L’objectif de ce chapitre est de vous présenter quelques scénarios courants d’approbation et la manière de les configurer.
Pré-requis :
- Un ou plusieurs signataires doivent avoir été créés.
- Un ou plusieurs fournisseurs doivent avoir été créés dans le dossier comptable
- Répondre à ces deux questions :
C’est le cas le plus simple, pour pouvoir payer une facture vous n’avez besoin que de l’approbation du directeur financier.
Dans l’écran Paramétrage fournisseur, créez une nouvelle règle « FORWARDTO chief executive officer ».
Définissez ensuite la règle pour le ou les fournisseurs concernés. Il est possible d’appliquer une règle à plusieurs fournisseurs simultanément.
Sélectionnez les différents fournisseurs, choisissez la règle dans la liste, appliquez la modification pour la sélection.
Utilisez les touches CTRL ou SHFT afin de sélectionner plusieurs fournisseurs. CTRL + A afin de tous sélectionner |
Pour pouvoir payer la facture il faut l’approbation du directeur et pour que la facture arrive chez le directeur il faut que la secrétaire approuve la facture préalablement.
Dans l’écran Paramétrage fournisseur , sélectionnez le signataire « Secretary CEO » dans la colonne « premier signataire ». et "CEO" dans la colonne "Règle pour le paiement"
Dans le cas où cette dernière approuve, une demande sera alors transmise automatiquement vers le directeur qui est spécifié dans la règle pour le paiement.
Dans ce cas, la secrétaire a besoin de l’approbation du sales manager ou du marketing manager pour que le document puisse être approuvé au final par le CEO.
Dans ce cas, la secrétaire a besoin de l’approbation du sales manager et du marketing manager pour que le document puisse être approuvé au final par le CEO.
Dans ce cas le document est envoyé en premier au CEO. Ce dernier peut alors demander l’approbation d’un de ses employés. Ensuite une fois l’approbation ou le refus apposé par l'employé, le document retourne vers le CEO pour que ce dernier approuve ou refuse.
Ce cas est identique à celui vu au point précédent, excepté le fait que le "BOSS" approuve après le "CEO".
Reprendre le schéma vu au scénario 5 mais remplacer l’écran du paramétrage fournisseur par
Dans ce cas la "Secretary CEO" doit obligatoirement envoyer une demande d’approbation à une autre personne.
Le choix du signataire est fait en fonction de la valeur reconnue dans une zone paramétrable:
Cette possibilité très puissante, permet par exemple d'aiguiller la demande d'approbation vers le responsable d'un projet X ou Y en fonction de la valeur reconnue(numéro de chantier ou projet) dans une zone paramétrable de type "Référence projet". |
Une facture nécessite d'office l'approbation d'un responsable projet mais si le montant est supérieur à 1.000 euros alors l'approbation du directeur financier est requise également.
Ces règles peuvent aussi bien s’appliquer dans la règle particulière, comme dans la règle pour le premier signataire ou comme dans la règle pour le paiement. |
Exemple de règle avec le cachet analytique
Si le département analytique est MARKETING alors envoyer au signataire "marketing" sinon si département analytique est SALES alors envoyer au signataire "sales".
IF APPROVAL_STAMP_ANALYTICAL.1.Départements == MARKET THEN FORWARDTO marketing ELSEIF APPROVAL_STAMP_ANALYTICAL.1.Départements == SALES THEN FORWARDTO sales
Attention le cachet analytique ne peut pas être utilisé dans la règle particulière. |