Om aanmaningen te versturen, moet u voorafgaandelijk een aanmaningsvoorstel genereren. 

Om uw werk te vergemakkelijken, worden de selectieopties evenals het resultaat van de opzoeking in hetzelfde scherm weergegeven.
Hieronder volgt de beschrijving van het aanmaningsvoorstel zoals het u wordt voorgesteld nadat u tenminste één keer uw aanmaningsparameters hebt ingesteld (verder gedetailleerd in het hoofdstuk: Instellingen aanmaningenbeheer).

OVERZICHTEN - BEHEER - DIVERS - AANMANINGEN

Start de procedure voor het berekenen van aanmaningen door op de knop  te klikken.

Selectiecriteria voor de aanmaningen

Facturen vervallen op 

Vul in dit veld de pivotdatum in voor de berekening van uw aanmaningen. WinBooks on Web gebruikt deze datum om te berekenen of een factuur al dan niet vervallen is.

Als u hebt gevraagd om de diverse en/of financiële verrichtingen op uw aanmaningsbrieven op te nemen, worden deze opgenomen ongeacht de selectiedatum.

Niveau van ... tot ...

Vul de niveaus in waarvoor u de procedure voor het berekenen van de aanmaningen wilt uitvoeren.

U kunt de klanten die op het scherm worden weergegeven filteren op het niveau van de af te drukken aanmaningen, door de gewenste niveaus te selecteren. Dit beperkt dus de lijst met af te drukken klanten die wordt weergegeven op basis van het aanmaningsniveau.

Nuttig voor de gegroepeerde afdrukken voor bijvoorbeeld een aangetekend schrijven.

Klanten van ... tot ...

U kunt de berekening van de aanmaningen beperken tot één klant of een reeks klanten. Voor één klant vult u de klantenreferentie in dit veld (van) en herneemt u deze in het volgende veld (tot). Voor een reeks klanten kunt u de selectie doen op basis van de alfabetische volgorde van de naam of de referentie of per btw-nummer.   

Filter op deze categorie

Indien u uw klanten in categorieën hebt onderverdeeld, is het mogelijk een categorie te selecteren om enkel de klanten van deze categorie in de lijst op te nemen. U kunt inderdaad met sommige klanten afgesproken hebben hen geen aanmaningen te sturen en deze alzo buiten de aanmaningsberekeningen te houden.

Om consistent te zijn, is het belangrijk dat u uw financiële gegevens in de juiste volgorde invoert voordat u de aanmaningsprocedure start.

Nadat u uw keuze hebt gemaakt, klik op de knop .

De laatst gemaakte selectie wordt altijd bewaard. U kunt het op elk moment wijzigen, zolang u het voorstel maar elke keer opnieuw berekent.

Scherm met het aanmaningsvoorstel


Het centrale gedeelte van het voorstelvenster is onderverdeeld in 2 delen.

Het bovenste gedeelte geeft het globaal verschuldigde bedrag weer per klant.

Het onderste gedeelte geeft onder de vorm van een vervaldagbalans de detail van de verrichtingen weer zoals weergegeven op een aanmaning.

U kunt vanaf heden de selectie en het aanmaningsniveau van verschillende klanten, in het voorstel weergegeven, controleren en of aanpassen, alsook aanmaningen versturen.
 

  Het is eveneens mogelijk om een aanmaningsvoorstel te genereren voor een klant door op  te klikken vanuit zijn identificatiefiche.

De kolommen (gedeelte 'Globaal verschuldigde bedrag')

Selecteren

Standaard zijn alle klanten geselecteerd voor het versturen van aanmaningen.

Vink dit vakje uit voor de klanten die geen aanmaning moeten ontvangen.

U kunt eveneens alle klanten selecteren of deselecteren door te klikken op  of  .  

Referentie

Referentie van uw klant

Naam

Volledige naam van uw klant

E-mailadres

Deze kolom geeft het e-mailadres van de contactpersoon naar wie de aanmaning per mail moet worden verstuurd.

Het is mogelijk om het e-mailadres van de klant te wijzigen of in te vullen (indien deze ontbreekt). Indien u wenst, zal de fiche van de contactpersoon van de klant automatisch worden bijgewerkt. 

U zult geen aanmaningen per mail kunnen versturen indien het e-mailadres van de klant niet is ingevuld voor één of meerdere geselecteerde klanten.

Saldo

Dit bedrag is het totaal van de bedragen van de volgende kolommen. Het stemt overeen met het boekhoudsaldo van de klant.

Vervallen

Dit bedrag stemt overeen met het totaal van facturen waarvan de vervaldag voorbij is en de documenten die afgepunt zijn.


Dit bedrag is steeds een positieve waarde. Om dit bedrag te berekenen gaat WinBooks on Web per verrichtingsgroep te werk.


Bijvoorbeeld:

Een vervallen factuur van 25.000 EUR, afgepunt met geen enkele betaling: het resultaat is positief en wordt dus in de kolom Vervallen bedrag vermeld;
Een vervallen factuur 2.345 EUR, maar afgepunt met een betaling van 5.000 EUR: het resultaat is negatief (2.345 – 5.000 = - 2.655 EUR): het bedrag wordt in de kolom Andere vermeld, enz...

Te vervallen

Dit bedrag komt overeen met het totaalbedrag van de facturen waarvan de vervaldatum niet verstreken is en de documenten die hiermee afgepunt zijn.


Dit bedrag is steeds een positieve waarde.  Om dit bedrag te berekenen gaat WinBooks on Web per verrichtingsgroep te werk.

Bijvoorbeeld:

Een niet-vervallen factuur van 70.000 EUR is afgepunt met 2 betalingen. Het resultaat is negatief (70.000 - 40.000 - 35000 = -5000 EUR) en wordt in de kolom Andere vermeld. 
Een niet-vervallen factuur voor een bedrag van 22.000 EUR is met geen enkel document afgepunt: het resultaat is positief en wordt dus in de kolom Te vervallen opgenomen. 

Andere

Dit bedrag wordt als volgt samengesteld:

  • De betalingen, creditnota's of elk bedrag dat de vordering vermindert en dat niet met een factuur afgepunt is;
  • Elk negatief bedrag voortvloeiend uit vervallen of niet-vervallen facturen met de daaraan gekoppelde betalingen;
Interest

Dit bedrag komt overeen met het door het programma berekend interestbedrag op basis van de gedefinieerde instellingen. 

Kosten

Dit bedrag komt overeen met de door het programma berekende kosten op basis van de gedefinieerde instellingen.  

Verstuurd niveau

Hier ziet u het aanmaningsniveau van de laatste zending voor deze klant.

Volgend te versturen niveau

Hier ziet u het niveau van de aanmaning dat zal afgedrukt of verstuurd worden voor deze klant.  Dit niveau wordt bij het afdrukken bijgewerkt, op voorwaarde dat u het op dat moment bevestigt. U kunt een ander niveau selecteren door in deze kolom ter hoogte van de gewenste klant te klikken. 

De kolommen (gedeelte 'Detail van de verrichtingen')

De meerderheid van de kolommen zijn identiek aan deze zoals hierboven beschreven. Er werden kolommen toegevoegd om onder andere bepaalde informatie eigen aan verrichtingen zoals de opmerking of de afpunting toe te voegen. 

En tot slot zijn deze verrichtingen ook opgesplitst in verschillende kolommen onder de vorm van een vervaldagbalans. 

De kolom Selecteren laat u toe om één of meerdere verrichtingen in- of uit te sluiten voor een klant.

Het icoon  laat u toe in te zoomen en dus het detail van een verrichting te bekijken. 

Het versturen van aanmaningen 

Per mail

Klik op  om de aanmaningen per mail te versturen. Bevestig dit en de e-mails worden onmiddellijk naar de bestemmelingen verzonden. Op het einde van de behandeling wordt u gevraagd of het aanmaningsniveau mag worden bijgewerkt of niet. 

De kolom Niveau zal dan ook worden bijgewerkt. 

De e-mail zal direct de aanmaningstekst bevatten zoals gedefinieerd in het hoofdstuk Aanmaningsteksten.

WinBooks on Web biedt de mogelijkheid om eerst een test-e-mail te sturen om de informatie die u naar uw klant wilt sturen te bekijken. Klik hiervoor op de knop .

Afdrukken

Klik op  om de aanmaningen af te drukken. Deze worden vooraf op het scherm getoond. Op het einde van de behandeling wordt u gevraagd of het aanmaningsniveau mag worden bijgewerkt of niet. 

Andere functionaliteiten

De knop  laat toe het naar de klanten te versturen aanmaningsniveau van alle klanten in het aanmaningsvoorstel met één niveau te verhogen.

De knop  geeft u toegang tot het beheer van de historiek van de aanmaningen. 

Het is eveneens mogelijk om toegang te hebben tot de historiek van de naar de klant verstuurde aanmaningen door te klikken op  vanuit zijn identificatiefiche.


 Bovenaan de pagina