Objectif
A ce jour, ce module n'interagit qu'avec la facturation gratuite et la facturation autonome de WinBooks On Web.
L'objectif est de permettre à un entrepreneur d'encoder ses factures et ses notes de crédit de vente dans un de ces deux modules de WinBooks On Web.
Lorsqu'il envoie ses factures à sa fiduciaire qui travaille avec WinBooks Classic, celles-ci sont directement injectées et comptabilisées dans le dossier comptable de WinBooks Classic, dans Virtual Invoice et sur WinBooks Connect si vous avez le module.
Information technique : Lorsque vous sélectionnez cette option pour ce dossier, le module Automate Invoice injector est activé sur la plateforme digitale WinBooks.
Prérequis
Activer la facturation gratuite ou la facturation autonome de WinBooks On Web.
Activer le module Automate dans WinBooks Classic si ce n'est déjà fait.
L'entrepreneur doit disposer de son WinBooks ID. Ce WinBooks ID doit avoir accès au dossier comptable WinBooks Accounting.
Si l'entrepreneur travaille avec le module de facturation gratuite de WinBooks On Web
Pour l'activation et l'encodage des documents nous vous conseillons de consulter l'aide en ligne de ce module.
Veillez à vérifier certains paramètres au niveau du menu Ma Société, comme le WinBooks Id et le mot de passe de l'entrepreneur ainsi que le dossier comptable WinBooks Classic vers lequel les documents sont envoyés.
Lorsque les différents documents ont été encodés, leur fichier PDF visualisés, l'entrepreneur doit les envoyer au comptable.
Les documents sont envoyés sous format électronique EFFFV3, traités par la plateforme digitale WinBooks et transférés au comptable de la fiduciaire.
Celui-ci peut visualiser l'historique des documents réceptionnés ainsi que leur statut via le menu Dossier/Tableau de bord - Automate/ Automate/Historique.
Il peut également visualiser, modifier, supprimer les pièces comptables comme si elles avaient été encodées manuellement.
Les documents sont transférés de la facturation gratuite de WinBooks On Web vers WinBooks Accounting -Virtual Invoice via une cartouche de type Transport
Si l'entrepreneur supprime une facture déjà envoyée au comptable, il doit l'en avertir. La facture doit être supprimée manuellement en comptabilité.
Problématique des factures modifiées déjà injectées
Si l'entrepreneur travaille avec le module de facturation autonome de WinBooks On Web
Pour l'activation et l'encodage des documents nous vous conseillons de consulter l'aide en ligne de ce module.
Veillez à renseigner le WinBooks Id et le mot de passe de l'entrepreneur ainsi que le dossier comptable WinBooks Classic vers lequel les documents sont envoyés. Menu Paramètres/Panneau de configuration/WinBooksID
Lorsque les différents documents ont été encodés, leur fichier PDF visualisés, l'entrepreneur doit les envoyer au comptable. Menu Opérations/Envoyer au comptable
Les documents sont envoyés sous format électronique EFFFV3, traités par la plateforme digitale WinBooks et transférés au comptable de la fiduciaire.
Celui-ci peut visualiser l'historique des documents réceptionnés ainsi que leur statut via le menu Dossier/Tableau de bord - Automate/ Automate/Historique.
Il peut également visualiser, modifier, supprimer les pièces comptables comme si elles avaient été encodées manuellement.
Les documents sont transférés de la facturation autonome de WinBooks On Web vers WinBooks Accounting -Virtual Invoice via une cartouche de type Transport
Si l'entrepreneur supprime une facture déjà envoyée au comptable, il doit l'en avertir. La facture doit être supprimée manuellement en comptabilité.
Problématique des factures modifiées déjà injectées
Paramétrage
Paramétrage dans WinBooks Classic
A partir du menu Dossier/Paramétrage/Général/Injection automatique de factures, vous devez paramétrer les journaux, comptes généraux et code TVA par défaut à utiliser lors de l'injection de ces factures.
Actuellement, seules ces valeurs par défaut sont prises en considération lors de la comptabilisation de ces documents.
Contrôles
Mêmes contrôles qu'à l'encodage manuel
Création d'un compte client qui n'existerait pas
Injection dans la période liée à la date du document
Uniquement en EUR
