Invoerprocedure

Principe

Om te kunnen factureren heeft u minstens een factuurdagboek en een klant nodig, het artikel is facultatief. U kan immers ook een tekstregel invoeren met een aantal en een bedrag, niet gelinkt aan artikelen.

1. Ga naar het scherm van documentinvoer via het menu Invoeren > Documenten of druk op Ctrl+D of klik op in de werkbalk.
2. Druk op F9.
3. Typ de eerste letter of cijfer van het dagboek (vb. F als de dagboekcode FAC is of 4 als het 4-FAC is) en druk op Enter.
   
4. In het invoerscherm:
   
   • De eerste maal dat u een document toevoegt in een dagboek, dient u zelf het documentnummer in te voeren (vb. 50001) en vervolgens op Enter te duwen.
   • Voor de volgende documenten wordt het documentnummer automatisch toegekend (wijzigbaar of niet afhankelijk van de instellingen van het dagboek). Eenmaal het nummer is toegekend, kan u het niet meer wijzigen.
5. Aanvaard de datum of wijzig ze via de knop .
   • De datum voorgesteld zal de huidige datum zijn voor het eerste document, vervolgens in functie van de instellingen van het dagboek, zal het de datum van het laatste document in hetzelfde dagboek zijn of de huidige datum.
   • Gebruik de toetsen Tab of Enter om naar het volgend veld te gaan en Shift+Tab of Pijltje naar links om naar het vorige veld te gaan.
6. De selectie van de klant wordt uitgevoerd met een parametreerbare incrementele zoekopdracht en/of een zoekopdracht in platte tekst. Zie de lijst van de opzoekmogelijkheden hieronder.
7. Doorloop de andere velden van de hoofding met Tab of Enter. u komt automatisch in de eerste regel terecht of u duwt op of F9 om de eerste regel toe te voegen van zodra u de klant heeft geselecteerd en de andere velden van de hoofding heeft ingevuld.
8. Op de eerste regel:
   1. Als u een artikel factureert,
      • typ zijn referentie in Code artikel
      • of zoek het artikel door de - en Tab te typen (zoals voor de klant)
      • of nog geavanceerder, gebruik F2 om een zoekopdracht uit te voeren in verschillende velden van uw keuze
      • of / om een of meerdere artikelen te selecteren in de geschiedenis van de klant.

   2. Als u geen artikel factureert, ga naar het volgende veld.

      Er moet minstens één regel met een hoeveelheid en een prijs zijn om het document te kunnen opslaan.

      • Mogelijkheid om een tarief te selecteren via F2 wanneer u zich in de kolom eenheidsprijs bevindt in de documenten.
        
      • In de rechterbovenhoek ziet u informatie betreffende de prijzen (zoals verschillende tarieven, de aankoopprijs).
      • Hoe meer standaardwaarden in de artikelfiche en de klantenfiche, hoe minder u moet invullen tijdens het invoeren van een document. Alle standaardwaarden worden overgenomen en zijn wijzigbaar.
9. Om naar de volgende lijn te gaan, gebruikt u F9.
   • De kolom (algemene parameter) * geeft het einde van de lijn aan: wanneer u in deze kolom aankomt en u duwt nogmaals Tab of Enter, gaat u naar de volgende lijn.
   • De totalen van het document worden bijgewerkt bij het opslaan, maar u kunt instellen dat het bijwerken van de totalen lijn per lijn gebeurt. U kunt ook instellen dat het totaal exclusief BTW (eenheidsprijs x hoeveelheid - korting) lijn per lijn getoond wordt.
10. Druk op F7 om het document op te slaan.
11. Druk vervolgens op F4 om het document te printen.
    Druk op PgDn om op te slaan, printen en direct naar de volgende invoer in hetzelfde dagboek over te gaan.

#Begin van de pagina

---

Een klant opzoeken

U kan een klant op verschillende manieren opzoeken:

Standaard zoekprocedure via - of de eerste karakters en Enter

• Selecteer de klant door de eerste letters van zijn naam in te typen in het veld Derden. Als de informatie van de gewenste klant getoond wordt in de kader onder het veld "Derde", druk op TAB of ENTER om de klant te selecteren en de naam van de klant aan te vullen in het veld.
• Als de voorgestelde klant in de kader eronder met de eerste ingevoerde letters niet klopt, typ een - + Enter om de lijst van alle mogelijke klanten te tonen waarvan de naam deze eerste letters bevat.

• Typ het symbool * of - om de lijst te openen van alle klanten gesorteerd per klantencode. Om een klant te selecteren, dubbelklik op de juiste klant of verplaats de cursor met de pijltjestoetsen en druk op Enter. Als de klant niet in de lijst staat, druk op F9 in de lijst van klanten om de nieuwe klant toe te voegen.

  Dit incrementeel zoeken wordt uitgevoerd op de naam van de klant (index NAME) maar kan ook uitgevoerd worden op andere indexen (zoals GROUPID, EXTREF, IMPORTID, EMAIL) door een rechtermuisklik op het veld Derden en de gewenste index te selecteren.

• Typ Shift+F12 om de selectiecriteria te wissen en opnieuw te beginnen met zoeken.
• Eenmaal de juiste klant geselecteerd, dubbelklik op zijn naam in het veld Derden om zijn fiche te openen om te raadplegen of te wijzigen.
• Als de klant verschillende contactpersonen heeft, wordt een nieuw scherm geopend met de lijst van contactpersonen van deze klant om de contactpersoon te selecteren voor dit document.

Geavanceerd zoeken door te drukken op F2 in de velden voor de derden

Deze zoekopdracht maakt het mogelijk een opzoeking te doen op verschillende velden tegelijk in de fiche van de derde of van de contacten.

• Druk op F2 of klik op naast het veld Derde om een geavanceerde zoekopdracht uit te voeren op verschillende velden van uw keuze in de derdefiche.
• Druk op F3 of klik op naast het veld Contact om een geavanceerde zoekopdracht uit te voeren op verschillende velden van uw keuze in de lijst van contacten.

 

Typ in het zoekscherm de zoeksequentie. Standaard zoekt het programma in de naam van de klant en in de bedrijfsnaam, de beschrijving en de naam van de contactpersoon. U kan de zoekvelden en de getoonde kolommen aanpassen via de daartoe bestemde knoppen.

• Gebruik pijltje naar beneden en pijltje naar boven om in de tabel te navigeren, en druk op Enter om de derde te selecteren.

 

U kan de getoonde kolommen en/of hun volgorde wijzigen met een rechtermuisklik in het venster in de menu Kenmerken.  Selecteer in de linkerkolom het toe te voegen criterium en klik op de knop Toevoegen.  Om de volgorde van de kolommen te wijzigen, selecteer in de rechterkolom het te verplaatsen criterium en klik op de knoppen Naar boven of Naar beneden.

 

#Begin van de pagina

---

De tweede derde opzoeken

Indien u een tweede derde beheert in de documenten (vb. eindklant), kan u die opzoeken vanuit het veld voor de hoofdderde of het veld voor de tweede derde.
Voorbeeld:

GB Aankoopcentrale = te factureren klant. Dit is dus de hoofdderde van de documenten. Alle lokale GB's hebben GB aankoopcentrale als tweede derde.
Kiest u in de hoofdderden een lokale GB, dan zal het programma voorstellen om de derden om te wisselen aangezien de factuur gericht moet zijn aan de aankoopcentrale.

Als u een opzoeking doet vertrekkend van een derde zal het programma - afhankelijk van de instellingen - voorstellen om de hoofdderde en tweede derde om te wisselen.
Om op te zoeken op tweede derde, heeft u ingesteld dat:

• enkel de derden die gekoppeld zijn aan een hoofdderde mogen getoond worden: zoek met "-"
• alle derden mogen getoond worden: zoek op met "+" om toch enkel de tweede derden te zien.

Het geavanceerd zoeken is niet van toepassing in de velden waarin u de tweede derde selecteert, wel als u de tweede derde selecteert vanuit de velden voor de hoofdderden.

Zie ook Beheer van een tweede referentie derden en Beheer van een tweede referentie derden.

#Begin van de pagina

---

Een artikel opzoeken

Als de cursor zich bevindt in de kolom Artikelcode van een invoerregel, beschikt u over de volgende zoekmogelijkheden:

Standaard zoekprocedure via - of de eerste karakters van de code en Enter

Standaard zoekt het programma op de referentie van het artikel behalve als u geparametreerd heeft dat het laatste zoekcriterium dient bewaard te worden (Algemene parameter > [Tabblad Documenten|Documenten > Vanuit het documentenscherm de laatste zoekcriteria voor de artikels memoriseren). Heeft u het laatst gezocht op de omschrijving, dan zal dit nog steeds gelden bij de volgende opzoeking van een artikel en dit tot u het zoekcriterium opnieuw wijzigt.

Was uw vorig zoekcriterium de omschrijving, dan kan u, alhoewel de cursor zich in de artikelcode bevindt, het begin van de omschrijving invoeren als zoektekst.

In het opzoekingsvenster kunt u:

 

• Met Enter kunt u naar het volgende voorkomen van de zoeksequentie gaan, als dat bestaat (rood pijltje in het begin van de lijn geeft de corresponderende lijn aan): Pijltje naar onder om naar de regel te gaan die door het rode pijltje is aangeduid en op Enter om het artikel vervolgens te selecteren.

• U kunt de zichtbare kolommen en hun volgorde wijzigen en/of sorteringscriteria toevoegen met een rechtermuisklik in de tabel.
  

Selecteer links de toe te voegen kolom en klik op Toevoegen. Om van deze kolom een zoekcriterium te maken, selecteer het veld in het rechterdeel en klik op Kenmerken: klik vervolgens het vak Zoeken op dit veld aan.
Om de volgorde van de kolommen te wijzigen: wijs in het rechterdeel het blokje voor de te verplaatsen kolom aan en versleep het naar boven of naar beneden. Klik op OK om dit scherm te verlaten. Uw wijzigingen zullen zichtbaar zijn bij de volgende opzoekingsopdracht.

• Zodra u het artikelscherm verlaat, is het aangemaakte of gewijzigde artikel geselecteerd in het documentenscherm.

Gevorderde zoekprocedure op de omschrijving via F2 in de artikelcode

Deze zoekopdracht maakt het mogelijk om in verschillende velden tegelijk te zoeken.
De zoeksequentie kan een woord, een deel van een woord, meerdere woorden of meerdere delen van een woord zijn, gescheiden door een *.

• Enter om de zoekopdracht te starten: enkel de artikelen die overeenkomen met uw zoekopdracht worden weergegeven.
• Pijltje naar onder/boven om te navigeren in de lijst
• Enter of Alt+S of de knop Selectie om het artikel te selecteren.

• F7 of Alt+R of de knop Opnieuw beginnen om een nieuwe zoekopdracht te starten na een andere zoektekst ingegeven te hebben.
• Esc of de knop Annuleren om uit het scherm te gaan zonder selectie.

De fiches en de opties:

 

 

Opzoeken in de klantenhistoriek via / in de artikelcode

Met deze zoekprocedure kan u de historiek van deze klant zien en dan één of meerdere artikelen uit deze historiek selecteren voor het huidige document.

1. Klik in de eerste kolom om een regel te selecteren
2. Klik vervolgens op OK of druk op Enter om de artikelen in het document over te nemen

#Begin van de pagina

---

Werken met tekstnotities in een document

Notities zijn vrije tekstvelden. Ook kan u vaak terugkerende tekstvelden bewaren in een zogenaamde "bibliotheek" om ze later - eventueel gewijzigd - opnieuw te gebruiken. Er bestaan twee soorten notities in een document : regelnotities of notities van de documentheading.

• De documentnotities voert u in via het tabblad Notities door te dubbelklikken op het type document dat u aan het invoeren bent.

  Met de hulp van uw verdeler kan u de omschrijvingen van de notities indien gewenst aanpassen aan uw bedrijfsgewoontes. Zie de Technische documentatie (Speciale parameters).

• De regelnotities worden ingevoerd via de knop Notitie of F8 in een documentregel of nog door te dubbelklikken in de kolom Omschrijving.

  U kunt instellen dat de notitie van het artikel automatisch overgenomen wordt in de regelnotitie (wijzigbaar) in de dagboekinstellingen (parameter Notitie van het artikel opnemen in het document in het tabblad Opties).

Het notitiescherm ziet er zo uit:

De notities (de regelnotities en documentnotities) kunnen in HTML formaat opgeslaan worden via: Algemene parameters > tabblad Documenten > parameter Een notitie in HTML formaat gebruiken.

Ga naar het tabblad Bibliotheek om:

• Een opgeslagen notitie te gebruiken
• Een nieuwe notitie aanmaken en op slaan in te bibliotheek.
• Een bewaarde notitie wijzigen

• Het bovenste deel toont de beschrijvingen van bewaarde notities, het onderste deel hun inhoud.
• Dubbelklik op de notitie om ze te recupereren of klik op Kopiëren of druk op Alt+O: de notitie bevindt zich nu in het tabblad Tekst waar u ze kan wijzigen voor het document.
• Met de knoppen rechts kan je, van boven naar onder: Een nieuwe notitie aanmaken, de naam van de geselecteerde notitie wijzigen, de geselecteerde notitie wissen.
• De inhoud van een notitie wordt gewijzigd in het onderste deel.
• Klik op OK om het notitiescherm te verlaten.
• De eerste woorden worden getoond in het geval van een documentnotitie, in het geval van een regelnotitie is het veld omschrijving van de regel in geel gemarkeerd.

• Dubbelklik op de omschrijving of op documentnotitie om de notitie te zien.

#Begin van de pagina

---

Werken met BTW

Zie ook Parameters voor de boekhoudkoppeling.

U kan geen enkel document invoeren zonder BTW aangezien elk document uiteindelijk via kopie of transformatie een factuur of creditnota kan worden.
Bij het invoeren van een document, geldt de volgende hiërarchie voor de btw-code:

• Het programma gebruikt eerst de btw-code gekoppeld aan de derde (uit het tabblad Adres uit de derdenfiche)
• Vindt het die niet, dan gebruikt het programma de btw-code gekoppeld aan het artikel (tabblad Boekhouding in de artikelfiche)
  De BTW-code gedefinieerd in de algemene parameters (tabblad *Artikelen)

Om een andere BTW-code te selecteren in een documentregel:

• Typ de gewenste code
• Zoek de code op met het minteken.

Enkel de btw-codes van hetzelfde type als het document (verkoop / aankoop) en van toepassing op het land (nationaal, Europees, buiten Europa) van de derde worden getoond op voorwaarde dat de BTW-codes correct geparametreerd werden.
Het programma ontdekt als er een tegenstrijdigheid bestaat tussen de BTW-code geselecteerd in de documentregel en die van de derdenfiche. Voorbeeld: indien in de regel de code van 21% staat (BTW-code van type nationale verkoop) en u in de regel de code FR invoert (Europese Gemeenschap), zal de software u deze tegenstrijdigheid melden.

#Begin van de pagina