Inhoud pagina:
Principe
Om te kunnen factureren hebt u minstens een factuurdagboek en een klant nodig, het artikel is facultatief. U kunt immers ook een tekstregel invoeren met een aantal en een bedrag, die niet aan artikelen gekoppeld zijn.
- Ga naar het scherm van documentinvoer via het menu Invoeren > Documenten of druk op Ctrl+D of klik op
in de werkbalk. - Druk op F9.
- Typ de eerste letter of cijfer van het dagboek (vb. F als de dagboekcode FAC is of 4 als het 4-FAC is) en druk op Enter.
- In het invoerscherm:
- Als het het eerste document in dit dagboek is, geeft u bij het opslaan van het document het eerste documentnummer op (bijvoorbeeld 20230001) en drukt u op OK.
- Vervolgens wordt, afhankelijk van de configuratie van dit dagboek, het nummer automatisch aan het einde, bij het opslaan, toegekend of telkens voorgesteld. Het nummer kan achteraf niet meer worden gewijzigd.
- Aanvaard de datum of wijzig ze via de knop
.- De voorgestelde datum zal de huidige datum zijn voor het eerste document, vervolgens in functie van de instellingen van het dagboek, zal het de datum van het laatste document in hetzelfde dagboek zijn of de huidige datum.
- Gebruik de toetsen Tab of Enter om naar het volgend veld te gaan en Shift+Tab of Pijltje naar links om naar het vorige veld te gaan.
- De selectie van de klant wordt uitgevoerd met een configureerbare incrementele zoekopdracht en/of een 'full text'- zoekopdracht. Zie de lijst van de opzoekmogelijkheden hieronder.
- Doorloop de andere velden van de hoofding met Tab of Enter. U komt automatisch in de eerste regel terecht of u klikt op F9 om de eerste regel toe te voegen van zodra u de klant hebt geselecteerd en de andere velden van de hoofding hebt ingevuld.
- Op de eerste regel:
- Als u een artikel factureert,
- typ zijn referentie in Referentie artikel
- of zoek het artikel door de - en Tab te typen (zoals voor de klant)
- of nog geavanceerder, gebruik F2 om een zoekopdracht uit te voeren in verschillende velden van uw keuze
- of / om een of meerdere artikelen te selecteren in de historiek van de klant.
Als u geen artikel factureert, ga naar het volgende veld.
Er moet minstens één regel met een hoeveelheid en een prijs aanwezig zijn om het document te kunnen opslaan.
- U kunt een tarief selecteren via F2 wanneer u zich in de kolom Eenheidsprijs bevindt in de documenten.
- In de rechterbovenhoek ziet u informatie over de prijzen (zoals verschillende tarieven, de aankoopprijs).
- Hoe meer standaardwaarden in de artikelfiche en de klantenfiche, hoe minder u moet invullen tijdens het invoeren van een document. Alle standaardwaarden worden overgenomen en zijn aanpasbaar.
- U kunt een tarief selecteren via F2 wanneer u zich in de kolom Eenheidsprijs bevindt in de documenten.
- Als u een artikel factureert,
- Gebruik F9 om naar de volgende lijn te gaan.
- De kolom (algemene parameter) * geeft het einde van de regel aan: wanneer u in deze kolom komt en u duwt nogmaals Tab of Enter, gaat u naar de volgende regel.
- De totalen van het document worden bijgewerkt bij het opslaan, maar u kunt instellen dat het bijwerken van de totalen lijn per regel gebeurt. U kunt ook instellen dat het totaal exclusief BTW (eenheidsprijs x hoeveelheid - korting) regel per regel wordt getoond.
- Druk op F7 om het document op te slaan.
- Druk vervolgens op F4 om het document af te drukken.
Druk op PgDn om op te slaan, te printen en direct naar de volgende invoer in hetzelfde dagboek over te gaan.
Een klant opzoeken
U kunt een klant op verschillende manieren opzoeken.
Standaard zoekprocedure via - of de eerste karakters typen + Enter
- Selecteer de klant door de eerste letters van zijn naam in te typen in het veld Derde. Als de informatie van de gewenste klant getoond wordt in de kader onder het veld 'Derde', druk op TAB of ENTER om de klant te selecteren en de naam van de klant in het veld in te vullen.
- Als de voorgestelde klant in de kader eronder met de eerste ingevoerde letters niet klopt, typ een - + Enter om de lijst van alle mogelijke klanten te tonen waarvan de naam deze eerste letters bevat.
Typ het symbool * of - om de lijst te openen van alle klanten gesorteerd per klantencode. Om een klant te selecteren, dubbelklik op de juiste klant of verplaats de cursor met de pijltjestoetsen en druk op Enter. Als de klant niet in de lijst staat, druk op F9 in de lijst van klanten om de nieuwe klant toe te voegen.
Dit incrementeel zoeken wordt uitgevoerd op de naam van de klant (index NAME) maar kan ook uitgevoerd worden op andere indexen (zoals GROUPID, EXTREF, IMPORTID, EMAIL) door een rechtermuisklik op het veld Derde en de gewenste index te selecteren.
- Typ Shift+F12 om de selectiecriteria te wissen en opnieuw te beginnen met zoeken.
- Eenmaal de juiste klant geselecteerd, dubbelklik op zijn naam in het veld Derde om zijn fiche te openen, om te raadplegen of te wijzigen.
- Als de klant verschillende contactpersonen heeft, wordt een nieuw scherm geopend met de lijst van contactpersonen van deze klant om de contactpersoon te selecteren voor dit document.
Geavanceerd zoeken door te drukken op F2 in de velden voor de derden
Deze zoekopdracht maakt het mogelijk een opzoeking te doen op verschillende velden tegelijk in de fiche van de derde of van de contacten.
- Druk op F2 of klik op
naast het veld Derde om een geavanceerde zoekopdracht uit te voeren op verschillende velden van uw keuze in de derdenfiche. - Druk op F3 of klik op naast het veld Contact om een geavanceerde zoekopdracht uit te voeren op verschillende velden van uw keuze in de lijst van contacten.
Typ in het zoekscherm de reeks die je zoekt. Standaard zoekt het programma in de naam van de klant en in de bedrijfsnaam, de beschrijving en de naam van de contactpersoon. U kunt de zoekvelden en de getoonde kolommen aanpassen via de daartoe bestemde knoppen.
- De gezochte tekst kan het getypte bevatten of beginnen met de getypte tekst.
- Gebruik pijltje naar beneden en pijltje naar boven om in de tabel te navigeren, en druk op Enter om de derde te selecteren.
Knop Beschrijving Een derde toevoegen. Een derde wijzigen. Hiermee selecteert u welke kolommen zichtbaar zijn. Hiermee geeft u aan in welke van de zichtbare kolommen moet worden gezocht. Hiermee kunt u tussen de zichtbare kolommen selecteren volgens welke volgorde de gevonden derden moeten worden weergegeven. (Volgorde weergave)
Hoe meer opzoekingsvelden, hoe trager de zoekopdracht zal verlopen.
of typ een nieuwe selectie in 'Gezochte teksten' en druk op de knop 
of F7 om een nieuwe selectie te maken.
U kunt de getoonde kolommen en/of hun volgorde wijzigen met een rechtermuisklik in het venster in het menu Kenmerken. Selecteer in de linkerkolom het toe te voegen criterium en klik op de knop 'Toevoegen ->'. Om de volgorde van de kolommen te wijzigen, selecteer in de rechterkolom het te verplaatsen criterium en klik op de knoppen Naar boven of Naar beneden.
Als de toegevoegde kolommen in de tabel via het menu Kenmerken niet kon worden weergegeven, dan moet u via het menu Dossier > Instellingen > Algemene parameters, tabblad Klanten/lever. naast de optie Parameters voor de "fulltext" opzoekingen op drukken en de optie 'Het zoeken gebeurt in de centrale database' kiezen.
Om ervoor te zorgen dat het 'full text'-zoekscherm alle configuratieknoppen biedt, moet u Logistics starten met een niet-POS-gebruiker, de POS-werkbalk niet hebben en naar het backoffice-scherm gaan en vervolgens een zoekopdracht starten.
De tweede derde opzoeken
Als u een tweede derde beheert in de documenten (vb. eindklant), kunt u die opzoeken vanuit het veld voor de hoofdderde of het veld voor de tweede derde.
Voorbeeld:
GB Aankoopcentrale = te factureren klant. Dit is dus de hoofdderde van de documenten. Alle lokale GB's hebben GB aankoopcentrale als tweede derde.
Kiest u in de hoofdderden een lokale GB, dan zal het programma voorstellen om de derden om te wisselen aangezien de factuur gericht moet zijn aan de aankoopcentrale.
Als u een opzoeking doet vertrekkend van een derde zal het programma - afhankelijk van de instellingen - voorstellen om de hoofdderde en tweede derde om te wisselen.
Om op te zoeken op tweede derde, hebt u ingesteld dat:
- enkel de derden die gekoppeld zijn aan een hoofdderde mogen getoond worden: zoek met '-'
- alle derden mogen getoond worden: zoek op met '+'
Het geavanceerd zoeken is ook van toepassing op de tweede derde.
Zie ook Beheer van een tweede referentie derden en Beheer klanten en leveranciers (derden).
Een artikel opzoeken
Als de cursor zich in het veld Referentie artikel van een invoerregel bevindt, hebt u verschillende zoekmogelijkheden:
Standaard zoekprocedure via - of de eerste karakters van de code + Enter
Standaard zoekt het programma op de referentie van het artikel behalve als u geconfigureerd hebt dat het laatste zoekcriterium moet bewaard worden (Dossier > Instellingen > Algemene parameters > Tabblad tabblad Documenten > onder Opzoeking: De laatste zoekcriteria voor de artikels memoriseren). Hebt u dus het laatst gezocht op de omschrijving, dan zal dit nog steeds gelden bij de volgende opzoeking van een artikel en dit tot u het zoekcriterium opnieuw wijzigt.
Was uw vorig zoekcriterium de omschrijving, dan kunt u, alhoewel de cursor zich in de kolom Referentie artikel bevindt, het begin van de omschrijving invoeren als zoektekst.
In het opzoekingsvenster kunt u: Veld Beschrijving Zoeken op Het opzoekingscriterium wijzigen: selecteer een ander sorteringscriterium in Zoeken op of F2 om naar het tweede criterium te gaan, F3 naar het derde en F4 naar het vierde criterium. De kolom die overeenkomt met het opgegeven criterium is groen gekleurd als het gaat over een geïndexeerde zoekopdracht (dat wil zeggen, de lijst is gesorteerd volgens dit criterium en het zoeken gebeurt in deze kolom) of geel gekleurd voor een niet-geïndexeerde zoekopdracht (lijst altijd gesorteerd volgens de referentie, maar zoeken gebeurt in deze kolom). Gezochte karakters Typ de zoekwaarde in Gezochte karakters. De gezochte waarde is functie van het selectiecriterium (bijvoorbeeld als u sorteert op naam, geeft u het begin van de naam in; als u selecteert op code geeft u het begin van de code in). Bevat gedeeltelijk te zoeken waarde Vink eventueel Bevat gedeeltelijk te zoeken waarde aan om alle exemplaren van de ingevoerde tekst te vinden (bijvoorbeeld, als u 'TOE' hebt ingevoerd, dan vindt u 'Fototoestel', 'Toetsenbord', ...) Nieuw / Wijzigen Een artikel Toevoegen (F9) of Wijzigen (F5).
- Met Enter kunt u naar het volgende exemplaar van de zoeksequentie gaan, als deze bestaat (rode driehoek aan het begin van de regel geeft de regel aan die overeenkomt met de zoekopdracht): Pijltje naar onder om naar de regel te gaan die door het rode pijltje is aangeduid en op Enter om het artikel vervolgens te selecteren.
- U kunt de zichtbare kolommen en hun volgorde wijzigen en/of sorteringscriteria toevoegen met een rechtermuisklik in de tabel (niet op de kolomhoofding).
Selecteer links de toe te voegen kolom en klik op Toevoegen ->. Om van deze kolom een zoekcriterium te maken, selecteer het veld in het rechterdeel en klik op Kenmerken: vink vervolgens het vak 'Zoeken op dit veld' aan.
Om de volgorde van de kolommen te wijzigen: wijs in het rechterdeel het blokje voor de te verplaatsen kolom aan en versleep het naar boven of naar beneden. Klik op OK om dit scherm te verlaten.
Uw wijzigingen zullen zichtbaar zijn bij de volgende zoekopdracht.
- Zodra u het artikelscherm verlaat, is het aangemaakte of gewijzigde artikel geselecteerd in het documentenscherm.
Gevorderde zoekprocedure op de omschrijving via F2 in de referentie van het artikel
Deze zoekopdracht maakt het mogelijk om in verschillende velden tegelijk te zoeken.
De zoeksequentie kan een woord, een deel van een woord, meerdere woorden of meerdere delen van een woord zijn, gescheiden door een *.
- Enter om de zoekopdracht te starten: enkel de artikelen die overeenkomen met uw zoekopdracht worden weergegeven.
- Pijltje naar onder/boven om te navigeren in de lijst
- Enter of Alt+S of de knop Selectie om het artikel te selecteren.
- F7 of Alt+R of de knop om een nieuwe zoekopdracht te starten na een andere zoektekst te hebben ingegeven.
- Esc of de knop
om uit het scherm te gaan zonder selectie.
De fiches en de opties: Knop Beschrijving Een artikel toevoegen. Een artikel wijzigen. Hiermee selecteert u welke kolommen zichtbaar zijn. Hiermee geeft u aan in welke van de zichtbare kolommen moet worden gezocht. Hiermee kunt u tussen de zichtbare kolommen selecteren volgens welke volgorde de gevonden artikelen moeten worden getoond. (Volgorde weergave)
Hoe meer opzoekingsvelden, hoe trager de zoekopdracht zal verlopen.
Als de toegevoegde kolommen in de tabel via het menu Kenmerken niet kon worden weergegeven, dan moet u via het menu Dossier > Instellingen > Algemene parameters, tabblad Artikelen naast de optie Parameters voor de "fulltext" opzoekingen op drukken en de optie Het zoeken gebeurt in de centrale database kiezen.
Om ervoor te zorgen dat het 'full text'-zoekscherm alle configuratieknoppen biedt, moet u Logistics starten met een niet-POS-gebruiker, de POS-werkbalk niet hebben en naar het backoffice-scherm gaan en vervolgens een zoekopdracht starten.
Opzoeken in de klantenhistoriek via / in de referentie van het artikel
Met deze zoekprocedure kunt u de historiek van deze klant zien en dan één of meerdere artikelen uit deze historiek selecteren voor het huidige document.
- Klik in de eerste kolom om een regel te selecteren
- Klik vervolgens op OK of druk op Enter om de artikelen in het document over te nemen
Werken met tekstnotities in een document
Notities zijn vrije tekstvelden. Ook kunt u vaak terugkerende tekstvelden bewaren in een zogenaamde 'bibliotheek' om ze later - eventueel gewijzigd - opnieuw te gebruiken.
Er bestaan twee soorten notities in een document: regelnotities of documentkopnotities.
De documentkopnotities voert u in via het tabblad 'Notities' door te dubbelklikken op het type document dat u aan het invoeren bent.
Gevorderde gebruikers of uw verdeler kunnen dit tabblad configureren om eventueel andere omschrijvingen voor het type document te verkrijgen via de optie 'Gestructureerde mededelingen beheren in de documenten' (te vinden in het tabblad Documenten van de algemene instellingen).
De regelnotities worden ingevoerd via de knop
of F8 in een documentregel of door te dubbelklikken in de kolom 'Omschrijving'.U kunt instellen dat de notitie van het artikel automatisch wordt overgenomen in de regelnotitie (aanpasbaar) in de dagboekinstellingen (zie parameter Notitie van het artikel opnemen in het document in het tabblad Opties).
Het notitiescherm ziet er zo uit:
Tabblad 'Tekst'
Ga naar tabblad 'Bibliotheek' om:
- een opgeslagen notitie te gebruiken
- een nieuwe notitie aan te maken en op te slaan in de bibliotheek.
- een bewaarde notitie te wijzigen
- Het bovenste deel toont de beschrijvingen van bewaarde notities, het onderste deel hun inhoud.
- Dubbelklik op de notitie om ze te recupereren of klik op Kopiëren of druk op Alt+O: de notitie bevindt zich nu in het tabblad 'Tekst' waar u ze kunt wijzigen voor het document.
- Met de knoppen rechts kan je, van boven naar onder:
Een nieuwe notitie aanmaken 
De naam van de geselecteerde notitie wijzigen 
De geselecteerde notitie wissen - De inhoud van een notitie wordt gewijzigd in het onderste deel van het scherm.
- Klik op OK om het notitiescherm te verlaten.
- De eerste woorden worden getoond in het geval van een documentnotitie, in het geval van een regelnotitie is het veld omschrijving van de regel in geel gemarkeerd.
- Dubbelklik op de omschrijving of op documentnotitie om de notitie te zien.
Om een notitie af te drukken op een document (bijvoorbeeld op een factuur) moet u de volgende expressie gebruiken in de lay-out:
XMEMO(dochead.memo, "I")voor een factuur of creditnota,XMEMO(dochead.memo, "D")voor een verzendingsnotadocdet.artdescin geval van een regelnotitie
Zie ook de technische documentatie over de XMEMO (voorbehouden voor uw verdeler).
Werken met BTW
Zie ook Parameters voor de boekhoudkoppeling.
U kunt geen enkel document invoeren zonder btw aangezien elk document uiteindelijk via kopie of transformatie een factuur of een creditnota kan worden.
Bij het invoeren van een document, geldt de volgende hiërarchie voor de btw-code:
- de btw-code gekoppeld aan de derde (tabblad 'Adres' in de derdenfiche)
- de btw-code gekoppeld aan het artikel (tabblad 'Boekhouding in de artikelfiche)
- de btw-code gedefinieerd in de algemene parameters (tabblad 'Artikelen')
Om een andere btw-code te selecteren in een documentregel:
- typ de gewenste code
- zoek de code op met het minteken.
Alleen de btw-codes van hetzelfde type (verkoop of aankoop) als het document en van hetzelfde land (nationaal, Europees, buiten Europa) als dat van het btw-nummer van de klant worden getoond.
Het programma detecteert of er een inconsistentie is tussen de btw-code die geselecteerd is in de documentregel en die in de derdenfiche. Bijvoorbeeld: als u in de derdenfiche hebt aangegeven dat de btw-code 21 % is (btw-code voor een nationale verkoop) en in de documentregel code E (EEG-verkoop) invoert, zal de software dit signaleren.
