes de la barre d'outils ou
- ou si dans la liste (situé dans le coin supérieur gauche de l'écran des Tiers, vous avez sélectionné le type avant la création.
- ou si à l'étape précédente vous avez spécifié une fiche modèle pour créer le nouveau client/fournisseur.
Le choix de client/fournisseur ne pourra plus être modifié après-coup.
- Complétez les différents champs en cliquant dans le champ ou en vous déplaçant avec Enter ou Tab.
Ctrl+Tab permet de passer à l'onglet suivant. - Cliquez sur ou appuyez sur F7 pour sauvegarder le tiers et l'ajouter dans la liste.
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Onglet Fiche
- Appuyez sur F5 dans la liste donne accès à l'onglet Fiche du tiers.
Champs de la Fiche tiers
- Appuyez à nouveau sur F5 ou cliquez sur pour éditer les informations contenues dans les champs de la Fiche tiers.
- Les champs reliés à une table se présentent sous forme de liste déroulante qui peut être mise à jour via Shift+F2. Le nom du champ lui-même est souligné : en cliquant dessus, vous pouvez consulter et modifier la table.
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Onglet Adresse de la fiche tiers
Onglet facultatif. A l'intérieur de cet onglet - suivant le paramétrage - vous pouvez avoir les volets suivants : Adresse, Télécoms, Banque, Comptabilité.
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Onlget Contacts de la fiche tiers
Vous permet de gérer plusieurs personnes de contact avec la même adresse ou une autre adresse que l'adresse de facturation.
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Cliquez sur pour faire une recherche avancée sur un ou plusieurs champs de la table des personnes de contact. Utile quand vous avez beaucoup de personnes de contact pour une même société.
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Onglet Conditions
Vous pouvez masquer cet onglet via le paramétrage si aucun des champs n'a une utilité pour votre facturation. Lorsqu'on l'active, certains champs sont facultatifs, d'autres dépendent d'un paramètre et influencent le fonctionnement de la facturation. Les valeurs entrées vont servir de valeurs par défaut lors de l'encodage d'un document (facture e.a.).
Champs facultatifs
Les champs facultatifs sont des champs qu'on peut masquer via les paramètres des tiers.
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Champs dépendant d'un paramètre
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Onglet Note
Permet d'encoder un pense-bête qui peut s'afficher et qui peut être modifié lors de l'encodage d'un document.
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Onglet Statistique
Appuyez sur F3 donne accès aux statistiques des documents encodés pour le tiers.
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- Les utilisateurs avisés ou votre revendeur pourront ajouter de nouvelles requêtes, dupliquer une requête existante pour ensuite la modifier, modifier une requête ou bien sûr supprimer une requête.
Il est conseiller de réserver la possibilité d'ajouter, de modifier ou de supprimer les requêtes à un utilisateur avisé via les droits d'accès. - Les requêtes peuvent être imprimées ou exportées vers Excel via les boutons Impri. et Excel.
- Le bouton Zoom permet de commuter à partir d'une ligne d'un historique vers l'écran d'encodage du document.
Pour pouvoir zoomer, il faut que la requête contienne le journal et le n° de document. Ainsi il ne sera par exemple pas possible de zoomer sur une statistique de CA par mois, puisque les données sont totalisées pour un ensemble de documents.
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Onglet Liste
Appuyez sur F2 pour accéder à l'onglet Liste.
Cet onglet, qui est aussi l'écran qui s'affiche quand on active la fonction des tiers, affiche tous les tiers (clients, fournisseurs et autres) et sert essentiellement à rechercher un tiers. Vous pouvez-vous même choisir les colonnes qui doivent être affichées.
Rechercher un tiers via l'onglet Liste
- Dans Type sélectionnez le type de tiers que vous recherchez.
Si vous avez activé les tiers via le menu, vous verrez par défaut tous les tiers. Si vous les activez via un bouton de la barre d'outils, vous ne verrez par défaut que les clients ou les fournisseurs. - Dans Tri, sélectionnez dans quel ordre les données doivent s'afficher. Le choix dépend des colonnes affichées. Ainsi si vous n'avez pas de colonne Code postal, vous n'aurez pas la possibilité de trier par code postal.
- Dans le champ à droite de Tri, tapez la séquence recherchée en fonction du tri sélectionné. Ainsi si vous faites un tri par code postal, en et que vous tapez un code postal, le curseur se place automatiquement sur le premier tiers avec ce code postal. Les touches fléchées ainsi que les touches PageDown et PageUp du clavier ou les boutons à droite de la séquence recherchée vous permettent de naviguer dans la liste.
- Pour commuter vers la fiche, tapez F5.
- Le bouton permet de rafraîchir la liste si vous travaillez en réseau.
Affiner la recherche d'un tiers via les filtres
Le Filtre permet de limiter le nombre de tiers affichés aux seuls tiers qui correspondent à la séquence tapée dans filtre. La recherche se fait dans toutes les colonnes affichées. Ainsi, si vous tapez pont, la liste affichera aussi bien le tiers 'Dupont', que le tiers qui habite 'avenue du pont' que le tiers qui habite à 'Pont-à-Celles'. Si vous voulez faire une recherche plusieurs séquences, séparez-les par un espace.
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- Dans Filtre, tapez la séquence recherchée.
- Cliquez sur le bouton pour afficher les tiers correspondants.
Cliquez sur le bouton pour annuler le filtre et de revenir à la liste complète.
Personnaliser la liste des tiers
Vous pouvez afficher les tiers en sommeil et les fiches modèles dans la liste (qui par défaut sont masqués) en cochant l'option Avec les tiers et les fiches modèles situé dans le coin supérieur droit de l'écran des tiers.
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- Clic droit avec la souris sur un titre de colonne (n'importe laquelle), active un menu.
- Sélectionner Propriétés.
- Double-cliquez dans l'encadré de gauche sur les informations à ajouter dans la liste des tiers (ou cliquez sur Ajouter ->).
Le bouton <- Retirer permet de supprimer une information de la liste des tiers. Les boutons Monter et Descendre permettent de changer l'ordre d'affichage des informations dans la liste. - Lorsqu'une information est ajoutée (encadré de droite), la colonne porte l'intitulé standard (<nom du fichier>.<nom du champ>). Pour modifier cet intitulé, positionnez le curseur sur l'intitulé et cliquez ensuite sur le bouton Propriétés.
- Dans la fenêtre des Propriétés, vous pouvez changer le Titre et la Largeur de la colonne.
Les autres propriétés comme Expression (VisualFoxPro) et Format sont réservées aux utilisateurs avisés.
- Cliquez sur pour quitter les propriétés et ensuite sur OK pour revenir à la liste qui affiche désormais vos colonnes.
Pour revenir aux colonnes par défaut, faites un clic droit dans l'intitulé d'une colonne (comme à la première étape) et sélectionnez Ré-initialiser la vue par défaut.
Imprimer/exporter la liste des tiers
Vous pouvez imprimer - ou exporter vers Excel - la liste des tiers (filtrée ou pas), avec les colonnes par défaut ou avec les colonnes de votre choix.
- Faites un clic droit dans l'intitulé d'une colonne.
- Sélectionnez Imprimer ou Exporter.
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Parcourir les tiers
La liste vous donne un aperçu global des tiers avec les informations les plus importantes pour votre organisation. Si vous voulez parcourir par exemple un onglet (Conditions, statistiques, contacts etc. ) tiers par tiers, procédez ainsi :
- Appelez la fiche d'un tiers (en appuyant sur F5 lorsque vous êtes dans la liste des tiers).
- Sélectionnez l'onglet concerné (parmi les onglets Adresse, Contacts, Note, ...).
- Cliquez sur les boutons fléchés ou utilisez les touches PageUp et PageDown pour passer au client précédent, suivant.
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Gérer un second tiers
Vous pouvez gérer 2 tiers dans le même document.
Exemple, votre client et le client final (le client de votre client) ou le fournisseur et le client ou encore le client et le transporteur etc.
Le choix du second tiers peut dépendre du 1 er tiers ou pas.
Paramétrage général
Pour activer et paramétrer un second tiers, consultez la Gestion d'une seconde référence tiers.
Paramétrage liaison comptable
Pour modifier l'imputation sur le second tiers dans la comptabilité, accédez à l'écran des Paramètres de la liaison comptable via le menu Utilitaires > Liaison à la comptabilité > Paramètres de la liaison comptable.
Fiche tiers
Encodage document
Vous pouvez lors de l'encodage du document faire votre recherche sur le tiers et sur le second tiers.