Lors de l'inscription d'un dossier au service d'Offload pour le tableau de bord fiduciaire, vous avez également la possibilité d'activer l'automatisation (Automate) de certaines tâches.

L'objectif de cette "Automatisation" est d'exécuter, à l'aide de différents services, une série de tâches en arrière plan. Tâches telles que le téléchargement automatique des documents dans Virtual Invoice, l'injection de factures de vente à partir d'autres applications WinBooks, l'injection automatique des fichiers CODA ou l'envoi automatique des données vers WinBooks View.

Il n'est donc plus nécessaire par exemple, d'injecter manuellement les fichiers CODA  un  à un dans chaque dossier. Ils sont automatiquement injectés dans tous les dossiers pour lesquels l'automatisation de l'injection des fichiers CODA a  été activée.

Informations techniques :  

  • L'injection automatique des fichiers CODA et l'envoi automatique des données vers WinBooks View sont gérés par le planificateur de tâches. Elles sont donc exécutées à une heure bien précise.
  • Si un utilisateur se trouve dans un dossier lors de l'exécution d'une tâche, celle-ci sera mise en attente et réexécutée plus tard pour le dossier en question.


Quels sont les prérequis pour gérer l'Automatisation ?

  • Ils sont identiques aux prérequis du tableau de bord fiduciaire
  • Travailler avec une licence fiduciaire
  • Version WinBooks minimum 7.02.030
  • Si l'offload service est déjà installé, mettre à jour la version .....
  • Les données comptables se trouvent sur un serveur Windows
  • Disposer de la licence Virtual Invoice (Obligatoire)
  • Disposer d'un accès à WinBooks Connect (Facultatif)
  • Disposer du module CODA si vous désirez récupérer les fichiers CODA automatiquement
  • Disposer d'un accès à WinBooks View si vous désirez générer le backup WinBooks nécessaire à View de manière automatique
  • Chaque utilisateur doit disposer de son propre WinBooks ID qui doit correspondre à une adresse mail, et, de son mot de passe.  
  • Ce WinBooks ID doit avoir les droits d'accès sur la plateforme digitale pour les dossiers dans lesquels il souhaite utiliser l'automate.
  • Installer l'offload service sur le serveur de données. sauf si cela a déjà été effectué pour exploiter le tableau de bord fiduciaire. C'est ce service qui se charge de 
    • Télécharger les documents
    • Les mettre à disposition du comptable
    • Effectuer le comptage de ce qui est disponible pour le tableau de bord fiduciaire
    • Récupérer les factures de ventes envoyées au comptable encodées dans WOW 
    • Injecter les fichiers CODA
    • Générer le backup nécessaire à WinBooks View et mettre à jour les données dans WinBooks View
  • Activer le module Automate dans le paramétrage général du dossier (Si vous ne disposez pas du module sur votre voucher, demandez-le à votre revendeur. Un nouveau voucher vous sera fourni.)


L'installation du service Offload est détaillée dans l'aide technique réservée aux revendeurs.

Un autre guide d'installation est disponible pour les environnements multi-licences (Principalement pour nos hébergeurs)

Notice technique relative aux différents services et au planificateur de tâches de windows (Task scheduler)

(Cliquez sur la ligne correspondante pour accéder au document)

Bien entendu, si le service Offload a déjà été installé pour l'exploitation du tableau de bord fiduciaire, inutile de le réinstaller. Par contre, vérifier si la version du service est bien mise à jour.



DOSSIER/TABLEAU DE BORD - AUTOMATE/TABLEAU DE BORD FIDUCIAIRE/Ajout-Edition


   


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