L'en-tête d'une facture/note de crédit permet d'une part de classer l'écriture (journal, période, n° du document) et d'imputer le montant de la facture sur le compte tiers.
Les zones
Toutes les données de l'en-tête à l'exception de la date d'échéance et des commentaires sont des informations indispensables pour pouvoir poursuivre votre encodage.
Tant que vous ne quittez pas l'encodage, WinBooks On Web reprend les valeurs de la dernière écriture encodée pour les zones suivantes : le journal, la période et la date. Le curseur se positionne directement dans la première zone à encoder :
Ref. fournisseur ou Ref client.
À noter que dans le bas de la fenêtre s'inscrit un petit commentaire explicatif se rapportant à la zone dans laquelle se trouve le curseur.
Journal
Tapez le code journal en entier ou uniquement le ou les premiers caractères ou sélectionnez-le dans la liste des journaux en cliquant sur 
S'il n'existe qu'un seul code journal de ce type, ou si vous avez défini un journal comme étant le journal par défaut, il sera automatiquement repris dans cette zone.
Période
Seules les périodes non clôturées pour ce journal sont disponibles.
Le 
indique le caractère non modifiable de l'écriture : soit l'écriture est validée, soit la période est clôturée, soit la pièce provient du module de gestion commerciale et n'est donc pas modifiable en comptabilité. Pour connaître la raison précise du blocage, placez le curseur sur le bouton.
Numéro
Lors de la première écriture dans ce journal, attribuez un numéro de 1 à 10 positions. Par la suite, WinBooks On Web proposera automatiquement le numéro suivant.
Cliquez sur 
pour accéder au document suivant ou précédent.
Dans un but de cohérence et de facilité de recherche, nous vous conseillons en début d'année, de millésimer vos pièces comptables ç-à-d de faire précéder votre n° de pièce par l'année de l'exercice.
Exemple : la pièce 1 devient après millésime 2020001 (si vous estimez ne pas avoir + de 999 documents dans le même journal)
Réf. fournisseur - Réf. client
Tapez la référence du tiers en entier ou uniquement le ou les premiers caractères ou sélectionnez-le dans la liste des comptes de tiers en cliquant sur
Cliquez sur 
pour changer le type de recherche, par nom, par code ou par N° de TVA.
Si vous tapez une référence qui n'existe pas, WinBooks On Web vous propose de la créer automatiquement sous forme d'encodage rapide sans que vous deviez interrompre l'encodage de vos factures. Vous compléterez la fiche du compte plus tard. Cette fonctionnalité n'est disponible que si vous l'avez activée dans le Panneau de configuration
Date
La date du système est proposée comme date d'encodage ou de la transaction : si celle-ci ne correspond pas à la période sélectionnée, WinBooks On Web le signale et à vous de décider si vous souhaitez poursuivre.
N'entrez que les chiffres de la date : les séparateurs s'ajoutent automatiquement. Vous pouvez faire appel au calendrier en cliquant sur la flèche vers le bas.
L'introduction d'une date située en dehors de la période d'encodage est permise, mais est à éviter. Tenez compte du fait que le choix de la période est déterminant pour le calcul de la déclaration TVA et pour les impressions comptables.
Date d'échéance
La date d'échéance est automatiquement copiée à partir de la date d'encodage, sauf si vous avez associé un code de paiement au tiers sélectionné, auquel cas la date d'échéance est calculée selon la formule suivante : date de facture + échéance définie dans le code de paiement. La date d'échéance permettra de déterminer si une facture est échue, et qu'il faudra par conséquent envoyer une lettre de rappel. Elle permet également de détecter quelles sont les factures qui vont venir à échéance. Elle sert de point de départ à la consultation de l'échéancier du tiers et à l'impression de la balance âgée.
Montant en
La devise du dossier est proposée sauf si vous avez associé une autre devise au tiers sélectionné, auquel cas, c'est cette devise qui est proposée. Vous pouvez encore changer cette devise si elle n'est pas celle de la facture. Entrez le montant total de la facture dans la devise sélectionnée.
Vous n'êtes pas obligé de sélectionner une devise, vous pouvez la taper directement (ex. USD) dans la zone destinée au montant : la devise s'inscrit automatiquement.
Ne tapez que les chiffres du montant : les séparateurs s'ajoutent automatiquement.
Montant en Euro
Le montant de la facture est automatiquement converti en euros.
Commentaire
Entrez un commentaire libre permettant d'identifier la facture. Ce commentaire sera repris dans la vue écritures du compte tiers concerné.
Com. ext. ou Com. struct.
Vous pouvez entrer ici une communication sous forme de texte destiné au paiement de la facture.
Pour entrer une communication sous format structuré, changez la sélection et encodez la communication structurée. WinBooks On Web effectue un test de validité sur la communication structurée.
En passant de l'un à l'autre format, vous perdez la communication existante. Autrement dit, par facture, vous ne pouvez entrer qu'un type de communication pour les paiements.
Suivant le paramétrage des préférences utilisateurs, il vous est possible, de déterminer si le curseur doit s'arrêter sur certaines zones ou non lors de l'encodage de l'en-tête.
Boutons d'appel à d'autres fonctions
Memo
Cliquez sur 
si vous voulez entrer un mémo pour le document actif. Vous pourrez le consulter après-coup dans l'historique du compte client ou fournisseur via la colonne Note dans l'onglet Transaction.
Après avoir encodé l'en-tête de la facture, vous pouvez procéder aux imputations comptables ou à la ventilation TVA, suivant la méthode d'encodage adoptée. À noter cependant que WinBooks On Web a opté pour l'ordre suivant : imputations comptables d'abord, ventilation TVA ensuite. En suivant cet ordre, vous accélérez encore l'encodage, étant donné que de nombreuses données seront calculées automatiquement par WinBooks On Web.
Status de paiement
Cliquez sur 
si vous désirez attribuer un status de paiement à votre document.
Les status de paiement peuvent-être :
: le document se retrouvera dans les propositions de paiements, ne sera pas sélectionné et une indication en rouge apparaîtra dans la proposition de paiement (colonne sélectionner)
: le document sera affiché dans la proposition de paiement et est sélectionnée.
: le document ne se retrouvera pas dans les propositions de paiements, elle est considérée comme étant déjà payée
Lorsque l'utilisateur valide une proposition de paiement avec le module de liaison bancaire, celui-ci génère un fichier XML de paiement à destination de votre organisme financier. Lorsque l'option marquée comme payé est activée, le status des factures concernées reçoivent un logo
Pour chaque status différent, il vous est loisible d'y ajouter un commentaire.
Le status de paiement d'un document est à utiliser en combinaison avec le module de virements bancaires de WinBooks on Web.
