Wanneer de parameters zijn ingesteld (Goedkeuringsparameters per leverancier), kunt u de goedkeuringsaanvragen verzenden naar de verschillende goedkeurders.
Hiervoor moet u de goedkeuringsaanvragen aanmaken via de menu GOEDKEURING - GOEDKEURINGSAANVRAGEN AANMAKEN.
U bekomt een scherm die alle leveranciers van het dossier bevat.
U kunt indien nodig bepaalde regels nog bekijken of wijzigen, alvorens de goedkeuringsaanvragen aan te maken.
1ste stap: Aanmaken van de goedkeuringsaanvragen
U hebt verschillende mogelijkheden :
Ofwel selecteert u alle documenten van de 'actieve' map of directory, met de mogelijkheid om submappen mee te beschouwen of vanaf een bepaald documentnummer. Dit nummer stemt overeen met het nummer van het boekstuk. Het betreft hier dus reeds in WinBooks ingeboekte facturen.
Met 'actieve' map of directory verstaan we de map waar u op het moment van de generatie van de goedkeuringsaanvragen staat.
- Ofwel maakt u een bepaalde selectie van documenten.
- Daarnaast is het ook mogelijk om 'Enkel de documenten waarvoor er nog geen goedkeuring werd aangevraagd' in aanmerking te nemen. Evenals 'Enkel de niet-betaalde facturen.
Klik op de knop AANMAKEN, na het maken van uw selectie.
Eens de aanvragen zijn aangemaakt, worden de aanvraagstempels volgens de bepaalde regels geplaatst op de betrokken documenten. De bevestigingsmails wachten om verzonden te worden in de Mailbox van Virtual Invoice.
Zo ook, is het programma klaar om de kopieën van de documenten te versturen naar de persoonlijke map van elkeen.
2de stap: controleoverzicht van het aanmaken van de goedkeuringsaanvragen (optioneel)
Indien u het resultaat gevraagd hebt van het aanmaken van de goedkeuringsaanvragen, dan krijgt u een samenvatting te zien zoals hieronder is weergegeven. Door op een bepaalde lijn in dit overzicht te klikken, verschijnt de overeenkomstige factuur met de erop geplaatste stempels.
Een rood kruisje betekent dat er geen stempel op deze factuur kon geplaatst worden. Het commentaar geeft de reden waarom weer. Op deze manier kunt u dit verbeteren door manueel een stempel te plaatsen. Bijgevolg zal het rood kruisje vervangen worden door een groen vinkje.
Het commentaar 'Ontbrekende leveranciersreferentie' betekent dat Virtual Invoice de leveranciersreferentie van de factuur niet heeft kunnen identificeren
Zolang de gebruiker nog niet op de knop 
heeft gedrukt, werd er nog niets verzonden. Bij het sluiten van Virtual Invoice wordt er in dat geval gevraagd of er e-mails mogen verzonden worden.
De actie WISSEN van de e-mail, vraagt tevens bevestiging voor het verwijderen van de aanvraagstempels op de documenten voor deze ondertekenaar.
Een aanmakingsrapport, zoals hieronder weergegeven, wordt aangemaakt. Wanneer u op een bepaalde lijn klikt, verschijnt de desbetreffende factuur met de goedkeuringsaanvraagstempel.
Een rood kruis betekent dat geen goedkeuringsaanvraagstempel op de factuur werd geplaatst. Bijgevoegd commentaar legt de reden uit waarom niet. Op deze manier kan u manueel een stempel zetten. Dit rode kruis zal dan vervangen worden door een groene V.
In onderstaand voorbeeld, betekent het commentaar "Ontbrekende leveranciersreferentie" dat Virtual Invoice de leveranciersreferentie van de factuur niet kan identificeren en de daarbij horende regel niet kan toepassen. In dit geval dient u de leveranciersreferentie in de vullen in Virtual Invoice (Bien identifier le fournisseur) of onmiddellijk de goedkeuringsaanvraagstempel op het document te plaatsen.
Eens de ganse lijst overlopen en mogelijke correcties aangebracht, kan u deze lijst afdrukken.
Alle correcties in dit stadium aangebracht aan de stempels (toevoeging, vervanging of wissen), worden automatisch aangepast in de te verzenden mails in de Mailbox. U hoeft u zich hierover verder dus geen zorgen te maken.
Wanneer de goedkeuringsaanvragen zijn verstuurd :
ontvangt de bestemmeling een bevestigingsmail met een hyperlink, die diverse informatie bevat (persoonlijke transfermap, ...)
Door op deze link te klikken, start Virtual Invoice een sessie op de lokale pc van de ondertekenaar en toont de documenten die hem zijn toebedeeld. Raadpleeg voor meer details het hoofdstuk Comment approuver ou rejeter les factures.
Indien de ondertekenaar goedkeurt via FTP, dan worden de documenten automatisch verzonden tijdens het openen van Virtual Invoice.
