Lorsque votre paramétrage est terminé (Paramétrage des demandes par fournisseur.), vous pouvez dès lors commencer à transmettre les factures à approuver aux différents approbateurs.
Pour ce faire, vous devez lancer la génération des demandes d'approbation dans le menu APPROBATION - GENERER LES DEMANDES D'APPROBATION
Vous accédez à cette fenêtre qui reprend l'ensemble des fournisseurs du dossier.
Vous pouvez si nécessaire, vérifier ou modifier certaines règles avant le lancement des demandes d'approbation.
1ère étape Génération de la demande d'approbation
Plusieurs choix s'offrent à vous pour sélectionner les documents à transmettre à l'approbation :
Soit vous sélectionnez tous les documents du répertoire actif avec possibilité d'y inclure les sous dossiers ou d'indiquer un document de départ. Ce document de départ peut correspondre à un numéro de pièce comptable ou une partie de nom de fichier.
Par "répertoire actif" on entend, le répertoire dans lequel vous êtes positionné au moment de lancer la génération des demandes d'approbation.
- Soit une sélection précise de documents.
Pour chacune des deux options, vous pouvez également tenir compte ou non des factures non payées.
Cliquer sur GENERER lorsque votre choix est fait
Une fois la génération terminée, les cachets de demande ont été apposés suivant les règles définies sur les documents concernés, les E-mails de notification sont en attente dans la MailBox de Virtual Invoice.
De même, le programme est prêt à envoyer les copies des documents qui doivent se retrouver dans le répertoire personnel de chaque signataire.
2ème étape Contrôle du rapport de génération (Optionnel)
Si vous l'avez demandé, un rapport de génération vous est présenté comme affiché ci-dessous. En cliquant sur chaque ligne, la facture correspondante est affichée avec les cachets de demande apposés.
Une croix rouge signifie qu'aucun cachet de demande n'a été apposé sur la facture, un commentaire vous en explique la raison. vous pouvez de cette façon corriger en apposant manuellement un cachet, la croix rouge sera remplacée par un V bleu.
Par exemple, la mention "Référence fournisseur manquante" signifie que Virtual Invoice ne peut identifier la référence fournisseur de la facture et donc ne peut appliquer la règle correspondante. A vous de compléter la référence fournisseur sur la facture (Bien identifier le fournisseur), ou d'apposer directement le cachet de demande d'approbation sur la facture.
Une fois le rapport parcouru et les éventuelles corrections apportées, il vous est possible d'imprimer ce dernier.
Toute correction de cachets(ajout, remplacement, suppression) à ce stade entraîne de façon automatique la mise à jour du contenu des E-mails présents dans la MailBox, vous n'avez donc pas à vous en soucier.
3ème étape Envoi des E-mails aux approbateurs
Cliquez sur 
pour envoyer les E-mails
L'action de supprimer un E-mail entraîne moyennant confirmation la suppression de tous les cachets de demandes apposés sur les factures pour ce signataire
Permet de visualiser le texte du mail
Lorsque les demandes d'approbations sont envoyées :
le destinataire reçoit un E-mail de notification avec un hyperlien qui contient diverses informations(Répertoire personnel de transfert,......)
En cliquant sur le lien, Virtual Invoice démarre un session sur le PC local du signataire et affiche la liste des documents qui lui sont destinés. Consultez la rubrique Comment approuver ou rejeter les factures pour plus de détails
Si le signataire approuve par FTP, les documents à approuver sont téléchargés automatiquement lors de l'activation de Virtual Invoice.
