Om een geheel van handelingen toe te laten en te automatiseren tijdens het inlezen van Virtual Invoice gegevens in de boekhouding, dient men de algemene parameters in WinBooks aan te passen.
Klik in de menu DOSSIER op de optie Parameters en vervolgens op VIRTUAL INVOICE.
Tabblad Inv-Algemeen
Geef aan of u een waarschuwingsboodschap wenst wanneer er in Virtual Invoice een factuur niet in evenwicht is (indien de rekenkundige gelijkheid van de factuur niet bevestigd is: basis + BTW <> Totaal incl. BTW) en/of wanneer de factuur geen decimalen bevat.
Het is eveneens mogelijk om te vragen dat de identificatiegegevens van klanten en leveranciers in WinBooks worden bijgewerkt, wanneer Virtual Invoice over extra informatie beschikt (ondernemingsnummer of IBAN rekening bijvoorbeeld).
Tabblad Aankopen
Vul de centraliserende rekeningen voor de transportkosten en leeggoed op aankopen in.
Gebruik de Virtual Invoice sjablonen, in plaats van deze van WinBooks. Sjablonen zijn sets van boekingen die per default voor een leverancier kunnen bewaard worden. De Virtual Invoice sjablonen zijn veel krachtiger, in die zin dat u de overeenkomst tussen de herkende velden op de factuur en de boekingsrekeningen in de boekhouding kunt specificeren.
Het veld Opmerking of commentaar van een WinBooks aankoopfactuur wordt automatisch ingevuld naargelang de inhoud van het veld Nummer/Commentaar van Virtual Invoice.
Echter, het kan zijn dat deze informatie niet voldoende is voor u. U kunt daarom de inhoud van het veld Opmerking verpersoonlijken.
Klik op 
en er wordt een venster geopend met de velden die in het veld Opmerking kunnen worden weerhouden.
Om het voorbeeld zoals hieronder weergegeven te realiseren:
- Selecteer het veld Nummer/Commentaar
- Klik op
- Klik op
- Selecteer het veld Klasseringsnummer (VI stempel)
- Klik op
- Om te eindigen, klik op
Kies vervolgens het te gebruiken scheidingsteken, indien u meer dan 2 velden in het veld Opmerking wenst weer te geven.
Vermits het veld Opmerking gelimiteerd is tot 40 posities, vink De inhoud in een memo plaatsen indien het om meer dan 40 karakters gaat aan, om de inhoud van het veld Opmerking niet in te korten.
Tabblad Verkopen
Specificeer de te gebruiken kassaklant voor het inboeken van facturen zonder bankrekening en BTW-nummer.
Specificeer de centraliserende rekeningen voor de transportkosten en leeggoed op verkopen.
Selecteer De Virtual Invoice sjablonen gebruiken, indien u deze wenst te gebruiken in verkopen. Het gebruik is dezelfde als bij het inboeken van aankopen.
Vink het vakje Waarschuwing indien het factuurnummer verschillend is van het boekstuknummer aan, indien u een waarschuwingsboodschap wenst indien het factuurnummer dat zich op de klantenfactuur bevindt, verschillend is van het boekstuknummer dat door WinBooks wordt voorgesteld.
Tabblad Diversen
De instellingen van de goedkeuring in WinBooks worden behandeld in het hoofdstuk Boekhouding en beheer van de betalingen.
Selecteer De goedkeuringen beheren met Virtual Invoice, indien u de wenst dat de goedkeuringen gevolgen hebben op het niveau van de leveranciersbetalingen in WinBooks.
Selecteer Beheer van analytische boekingen indien u een analytische stempel op een in Virtual Invoice gescand document wenst te kunnen plaatsen, vanaf een goedkeuringsaanvraag of gewoon op zich.
Onder Diversen laat de eerste optie toe om het scherm van de documenten en de transacties te synchroniseren (historiek van de facturen) : wanneer u in de boekhouding van factuur veranderd, dan verschijnt het beeld van de factuur automatisch, zij het met een kleine vertraging, de tijd die nodig is om de nieuwe factuur weer te geven.
De laatste optie onder Diversen, stelt per default voor om de herkende velden voor gearchiveerde documenten niet te tonen. Het heeft inderdaad geen zin om dit scherm te tonen van zodra de inboeking is verricht. Hierdoor wint u ook meer plaats om uw document weer te geven.
